Snelkoppelingen naar nieuwe objecten verbergen

Microsoft Access 2000 heeft snelkoppelingen in het databasevenster waarmee u snel nieuwe databaseobjecten kunt maken. Tabellen, query's, formulieren, rapporten en Data Access-pagina's hebben snelkoppelingen naar een wizard waarmee u het object kunt maken en het object in Ontwerpweergave kunt openen. U kunt deze snelkoppelingen uit het databasevenster verwijderen waardoor u meer ruimte creëert voor uw eigen databaseobjecten. Als u de snelkoppelingen wilt verwijderen, klikt u in het menu Extra op het dialoogvenster Opties. Vervolgens schakelt u op het tabblad Beeld het selectievakje Snelkoppelingen naar nieuwe objecten uit.

Details van het databaseobject weergeven

Er zijn in Microsoft Access veel details die zijn gekoppeld aan elk databaseobject. Deze details bevatten de objectnaam, een beschrijving van het object, de datum en tijd waarop het object voor het laatst is gewijzigd, de datum en tijd waarop het object is gemaakt en het type object (tabel, query, formulier, rapport, Data Access-pagina, macro of module). Als u de details voor het databaseobject in het databasevenster wilt weergeven, klikt u in het menu Beeld op Details.

Voorkomen dat meerdere velden dezelfde gegevens bevatten

Als u in Microsoft Access een tabel ontwerpt, moet u voorkomen dat u meerdere velden maakt die dezelfde gegevens bevatten. Als gegevens in meer dan één veld in een tabel worden opgeslagen, is het moeilijk een bepaald stuk informatie te achterhalen, omdat dit in elk veld kan zijn opgeslagen. Bovendien kunnen in dit type tabelontwerp moeilijk gegevens worden gesorteerd en berekeningen worden gemaakt omdat u misschien gegevens uit meerdere velden moet toevoegen om nauwkeurige uitkomsten te krijgen. Als u bijvoorbeeld een vragenlijstdatabase ontwerpt, is het volgende tabelontwerp wellicht moeilijk te gebruiken:

Respondent-id	Vraag1	Vraag2	Vraag3
100	Ja	Ja	Nee
101	Nee	Ja	Nee
102	Ja	Nee	Ja

Het is moeilijk een query te maken waarvan de uitkomst alleen Ja is, omdat die informatie zich in drie verschillende velden kan bevinden. Het is echter wel eenvoudig een query te maken die deze uitkomst geeft, als u het volgende tabelontwerp gebruikt:

Respondent-id	Vraag-id	Antwoord
100	1	Ja
100	2	Ja
100	3	Nee
101	1	Nee
101	2	Ja
101	3	Nee
102	1	Ja
102	2	Nee
102	3	Ja

Het zoeken naar en sorteren en berekenen van gegevens is hier veel gemakkelijker omdat elk type informatie in slechts één veld is opgenomen.

Specificaties van Microsoft Access

1. Wat is het maximum aantal gelijktijdige gebruikers? 255
2. Hoeveel velden kan een tabel bevatten? 255
3. Wat is de maximale breedte van een formulier of rapport? 55, 87 cm

U krijgt antwoord op deze vragen en vele andere door specificaties in de Office-assistent of op het tabblad Antwoordwizard in het Help-venster te typen, op Zoeken te klikken en vervolgens op Microsoft Access-specificaties te klikken.

Het zoom-venster

Soms is een veld op een gegevensblad, een tekstvak op een formulier of een eigenschappenveld op een eigenschappenblad te klein om alle tekst erin weer te geven. Met het zoom-venster kunt u deze tekst gemakkelijker lezen of bewerken. Als u het zoom-venster wilt weergeven, klikt u op het veld, het tekstvak of het eigenschappenveld en drukt u op SHIFT+F2.

De databasenaam aan een rapport toevoegen

Wellicht vindt u het handig de naam van de database in het rapport weer te geven, zodat u de bron van het rapport en de gegevens erin beter kunt bijhouden.

Opmerking: in de volgende procedure wordt gebruikgemaakt van de voorbeelddatabase Noordenwind. De standaardlocatie van deze database is de map Program Files\Microsoft Office\Office\Samples. Als het bestand Noordenwind.mdb zich niet in de map Samples bevindt of als u meer informatie wilt over het activeren van Noordenwind, typt u in de Office-assistent of op het tabblad Antwoordwizard in het Help-venster voorbeelddatabase Noordenwind openen en klikt u op Zoeken.

U voegt als volgt een databasenaam aan een rapport toe:

1. Open de database Noordenwind.
2. Klik met de rechtermuisknop in het databasevenster op het rapport Factuur en klik op Ontwerpweergave.
3. Klik in de werkset op Tekstvak en klik vervolgens links van het datumveld in de rapportkoptekst.
4. Typ Database: in de label voor het niet-afhankelijke tekstvak dat u zojuist hebt toegevoegd.
5. Klik met de rechtermuisknop op het tekstvak en klik vervolgens op Eigenschappen.
6. Klik op het tabblad Gegevens en typ de volgende tekst in het eigenschappenvak Besturingselementbron:=Left(CurrentProject.Name,Len(CurrentProject.Name)-4)
7. Klik in het menu Beeld op Afdrukvoorbeeld om de resultaten weer te geven.

Horizontale en verticale lijnen aan een rapport toevoegen

U kunt in Microsoft Access met het lijnbesturingselement lijnen tussen rijen of kolommen in een rapport invoegen. De volgende afbeelding toont een rapport waarin verticale lijnen tussen de kolommen in de detailsectie zijn geplaatst. In de afbeelding wordt ook een horizontale lijn tussen de koptekst en de detailsecties weergegeven.




U voegt als volgt een verticale lijn tussen kolommen in de detailsectie toe:

1. Open het rapport in Ontwerpweergave.
2. Klik in de werkset op Lijn.
3. Trek een lijn tussen het eerste en tweede besturingselement in de detailsectie. De lijn en de detailsectie moeten dezelfde hoogte hebben.
4. Herhaal stap 2 en 3 voor elk paar besturingselementen in de detailsectie.
5. Klik in het menu Beeld op Afdrukvoorbeeld.

Als u in het afdrukvoorbeeld lijnen ziet die niet even hoog zijn als de detailsectie, moet u in Ontwerpweergave de lengte van elke verticale lijn doortrekken tot u één lijn ziet.

U voegt als volgt een horizontale lijn aan een rapport toe:

1. Open het rapport in Ontwerpweergave.
2. Klik in de werkset op Lijn.
3. Trek een horizontale lijn van links naar rechts in de sectie waarin u een lijn wilt weergeven.

Opmerking: als u een lijn aan de boven- of onderkant van de detailsectie wilt toevoegen, wordt er een lijn voor of na elke detailrecord weergegeven. In de voorafgaande afbeelding bevindt de lijn zich aan de onderkant van de koptekstsectie.

Wijzigingen aan het formulier en het rapportontwerp die tijdens deze sessie zijn gemaakt, ongedaan maken

Als u in Microsoft Access 2000 een opgeslagen formulier of rapport opent, enkele ontwerpwijzigingen aanbrengt en vervolgens besluit de gemaakte wijzigingen niet op te slaan, kunt u de laatst opgeslagen versie van het formulier of rapport herstellen zonder dat u het moet sluiten. In vorige versies van Access moest u het formulier of rapport sluiten zonder de wijzigingen op te slaan en het vervolgens opnieuw openen om de ontwerpwijzigingen ongedaan te maken.


Als u wilt terugkeren naar de laatst opgeslagen versie, klikt u in het menu Bestand op Terugkeren naar vorige versie. De opdracht Terugkeren naar vorige versie is pas actief als u een formulier of rapport in Ontwerpweergave hebt geopend en daarin wijzigingen hebt aangebracht.


Waarschuwing: zodra u bent teruggekeerd naar de laatst opgeslagen versie van het formulier of rapport, kunt u de wijzigingen die u aan het formulier of rapport hebt aangebracht sinds u deze de laatste keer hebt geopend, niet meer herstellen. Als u niet zeker weet of u de wijzigingen ongedaan wilt maken, moet u het formulier of rapport onder een andere naam opslaan in plaats van de opdracht Terugkeren naar vorige versie te gebruiken.

Een formulier- of rapportbesturingselement naar een andere sectie verplaatsen

In een Microsoft Access-formulier of -rapport kunt u een bestaand besturingselement naar een andere sectie verplaatsen door middel van slepen.


U verplaatst als volgt een besturingselement naar een andere sectie van een formulier of rapport:

1. Open het formulier of rapport in Ontwerpweergave.
2. Klik op het besturingselement.
3. Plaats de aanwijzer op het besturingselement tot de aanwijzer in een open hand verandert. Zolang de aanwijzer de vorm van een naar boven gerichte hand heeft, kunt u het besturingselement niet naar een andere sectie slepen.
4. Sleep het besturingselement naar de andere sectie.

Als het besturingselement een label bevat, wordt die label automatisch mee verplaatst.


Opmerking: als de aanwijzer de vorm van een naar boven gerichte hand heeft, kunt u het besturingselement en etiket apart verplaatsen, maar alleen binnen de huidige sectie van het formulier of rapport.

Handige sneltoetsen in Access 2000

Vindt u het gebruik van een toetsenbord soms handiger dan het gebruik van een muis? Met sneltoeten kunt u menu's overslaan en rechtstreeks opdrachten uitvoeren. U kunt sneltoetsen in Access op vele manieren gebruiken: van het activeren van opdrachten en werksetknoppen tot het invoeren van de huidige datum. Soms worden sneltoetsen weergegeven naast de opdrachtnaam in de menu's van Access. In het menu Bestand bijvoorbeeld is CTRL+P de sneltoets voor de opdracht Afdrukken.


Een volledige lijst met sneltoetsen kunt u vinden in de Office-assistent. Druk in Access 2000 of een andere Office 2000-toepassing op F1 om de assistent te activeren en typ vervolgens sneltoetsen in het tekstvak. In de volgende tabel worden enkele handige sneltoetsen weergegeven:

Activiteit	Sneltoets
Huidige datum invoegen	CTRL+;
Huidige tijd invoegen	CTRL+:
Een Enter-teken, of regelterugloop, in een memo of tekstveld invoegen	CTRL+ENTER
De gegevens van hetzelfde veld in de vorige record invoegen	CTRL+'
De wijzigingen in het huidige veld ongedaan maken	ESC
De wijzigingen in de huidige record ongedaan maken	ESC ESC (twee keer op ESC drukken)
Het databasevenster weergeven	F11
Een nieuwe database openen	CTRL+N
Een bestaande database openen	CTRL+O
Schakelen tussen de Visual Basic®-editor en het vorige actieve venster	ALT+F11
Zoeken en vervangen	CTRL+F
Kopiëren	CTRL+C
Plakken	CTRL+V
Ongedaan maken	CTRL+Z
Opslaan	CTRL+S
Afdrukken	CTRL+P

Aanvullende informatie:
Download een overzicht van handige Office 2000-sneltoetsen voor meer informatie.