Sites die uiteenlopende onderwerpen bevatten en door te veel mensen worden bezocht, zijn lastig te onderhouden, raken verouderd en worden minder goed bruikbaar. Een site die bijvoorbeeld wordt gebruikt voor het volgen van klanten, het opslaan van de bedrijfsbeleidsregels en het delen van documenten over producten die in ontwikkeling zijn, kan veel moeilijker worden geordend en raakt al gauw onoverzichtelijk. Aan de andere kant is het lastig zoeken als u veel verschillende sites gebruikt.

Aantal sites en siteverzamelingen bepalen

Kiezen tussen siteverzamelingen en subsites

De hiërarchie van de site ontwerpen

Het gebruik van een site controleren

Niet-gebruikte websites beheren

Aantal sites en siteverzamelingen bepalen

Bij het bepalen van het aantal benodigde sites en siteverzamelingen spelen de volgende factoren een rol:

• Het aantal mensen dat gebruikmaakt van de sites.
• De relatie of samenwerkingsverbanden tussen de gebruikers van de sites.
• De manier waarop de site wordt gebruikt.
• Het type inhoud dat naar verwachting op de sites wordt opgeslagen.
• De mate van complexiteit van de informatie die u wilt indelen.

Maak een overzicht van doelstellingen en gebruikers van de site en bepaal op basis daarvan hoeveel afzonderlijke sites u nodig hebt.

Kiezen tussen siteverzamelingen en subsites

Eerst moet u besluiten of u de sites wilt maken als websites op het hoogste niveau in afzonderlijke siteverzamelingen of als subsites binnen één siteverzameling. Uw keuze is afhankelijk van de vraag wat de sites met elkaar gemeen hebben, of u de sites afzonderlijk wilt kunnen beheren en of u bepaalde elementen, zoals navigatie- of zoekfuncties, wilt delen.

Binnen een siteverzameling kunnen alle sites gezamenlijk gebruikmaken van de volgende elementen:

• Navigatiebalken (bovenste koppelingsbalk en breadcrumbbalk)
• Inhoudstypen
• Werkstromen
• Beveiligingsgroepen
• Opzoekvelden in meerdere lijsten
• Zoekbereik
• Set met functies

Gebruik websites op het hoogste niveau in afzonderlijke siteverzamelingen als u het volgende wilt doen:

• Per site een afzonderlijke beveiliging instellen.

Opmerking Voor een subsite kunnen unieke machtigingen worden ingesteld, maar mogelijk wilt u in bepaalde gevallen dat twee sites geen gebruikers en machtigingen gemeen hebben. Werk dan met afzonderlijke siteverzamelingen.

• De siteverzameling in de toekomst naar een andere database verplaatsen.
• Alleen van een bepaalde site een back-up maken en deze terugzetten.
• Het bereik van een werkstroom tot een bepaalde site beperken.
• Quota gebruiken om de hoeveelheid ruimte die door elke site wordt ingenomen, afzonderlijk te beheren.
• Het beheer decentraliseren en taken door de beheerder van de siteverzameling laten uitvoeren, zoals het goedkeuren van verzoeken om toegang tot een site of het bevestigen van het gebruik van een site.

Gebruik subsites binnen één siteverzameling als u het volgende wilt doen:

• Navigatie delen tussen sites.
• Subsites machtigingen laten overnemen van bovenliggende sites.
• Lijsten delen tussen sites.
• Ontwerpelementen, zoals thema's of stijlen, delen tussen sites.

De hiërarchie van de site ontwerpen

Websites zijn meestal opgenomen in een hiërarchie. Boven aan de hiërarchie bevindt zich een website op het hoogste niveau. Daaronder kunnen meerdere subsites voorkomen, waaronder sites voor documentwerkruimten en vergaderwerkruimten, die op hun beurt weer andere subsites kunnen bevatten. De volledige structuur van een website op het hoogste niveau met alle bijbehorende subsites wordt een siteverzameling genoemd.

Gebruik een hulpprogramma voor het plannen van sites dat compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals de Microsoft Office Visio-sjabloon die u kunt downloaden en waarmee u softwarediagrammen kunt tekenen en maken, of gebruik een een andere methode om een diagram van de sitehiërarchie te maken waarin alle benodigde siteverzamelingen, websites op het hoogste niveau en subsites zijn opgenomen.

Het gebruik van een site controleren

Als u wilt weten welke impact de website heeft, moet u in kaart brengen hoeveel mensen de site bezoeken, en het type en aantal treffers op de site en andere gegevens met betrekking tot het sitegebruik achterhalen. Overzichts- en detailrapporten over het gebruik bieden onder andere de volgende informatie:

• Aantal treffers per pagina
• Aantal unieke gebruikers
• Informatie met betrekking tot de browser en het besturingssysteem
• Domeinen en URL's met doorverwijzingen

Wanneer u gebruiksgegevens bijhoudt, kunt u zien welke inhoud op de site veel wordt gebruikt (en daarom behouden moet blijven) en welke inhoud weinig wordt gebruikt (en dus mogelijk kan worden gearchiveerd). Behalve gebruiksstatistieken voor de site kunt u ook bijhouden hoeveel opslagruimte de site in beslag neemt en hoeveel activiteit de site genereert. Deze informatie wordt in Windows SharePoint Services 3.0 verzameld als onderdeel van de functie voor het bijhouden van quota voor sites.

Als site-eigenaar kunt u de controle behouden over serverbronnen en kunt u bepaalde gebieden, zoals opslagruimten, zorgvuldig controleren door na te gaan welke quota(quotum: een waarde waarmee de hoeveelheid opslagruimte of het aantal gebruikers voor een website kan worden beperkt.) voor sites zijn ingesteld.

Voor een beter beheer van de site- en serverbronnen kan een beheerder van de lokale servercomputer quota opgeven. De hoeveelheid beschikbare opslagruimte op een site en het aantal toe te voegen gebruikers aan een siteverzameling kan aan de hand van deze quota worden beperkt. Op deze manier zorgt de beheerder ervoor dat één site niet te veel bronnen gebruikt met als mogelijk gevolg dat andere sites niet meer werken.

De serverbeheerder kan vergrendelingen instellen om ervoor te zorgen dat sites het ingestelde opslagquotum niet overschrijden en zonodig de toegang tot een site voor alle gebruikers blokkeren.

Een site kan automatisch worden vergrendeld zodra het opslagquotum wordt overschreden. De serverbeheerder kan een site ook handmatig vergrendelen, bijvoorbeeld als deze in strijd is met het beleid dat voor het gebruik van sites geldt. Het resultaat van een vergrendelde site verschilt, afhankelijk van het type vergrendeling:

• Als een site wordt vergrendeld omdat het opslagquotum is overschreden, zien gebruikers die proberen nieuwe inhoud te uploaden, het foutbericht dat de schijf vol is.
• Als een site handmatig wordt vergrendeld, zien gebruikers die de site proberen weer te geven, het foutbericht dat de toegang is geweigerd.

Sitebeheerders kunnen sites niet ontgrendelen als de vergrendeling het gevolg is van het het overschrijden van het opslagquotum. Een handmatige vergrendeling kan alleen door een serverbeheerder worden verwijderd. Neem contact op met de serverbeheerder voor meer informatie over de quotumwaarden en -gegevens die voor de site zijn ingesteld.

Niet-gebruikte websites beheren

Als u het aantal niet-gebruikte websites op uw server wilt beperken, kunt u meldingen verzenden aan eigenaren van siteverzamelingen die moeten bevestigen dat hun siteverzamelingen in gebruik zijn. Het is ook mogelijk om siteverzamelingen waarvan niet wordt bevestigd dat ze in gebruik zijn, automatisch te verwijderen. Deze functie kan worden ingeschakeld en geconfigureerd in Centraal beheer.

Bevestigingen van sitegebruik worden op dezelfde manier gebruikt als waarschuwingen. Bij het maken van een siteverzameling wordt de site aan de database toegevoegd en wordt in het logboek vastgelegd dat het gaat om een actieve site. Na een opgegeven tijdsduur wordt een e-mailmelding verzonden naar de eigenaar van de siteverzameling met de vraag om het sitegebruik te bevestigen of de niet-gebruikte siteverzameling te verwijderen. De e-mailmelding bevat koppelingen waarmee kan worden bevestigd dat een siteverzameling actief is of waarmee een siteverzameling kan worden verwijderd. Na het verzenden van de e-mailmelding naar de eigenaar van de siteverzameling zijn er drie resultaten mogelijk:

• Als de site in gebruik is, bevestigt de eigenaar van de siteverzameling dat de siteverzameling actief is en blijft de siteverzameling behouden. Wanneer de eigenaar op de bevestigingskoppeling klikt, wordt de verificatiedatum van de site vernieuwd.
• Als de siteverzameling niet in gebruik is, kan de eigenaar de siteverzameling verwijderen door de instructies in de e-mailmelding op te volgen of door niets te doen. De eigenaar blijft periodiek e-mailmeldingen ontvangen volgens het interval dat door de beheerder van de server is opgegeven totdat de eigenaar bevestigt dat de siteverzameling in gebruik is of de siteverzameling verwijdert.
• Als de siteverzameling niet in gebruik is en de functie voor het automatisch verwijderen van niet-gebruikte sites door de serverbeheerder is ingeschakeld, ontvangt de eigenaar van de siteverzameling een aantal keren een e-mailmelding. Als de eigenaar van de siteverzameling niet bevestigt dat de site in gebruik is, wordt de siteverzameling automatisch verwijderd.

De volgende beveiligingsmaatregelen worden aanbevolen om te voorkomen dat een site onbedoeld automatisch wordt verwijderd:

• Stel verplicht dat gebruikers bij het maken van een siteverzameling een secundaire contactpersoon opgeven.

  De maker van de siteverzameling wordt standaard de eigenaar van de siteverzameling. Afhankelijk van de configuratie, moet de gebruiker ook een secundaire contactpersoon voor de siteverzameling opgeven. Bevestigingsmeldingen worden automatisch verzonden naar de eigenaar van de siteverzameling en naar de secundaire contactpersoon, als deze is ingesteld.

• Houd uw organisatie op de hoogte van vakanties en laat weten wanneer u afwezig bent.
  

  Als de eigenaar van een siteverzameling bijvoorbeeld gedurende vier weken niet aanwezig is, en de serverbeheerder heeft ingesteld dat siteverzamelingen worden verwijderd als er gedurende vier weken niet is gereageerd op bevestigingsmeldingen, wordt de site mogelijk verwijderd zonder dat de eigenaar in staat is geweest om te bevestigen dat de site in gebruik is.

• Zorg ervoor dat van siteverzamelingen periodiek een back-up wordt gemaakt, zodat het mogelijk is om een recente kopie terug te zetten wanneer een siteverzameling onbedoeld is verwijderd.