Als u uitchecken verplicht stelt, voorkomt u dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen, zodat er geen conflicten en verwarring kunnen ontstaan.

Wanneer iemand een nieuw bestand maakt of een nieuw bestand toevoegt aan een bibliotheek waar uitchecken verplicht is, wordt dit bestand eerst uitgecheckt. Het bestand wordt pas zichtbaar voor anderen, nadat degene die het bestand maakt of toevoegt het incheckt. Uitchecken is ook vereist om gegevens over het bestand bij te werken, zoals de titel of de datum waarop het bestand beschikbaar moet zijn.

Als uitchecken verplicht is, wordt een bestand automatisch uitgecheckt wanneer iemand het opent om het te bewerken, tenzij het bestand reeds was uitgecheckt. In de opdrachten voor bewerken wordt aangegeven dat het bestand wordt uitgecheckt. Als u bijvoorbeeld op de opdracht Bewerken in Toepassing in het snelmenu voor een bestand klikt, ziet u een bericht dat het bestand wordt uitgecheckt.

Wanneer u vanuit sommige programma's die compatibel zijn met Windows SharePoint Services 3.0, een bestand uitcheckt, kunt u ook op de vaste schijf aan het bestand werken, zelfs wanneer u niet bent verbonden. De kopie wordt opgeslagen in de conceptenmap van de server; dit is standaard de map Concepten van SharePoint in de map Mijn documenten. In sommige clientprogramma's kunt u de locatie echter wijzigen. Aan bestanden werken op de vaste schijf is vaak sneller dan werken aan bestanden op de server, en stelt u in staat eenvoudig door te werken wanneer u niet op kantoor bent.

Wanneer een bestand is uitgecheckt, kan niemand het bewerken behalve degene die het heeft uitgecheckt. Het pictogram in de bibliotheek verandert om aan te geven dat het bestand is uitgecheckt . Wanneer u de muisaanwijzer op het uitgecheckte pictogram plaatst, wordt de naam van de persoon die het bestand heeft uitgecheckt weergegeven als scherminfo. Wijzigingen die iemand in een bestand aanbrengt wanneer het is uitgecheckt, zijn niet zichtbaar voor anderen tot het bestand weer wordt ingecheckt. Of degene die aan het bestand werkt, dit doet op de vaste schijf of op de server, is hierbij niet van belang.

Wanneer u een bestand incheckt, wordt u gevraagd om commentaar te geven op de door u gemaakte wijzigingen. Als er versies worden bijgehouden in de bibliotheek, worden uw opmerkingen deel van de versiegeschiedenis. Als zowel primaire versies(primaire versie: een genummerde kopie van een bestand dat aanzienlijk is gewijzigd sinds de vorige primaire versie. Elke primaire versie wordt aangeduid met een geheel getal (1, 2, 3, ...) om aan te geven dat het is gepubliceerd voor een bredere groep in uw organisatie.) als secundaire versies(secundaire versie: een met een decimaal getal (0.1, 0.2,1.1, ...) aangeduide kopie van een bestand dat wordt herzien of waarin slechts kleine wijzigingen zijn aangebracht sinds de vorige versie. Een secundaire versie wordt meestal niet gepubliceerd voor een bredere groep in uw organisatie.) worden bijgehouden, wordt u gevraagd om aan te geven welk type versie u incheckt. Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het bijhouden van versies.

U kunt uitchecken alleen verplicht stellen als u bent gemachtigd om een lijst of bibliotheek te ontwerpen.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek in de balk Snel starten.

   Als de naam van de bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u achtereenvolgens op Alle site-inhoud weergeven en op de naam van de bibliotheek.

2. Klik in het menu Instellingen op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

   Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

3. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versiebeheer.
4. Klik in de sectie Uitchecken vereist onder Uitchecken documenten vereist voordat bewerking mogelijk is op Ja.
5. Klik op OK.