Samenvatting

In dit artikel wordt beschreven wat de functie Afdruk samenvoegen inhoudt. Bovendien komen de basisprincipes voor het samenvoegen van documenten tot een standaardbrief in Microsoft Word aan de orde.

Als u meer informatie wilt over het samenvoegen van andere typen bestanden en/of gegevens en het oplossen van problemen, raadpleegt u de sectie Verwante artikelen in dit artikel.

Raadpleeg de sectie Woordenlijst in dit artikel voor een verklaring van de in dit artikel gebruikte termen.


Terug naar begin

Wat is Afdruk samenvoegen?

Afdruk samenvoegen is een functie van Word. U kunt hiermee algemene informatie (zoals een standaardbrief) samenvoegen met variabele informatie (zoals een database met namen en adressen van klanten). Op die manier kunt u documenten maken die bijna volledig identiek zijn: Het hoofdgedeelte van het document is hetzelfde voor alle klanten, maar toch is het document aangepast aan een bepaalde klant in de database.

Bij het samenvoegen komen drie hoofdonderdelen kijken:

• Het hoofddocument dat de algemene informatie bevat: tekst en afbeeldingen. Het hoofddocument bepaalt tevens de vorm van het uiteindelijke samengevoegde document, bijvoorbeeld een standaardbrief, enveloppen of etiketten.
• Het gegevensbestand dat de variabele informatie bevat, zoals een lijst met namen en adressen.
• Het samengevoegde document dat een combinatie van standaardtekst en variabele informatie bevat.

Het hoofddocument bevat de standaardtekst en de afbeeldingen die in elke versie van het samengevoegde document worden opgenomen. In het hoofddocument neemt u speciale instructies op, de zogenaamde samenvoegvelden. Hiermee geeft u aan waar de variabele informatie moet worden ingevoegd. Tijdens het samenvoegen van de informatie uit het gegevensbestand en het hoofddocument worden de samenvoegvelden vervangen door de variabele, persoonlijke informatie. Het resultaat hiervan is een samengevoegd document met een combinatie van standaardtekst en variabele informatie.

Het gegevensbestand bevat de informatie (zoals namen, adressen, telefoonnummers enzovoort) die per versie van het document verschilt. Meestal kunt u de gegevens in een Word-document opslaan. Word herkent echter ook andere indelingen. Zo kan het gegevensbestand een Microsoft Excel-werkblad, een Microsoft Access-database of een CSV-bestand zijn.

Het gegevensbestand wordt ingesteld met een veldnamenrij (ook wel een veldnamenrecord genoemd) en gegevensvelden. De veldnamenrij is het eerste item in het gegevensbestand. Hierin staan de veldnamen die de variabele informatie aanduiden. De gegevensrecords bevatten de persoonlijke informatie van de geadresseerden. Elke gegevensrecord bestaat uit een of meer velden, afhankelijk van de hoeveelheid variabele informatie die u voor iedere persoon gebruikt. Deze hoeveelheid informatie vormt één gegevensrecord.


Het samenvoegproces bestaat uit vier stappen:

1. Het hoofddocument openen of maken
2. Het gegevensbestand openen of maken
3. Het hoofddocument bewerken
4. De gegevens samenvoegen

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een standaardbrief maakt, aan een gegevensbestand koppelt en opmaakt, en hoe u de documenten samenvoegt. De procedure voor het maken van samengevoegde enveloppen of etiketten lijkt hier sterk op. Raadpleeg de van toepassing zijnde artikelen in de sectie Verwante artikelen in dit artikel voor meer informatie.


Terug naar begin

Stap 1: Het hoofddocument openen of maken

1. Als u een document hebt met de standaardtekst die u wilt gebruiken, opent u dit document. Als u een nieuwe standaardbrief wilt maken en er geen leeg document wordt weergegeven, klikt u op Nieuw op de werkbalk Standaard.
2. Open het menu Extra en klik op Afdruk samenvoegen.
3. Klik in het gedeelte Hoofddocument van het dialoogvenster Afdruk samenvoegen op Maken.
4. Klik op Standaardbrieven.
   
   U wordt gevraagd of u het actieve venster wilt gebruiken voor het hoofddocument of dat u een nieuw hoofddocument wilt maken. Klik op Actief venster. Het actieve document wordt ingesteld als het hoofddocument voor de samenvoegbewerking.
   
   Het dialoogvenster Afdruk samenvoegen wordt weer geopend.
5. Ga naar stap 2. Een gegevensbestand openen of maken.

Terug naar begin

Stap 2: Een gegevensbestand openen of maken

Als u via het dialoogvenster Afdruk samenvoegen een gegevensbestand opent of maakt, geeft u aan dat Word specifieke variabele informatie voor de samenvoegbewerking moet gebruiken. Gebruik een van de volgende methoden om het hoofddocument aan het gegevensbestand te koppelen.

Methode 1: U voert de namen en adressen voor het eerst in

Ga als volgt te werk om een nieuwe database te maken:

1. Klik in het gedeelte Gegevensbestand van het dialoogvenster Afdruk samenvoegen op Gegevens ophalen.
2. Klik op Gegevensbestand maken.
   
   Het dialoogvenster Gegevensbestand maken wordt geopend. In dit dialoogvenster geeft u de veldnamen op die u in het gegevensbestand wilt opnemen. Het vak Veldnamen in veldnamenrij bevat veldnamen die vaak in standaardbrieven en op adresetiketten en enveloppen voorkomen. De velden die u niet wilt gebruiken, verwijdert u door ze een voor een te selecteren en op Veldnaam verwijderen te klikken. Als u nieuwe veldnamen wilt toevoegen, typt u de nieuwe veldnaam in het vak Veldnaam en klikt u op Veldnaam toevoegen.
   
   Nadat u nieuwe velden hebt gemaakt en niet-gewenste velden hebt verwijderd, klikt u op OK.
3. Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergegeven. Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor het gegevensbestand en klik op Opslaan.
4. Op de vraag of u het gegevensbestand wilt bewerken of het hoofddocument wilt instellen, klikt u op Gegevensbestand bewerken.
5. Het dialoogvenster Gegevensformulier wordt geopend. Typ hierin de gewenste informatie. Als u voor een bepaald veld geen informatie wilt invoeren, laat u dat veld leeg. Word slaat standaard de lege velden over. Lege velden in het gegevensformulier hebben dus geen invloed op de samenvoegbewerking. De hoeveelheid informatie in één formulier vormt een gegevensrecord.
6. Nadat u de informatie voor een record hebt ingevoerd, klikt u op Nieuwe toevoegen en springt u naar de volgende gegevensrecord.
7. Als u alle gewenste gegevensrecords hebt ingevoerd, klikt u op OK om terug te keren naar het hoofddocument.
   
   Let op de werkbalk Afdruk samenvoegen.
8. Sla het hoofddocument op.
   
   Wanneer u nu het hoofddocument opslaat, wordt tevens het gegevensbestand opgeslagen en aan het hoofddocument gekoppeld.
9. Ga naar stap 3. Het hoofddocument bewerken.

Terug naar begin

Methode 2: U gebruikt een bestaand gegevensbestand

Ga als volgt te werk als u een bestaand gegevensbestand wilt gebruiken:

1. Klik in het dialoogvenster Afdruk samenvoegen op Gegevens ophalen.
2. Klik op Gegevensbestand koppelen.
3. Selecteer in het dialoogvenster Gegevensbestand koppelen het bestand met de variabele informatie dat u wilt gebruiken. Klik op Openen.
   
   Opmerking Als het gegevensbestand niet in de lijst met bestanden voorkomt, selecteert u het juiste station en de juiste map. Selecteer zonodig de juiste optie in het vak Bestandstype. Selecteer het bestand en klik op Openen.
   
   Het volgende bericht wordt weergegeven in Word:

   Er zijn nog geen samenvoegvelden in uw hoofddocument aangetroffen. Klik op de knop Hoofddocument bewerken om samenvoegvelden in uw hoofddocument in te voegen.

4. Klik op Hoofddocument bewerken om terug te keren naar het hoofddocument.
   
   Let op de werkbalk Afdruk samenvoegen.
5. Sla het hoofddocument op. Wanneer u nu het hoofddocument opslaat, wordt tevens het gegevensbestand opgeslagen en aan het hoofddocument gekoppeld.
6. Ga naar stap 3. Het hoofddocument bewerken.

Terug naar begin

Stap 3: Het hoofddocument bewerken

In stap 1 hebt u een bestaand document geopend of een nieuw document gemaakt. Ga op een van de volgende manieren te werk op basis van uw keuze in stap 1.

Methode 1: U gebruikt een bestaand gegevensbestand

1. Klik op de positie waar u de informatie uit het gegevensbestand wilt invoegen.
2. Klik op de werkbalk Afdruk samenvoegen op Samenvoegveld invoegen en klik op het gewenste samenvoegveld.
   
   Opmerking Typ eventuele spaties of leestekens tussen twee samenvoegvelden of na een samenvoegveld. Net als bij gewone tekst kunt u opmaak (vetgedrukt, cursief) toepassen op samenvoegvelden.
3. Herhaal stap 1 en 2 voor elk samenvoegveld dat u aan het document wilt toevoegen.
4. Als u klaar bent met het bewerken van het hoofddocument, klikt u op Opslaan of Opslaan als in het menu Bestand. Geef het bestand een naam en klik op Opslaan.
5. Ga naar stap 4. De gegevens samenvoegen.

Terug naar begin

Methode 2: U gebruikt een nieuw hoofddocument

1. Typ de tekst of voeg de tekst of afbeeldingen toe die u in de brief wilt invoegen.
2. Telkens als u een positie bereikt waar u gegevens uit het gegevensbestand wilt invoegen, klikt u op Samenvoegveld invoegen op de werkbalk Afdruk samenvoegen en klikt u op het gewenste samenvoegveld.
   
   Opmerking Typ eventuele spaties of leestekens tussen twee samenvoegvelden of na een samenvoegveld. Net als bij gewone tekst kunt u opmaak (vetgedrukt, cursief) toepassen op samenvoegvelden.
3. Als u klaar bent met het bewerken van het hoofddocument, klikt u op Opslaan of Opslaan als in het menu Bestand. Geef het bestand een naam en klik op Opslaan.
4. Ga naar stap 4. De gegevens samenvoegen.

Terug naar begin

Stap 4: De gegevens samenvoegen

1. Open het menu Extra en klik op Afdruk samenvoegen.
2. Klik bij Gegevens met het document samenvoegen op Samenvoegen.
3. Klik in het dialoogvenster Samenvoegen op Samenvoegen naar en selecteer Nieuw document om het samengevoegde document op het scherm weer te geven. Als u het samengevoegde document wilt afdrukken, klikt u op Afdrukken in het menu Bestand.
   
   Opmerking Selecteer Printer in het vak Samenvoegen naar als u het samengevoegde document direct naar de printer wilt sturen zonder dit eerst op het scherm te bekijken.
4. Klik op Samenvoegen.

Terug naar begin

Woordenlijst

Standaardtekst Algemene informatie die in elke standaardbrief, adresetiket, envelop of catalogus terugkomt.

Gegevensveld Een gegevenscategorie in een gegevensbestand. Een gegevensveld correspondeert met één kolom gegevens in het gegevensbestand. De naam van elk gegevensveld staat in de eerste rij (veldnamenrij) van het gegevensbestand. 'Postcode' en 'Achternaam' zijn voorbeelden van veldnamen.

Gegevensrecord Een volledige set gerelateerde informatie in een gegevensbestand. Een gegevensrecord correspondeert met één rij gegevens in het gegevensbestand. Een gegevensrecord kan bijvoorbeeld bestaan uit alle informatie over een klant in een mailinglijst.

Gegevensbestand Een gegevensbestand is een bestand met de gegevens die per versie van het samengevoegde document verschillen. Een gegevensbestand bevat bijvoorbeeld de naam en het adres van iedereen aan wie de standaardbrief is gericht.

Gescheiden Een tekstbestand waarvan de veldnamen zijn gescheiden door tabtekens of komma's, en gegevensvelden door alineatekens.

Veldnamenrij De eerste rij (of record) in een gegevensbestand voor een samenvoegbewerking. De veldnamenrij bevat de veldnamen voor de gegevenscategorieën in het gegevensbestand, bijvoorbeeld 'Naam' en 'Plaats'. De veldnamenrij kan ook worden opgeslagen in een afzonderlijk document, het veldnamenbestand.

Hoofddocument In een samenvoegbewerking is dit het document met de tekst en de afbeeldingen die voor elke versie van het samengevoegde bestand gelijk blijven, bijvoorbeeld de afzender en de hoofdtekst in een standaardbrief.

Samenvoegveld Een tijdelijke aanduiding die u in het hoofddocument invoegt. Aan de hand van samenvoegvelden bepaalt Microsoft Word waar bepaalde informatie uit het gegevensbestand moet worden ingevoegd. Als u bijvoorbeeld een plaatsnaam, zoals 'Utrecht', wilt laten invullen, kunt u het samenvoegveld 'Plaats' gebruiken.

Samengevoegd document Het document dat ontstaat door het samenvoegen van de gegevens uit het gegevensbestand in het hoofddocument.


Terug naar begin