Een vergaderwerkruimte is een website waar alle informatie en het materiaal voor een of meer vergaderingen kunnen worden verzameld. Als het materiaal voor uw vergadering, zoals agenda's, gerelateerde documenten, doelstellingen en taken, op verschillende locaties is opgeslagen, is een vergaderwerkruimte de perfecte oplossing voor u omdat u alles handig op één plaats kunt bewaren.

Hoe kan ik een site voor vergaderwerkruimten gebruiken?

Waar kan ik een site voor vergaderwerkruimten maken?

Een sjabloon voor vergaderwerkruimten kiezen

Een (koppeling naar een) site voor vergaderwerkruimten maken bij het maken van een gebeurtenis

Een site voor vergaderwerkruimten maken zonder een gebeurtenis te maken

Hoe kan ik een site voor vergaderwerkruimten gebruiken?

Een site voor vergaderwerkruimten is een plaats waar de deelnemers aan uw vergadering de meest actuele informatie over de vergadering kunnen vinden, of deze nu plaatsvindt in het kader van een project van een jaar met terugkerende vergaderingen dat door u wordt geleid, of voor de planning van een kleine gebeurtenis.

Beschrijving van de vergadering

Pagina-tabbladen

Menu voor het aanpassen van de site voor vergaderwerkruimten

Lijst Deelnemers

Documentbibliotheek

Dit zijn enkele manieren waarop u een site voor vergaderwerkruimten kunt gebruiken:

• Publiceer vöör de vergadering de agenda, de lijst met deelnemers en de documenten die u wilt bespreken.
• Voeg tijdens de vergadering de taken toe, leg de besluiten vast en bekijk de gerelateerde documenten.
• Publiceer na de vergadering de notulen, voeg gegevens voor opvolging toe en houd de status van de taken bij.

Opmerking Op een site voor vergaderwerkruimten kunnen de deelnemers niet per e-mail items (zoals aankondigingen, documentbibliotheken en discussies) aan lijsten toevoegen. De deelnemers moeten de items direct toevoegen aan de lijst op de site voor vergaderwerkruimten.

Waar kan ik een site voor vergaderwerkruimten maken?

U kunt een site voor vergaderwerkruimten maken wanneer u een gebeurtenis toevoegt aan uw agenda in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 of u kunt een nieuwe site voor vergaderwerkruimten maken zonder een gebeurtenis te maken.

Afhankelijk van het programma kunt u een nieuwe site voor vergaderwerkruimten maken vanuit een e-mailtoepassing die compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals Microsoft Office Outlook 2007. Zie de Help voor de desbetreffende toepassing voor meer informatie.

Opmerkingen

• U kunt een site voor vergaderwerkruimten maken als u hiervoor bent gemachtigd. Neem voor meer informatie contact op met de eigenaar of beheerder van de site.
• Beheerders en eigenaren van sites hebben het vereiste machtigingsniveau om sites voor vergaderwerkruimten te maken. Als u beheerder of eigenaar van een site bent en wilt dat andere siteleden sites voor vergaderwerkruimten kunnen maken, kunt u de machtiging Sites maken toewijzen aan de groep waartoe de teamleden behoren.
• Als u een reeks terugkerende vergaderingen instelt vanuit een e-mailtoepassing die compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals Office Outlook 2007, kunt u geen koppeling verwijderen voor slechts één vergadering in de reeks. U kunt de koppeling uitsluitend verwijderen voor de hele reeks. Nadat u de koppeling hebt verwijderd, kunt u die site voor vergaderwerkruimten niet opnieuw koppelen aan een vergaderverzoek. U kunt het oorspronkelijke terugkerende vergaderverzoek wel koppelen aan een andere site voor vergaderwerkruimten.

Een sjabloon voor vergaderwerkruimten kiezen

Wanneer u een site voor vergaderwerkruimten wilt maken, selecteert u een sjabloon. Een sjabloon bevat de basisstructuur en de vormgeving voor uw site voor vergaderwerkruimten.

Een sjabloon is niet meer dan een beginpunt. Nadat u de site hebt gemaakt, kunt u items toevoegen of verwijderen, en de vormgeving van de site wijzigen. De volgende sjablonen zijn beschikbaar:

• Basisvergaderwerkruimte  Deze sjabloon is bedoeld voor het plannen, organiseren en bijhouden van uw vergadering. De sjabloon omvat doelstellingen, deelnemer, een agenda en een Documentbibliotheek.
• Lege vergaderwerkruimte  Met deze sjabloon maakt u een lege site voor vergaderwerkruimten die u kunt aanpassen aan uw behoeften.
• Vergaderwerkruimte voor besluitvorming  Deze sjabloon is bedoeld voor het bekijken van documenten en het vastleggen van eventuele besluiten die zijn genomen tijdens de vergadering. De sjabloon omvat doelstellingen, deelnemers, een agenda, een documentbibliotheek, taken en beslissingen.
• Vergaderwerkruimte voor informele bijeenkomst  Deze sjabloon dient als hulpmiddel bij het plannen van informele gelegenheden, zoals een bedrijfsuitje of een feestje van uw vereniging. U kunt er een serieus of juist heel vrolijk tintje aan geven. De sjabloon omvat deelnemers, aanwijzingen, een afbeelding/logo, benodigdheden, discussies en een afbeeldingsbibliotheek voor foto's.
• Vergaderwerkruimte met meerdere pagina's  Met deze sjabloon beschikt u over alle basisbenodigdheden voor het plannen, organiseren en bijhouden van een vergadering op meerdere pagina's. De sjabloon omvat doelstellingen, deelnemers en een agenda. Daarnaast heeft de sjabloon twee lege pagina's die u kunt aanpassen op basis van uw behoeften.

TipSjablonen helpen u wel een eind op weg, maar u moet de vergaderwerkruimte nog wel zelf aanpassen door het toevoegen of wijzigen van opties.

Een (koppeling naar een) site voor vergaderwerkruimten maken bij het maken van een gebeurtenis

Met deze procedure kunt u een site voor vergaderwerkruimten maken wanneer u een gebeurtenis toevoegt aan een een agenda.

1. Als de agenda nog niet is geopend, klikt u op de naam van de agenda onder Snel starten.

   Als de naam van de agenda niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op de naam van de agenda.

2. Klik in het menu Nieuw op Nieuw item.
3. Vul de gegevens van de gebeurtenis in, zoals de locatie en de begin- en einddatum.

   Als u de vergaderwerkruimte voor een terugkerende gebeurtenis wilt gebruiken, bijvoorbeeld een gebeurtenis die wekelijks op dezelfde dag plaatsvindt, schakelt u het selectievakje Hiervan een terugkerende gebeurtenis maken in naast Terugkeerpatroon en selecteert u de gewenste opties.

4. Schakel onder aan de pagina het selectievakje Een vergaderwerkruimte gebruiken om deelnemers, agenda's, documenten, notulen en andere gegevens van deze gebeurtenis te organiseren in.
5. Klik op OK.
6. Ga op een van de volgende manieren te werk in de sectie Maken of koppelen op de pagina Nieuwe of bestaande vergaderwerkruimte die wordt weergegeven:
• Voer de volgende handelingen uit als u nog geen site voor vergaderruimten hebt:
  1. Klik op Een nieuwe vergaderwerkruimte maken en voer de gewenste gegevens in, zoals de titel en het laatste deel van het webadres voor de site.
  2. Klik op OK en selecteer de gewenste sjabloon op de pagina Selecteer een sjabloon die wordt weergegeven.
• Als u al een site voor vergaderwerkruimten hebt waarnaar u wilt koppelen, klikt u op Koppelen aan een bestaande vergaderwerkruimte en selecteert u de site voor vergaderwerkruimten in de vervolgkeuzelijst.
7. Klik op OK.

TipU kunt de site voor vergaderwerkruimten desgewenst aanpassen of gegevens voor de vergadering aan de lijsten toevoegen, zoals agenda-items.

Een site voor vergaderwerkruimten maken zonder een gebeurtenis te maken

1. Ga naar de website waar u de site voor vergaderwerkruimten wilt toevoegen.
2. Klik op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens op Maken op de pagina Alle site-inhoud.

   TipIn de meeste gevallen kunt u het menu Siteacties gebruiken en deze stap overslaan.

3. Klik in de lijst Webpagina's op Sites en werkruimten.
4. Voer de gegevens in voor de site voor vergaderwerkruimten die u wilt maken, zoals de titel en het laatste deel van het adres van de website.
5. Klik in de sectie voor sjablonen onder Selecteer een sjabloon op het tabblad Vergaderingen.
6. Selecteer de gewenste sjabloon voor vergaderwerkruimten.
7. Klik op Maken.

TipU kunt de site voor vergaderwerkruimten desgewenst aanpassen of u kunt gegevens voor de vergadering aan de lijst toevoegen, zoals agenda-items.