Werkstromen helpen gebruikers bij het samenwerken aan documenten en het beheren van projecttaken door specifieke bedrijfsprocessen in documenten en items in een Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-site te implementeren. Werkstromen zorgen ervoor dat organisaties zich houden aan het gebruik van consistente bedrijfsprocessen en verhogen bovendien de efficiëntie en productiviteit door het beheer van de taken en stappen in specifieke bedrijfsprocessen. Hierdoor kunnen de mensen die deze taken moeten uitvoeren, zich op het eigenlijke werk concentreren, zonder dat ze zich met het beheer van de werkstroom hoeven bezig te houden.

Wat zijn werkstromen?

Een werkstroom die vooraf is gedefinieerd voor een site

Ondersteuning voor aangepaste werkstromen

Benodigde stappen bij het gebruik van werkstromen

Wat zijn werkstromen?

Een werkstroom wordt soms omschreven als een reeks taken die tot een resultaat leiden. In relatie tot Microsoft SharePoint-producten en -technologieën wordt een werkstroom nauwkeuriger gedefinieerd als de automatische voortgang van documenten of items via een specifieke opeenvolging van acties of taken die aan een bedrijfsproces zijn gerelateerd. Werkstromen kunnen worden gebruikt om algemene bedrijfsprocessen binnen een organisatie op een consistente manier te beheren, door organisaties in staat te stellen om bedrijfslogica te koppelen aan documenten of items in een SharePoint-lijst of -bibliotheek. Bedrijfslogica is eigenlijk gewoon een verzameling instructies waarmee acties worden gedefinieerd en beheerd die op een document of item worden uitgevoerd.

Met werkstromen kunnen de benodigde kosten en tijd voor het coördineren van algemene bedrijfsprocessen, zoals het goedkeuren van een project of reviseren van documenten, worden gestroomlijnd doordat de taken die moeten worden uitgevoerd, worden beheerd en bijgehouden. Door Windows SharePoint Services 3.0 te gebruiken, kan een organisatie bijvoorbeeld een aangepaste basiswerkstroom maken en implementeren om de goedkeuringsprocedure voor concepten in een documentbibliotheek te beheren. Met de werkstroom kan het document ter goedkeuring naar een bepaalde persoon of groep personen worden doorgestuurd. Vervolgens kunnen met de werkstroom specifieke acties op het document worden uitgevoerd op basis van de uitkomst van de werkstroom. Als het document wordt goedgekeurd, kan de status worden gewijzigd van Concept in Definitief en kan het document automatisch naar een andere documentbibliotheek worden gekopieerd. Als een document wordt afgewezen, wordt de status Concept gehandhaafd en volgen er geen verdere acties

Als deze werkstroom voor goedkeuring wordt gestart, kunnen met de werkstroom taken voor het goedkeuren van documenten worden gemaakt, kunnen deze taken vervolgens worden toegewezen aan de opgegeven personen in de werkstroom en kunnen vervolgens e-mailberichten met taakinstructies aan deze mensen worden gestuurd met een koppeling naar het document dat moet worden goedgekeurd. Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kan de eigenaar van de werkstroom (in dit geval de auteur van het document) of kunnen de andere deelnemers aan de werkstroom op de pagina met de status van de werkstroom kijken welke deelnemers hun werkstroomtaken hebben voltooid. Als de deelnemers aan de werkstroom hun werkstroomtaken voltooien door het document goed te keuren of af te wijzen, is de werkstroom voltooid. Met de werkstroom worden automatisch de juiste acties op het document uitgevoerd en worden de deelnemers aan de werkstroom ingelicht over de uitkomst van de werkstroom.

De acties in de werkstroom voor goedkeuring in dit voorbeeld doorlopen deze procedure:

Een werkstroom die vooraf is gedefinieerd voor een site

Een Windows SharePoint Services 3.0-site bevat een vooraf gedefinieerde werkstroom met drie statuswaarden. De werkstroom met drie statuswaarden is geschikt voor bedrijfsprocessen waarbij organisaties de status van een actie-item of item in de verschillende fasen moeten opvolgen. Met de werkstroom wordt een lijstitem gevolgd in drie verschillende fasen waarbij twee overgangen zijn betrokken. Bij iedere overgang die tussen de fasen plaatsvindt, wordt een taak aan een persoon toegewezen en krijgt deze persoon een e-mail over de taak. Als deze taak is voltooid, wordt de status van het item bijgewerkt en treedt de volgende fase in. De werkstroom met drie statuswaarden is speciaal ontworpen voor gebruik met de lijstsjabloon Actie-items bijhouden, maar kan met iedere lijst worden gebruikt die de kolom Keuze bevat met drie of meer waarden. De waarden in de kolom Keuze fungeren als de statussen die met de werkstroom worden opgevolgd.

De werkstroom met drie statuswaarden kan worden gebruikt voor het beheer van bedrijfsprocessen waarvoor zeer veel actie-items of items moeten worden opgevolgd, zoals klantenondersteuning, verkoopleads of projecttaken. Zie Een werkstroom met drie statuswaarden gebruiken voor meer informatie over het gebruik van een werkstroom met drie statuswaarden.

Ondersteuning voor aangepaste werkstromen

In uw organisatie kunt u besluiten om aangepaste werkstromen te maken en te implementeren; werkstromen die uniek zijn voor de bedrijfsprocessen in uw organisatie. Afhankelijk van de bedrijfsprocessen in uw organisatie, kunt u de werkstromen zo eenvoudig of complex maken als u wilt. Ontwikkelaars kunnen werkstromen maken die door gebruikers van een site kunnen worden gestart, of werkstromen die automatisch worden gestart op basis van een bepaalde gebeurtenis, bijvoorbeeld als er een lijstitem wordt gemaakt of gewijzigd. Als er in uw organisatie aangepaste werkstromen worden gebruikt, kunnen deze voor gebruik op uw site beschikbaar worden gemaakt.

Er zijn twee manieren om aangepaste werkstromen voor Windows SharePoint Services 3.0 te maken:

• Professionele softwareontwikkelaars kunnen Microsoft Visual Studio 2005 Extensions voor Windows Workflow Foundation gebruiken om werkstromen te maken   Deze werkstromen bevatten aangepaste code en werkstroomacties. Nadat een professionele ontwikkelaar aangepaste werkstromen heeft gemaakt, kunnen deze door een serverbeheerder in meerdere sites worden geïmplementeerd.
• Webontwerpers kunnen werkstromen zonder code maken voor een bepaalde lijst of bibliotheek door een webdesign-toepassing te gebruiken die compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals Microsoft Office SharePoint Designer 2007   Deze werkstromen worden samengesteld uit een lijst met beschikbare werkstroomacties en de webontwerper die de werkstroom maakt, kan deze rechtstreeks implementeren in de lijst of documentbibliotheek waarin de werkstroom moet worden gebruikt.

Als u een aangepaste werkstroom wilt laten maken, neem dan contact op met de sitebeheerder voor informatie over de beschikbare bronnen in uw organisatie voor het ontwikkelen van aangepaste werkstromen. Zie Windows SharePoint Services Developer Center op MSDN voor meer informatie over het ontwikkelen van aangepaste werkstromen voor Windows SharePoint Services 3.0.

Benodigde stappen bij het gebruik van werkstromen

Het gebruik van een werkstroom voor een document of lijstitem vereist een aantal stappen. De verschillende stappen kunnen door mensen met verschillende rollen worden voltooid. Een sitebeheerder kan de werkstroom bijvoorbeeld beschikbaar maken voor gebruik in een bepaald document, de eigenaar van een lijst of de auteur van een document kan de werkstroom voor een document of item in gang zetten, en weer een andere persoon (bijvoorbeeld de beoordelaar van een document of degene die het document moet goedkeuren) kan de werkstroom ten slotte voltooien.

Een werkstroom aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegen

Een werkstroom zonder code die is gemaakt in een webdesign-toepassing die compatibel is met Windows SharePoint Services zoals Office SharePoint Designer 2007, kan rechtstreeks in de lijst of bibliotheek waarvoor de werkstroom is gemaakt, worden geïmplementeerd. Een aangepaste werkstroom die op de server is geïnstalleerd, moet aan de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype(inhoudstype: een herbruikbare groep instellingen voor een inhoudscategorie. Gebruik inhoudstypen om metagegevens, sjablonen en het gedrag van items en documenten op een consistente manier te beheren. Inhoudstypen worden op site-niveau gedefinieerd en gebruikt voor lijsten en bibliotheken.) worden toegevoegd om de werkstroom beschikbaar te maken voor documenten of items op een specifieke locatie. U moet de machtiging(machtigingen: de specifieke beveiligingsinstellingen die toegang tot een bepaald item (een lijst, een bibliotheek of site) mogelijk maken of beperken.) Lijsten beheren hebben om een werkstroom aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype toe te kunnen voegen. In de meeste gevallen wordt deze taak uitgevoerd door de beheerders van de site of door beheerders van bepaalde lijsten of bibliotheken. De beschikbaarheid van een werkstroom in een site kan variëren afhankelijk van plaats waar de werkstroom is toegevoegd:

• Als u een werkstroom rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek toevoegt, is de werkstroom alleen beschikbaar voor de items in de betreffende lijst of bibliotheek. U kunt een werkstroom rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek toevoegen als de werkstroom alleen door een bepaald team of voor zeer specifieke inhoudstypen wordt gebruikt.
• Als u een werkstroom toevoegt aan een lijstinhoudstype (een exemplaar van een site-inhoudstype dat aan een specifieke lijst of bibliotheek is toegevoegd), is die werkstroom alleen beschikbaar voor items met dat inhoudstype in de specifieke lijst of bibliotheek waaraan dat inhoudstype is gekoppeld. U kunt een werkstroom bijvoorbeeld rechtstreeks aan een lijstinhoudstype toevoegen als de werkstroom alleen wordt gebruikt voor zeer specifieke inhoudstypen.
• Als u een werkstroom toevoegt aan een site-inhoudstype, is de werkstroom beschikbaar voor alle items met dat inhoudstype in iedere lijst en bibliotheek waaraan een exemplaar van dat site-inhoudstype is toegevoegd. Als u wilt dat een werkstroom beschikbaar is in verschillende lijsten of bibliotheken in een siteverzameling voor de items van een specifiek inhoudstype, kunt u de werkstroom het beste rechtstreeks aan een site-inhoudstype toevoegen. U kunt een werkstroom bijvoorbeeld aan een site-inhoudstype toevoegen als u wilt dat de werkstroom voor verschillende teams en in verschillende sites beschikbaar is.

Als u een werkstroom aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegt, kunt u de werkstroom voor die locatie aanpassen door een aantal opties op te geven:

• De naam van de werkstroom.
• De takenlijst waar de aan de werkstroom gerelateerde taken zijn opgeslagen.
• De geschiedenislijst waarin alle aan de werkstroom gerelateerde acties worden vastgelegd.
• Hoe de werkstroom moet worden gestart.
• Aanvullende opties die alleen gelden voor een bepaalde werkstroom. Bijvoorbeeld, hoe taken naar deelnemers worden verzonden, met welke acties een werkstroom wordt voltooid en welke acties moeten plaatsvinden nadat een werkstroom is voltooid.

Als u een werkstroom aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegt, maakt u de werkstroom beschikbaar voor documenten of items in een specifieke locatie. U start de werkstroom daarmee niet. Zie de sectieZie ook voor koppelingen naar pagina's met meer informatie over het toevoegen van werkstromen aan lijsten, bibliotheken en inhoudstypen.

Een werkstroom voor een document of item starten

Nadat u een werkstroom aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype hebt toegevoegd om de werkstroom beschikbaar te maken, kunt u de werkstroom starten voor een specifiek document of item (als de werkstroom zodanig is ingesteld dat die handmatig kan worden gestart). Als u de werkstroom wilt starten, selecteert u de gewenste werkstroom in de lijst met beschikbare werkstromen voor het document of item. Wellicht moet u ook een formulier invullen om de vereiste gegevens op te geven voor de werkstroom. Afhankelijk van de manier waarop de werkstroom is ontworpen en geconfigureerd, kunt u de werkstroom mogelijk verder aanpassen als u de werkstroom start in een document of item, door opties zoals deelnemers, vervaldatum en taakinstructies aan te passen.

Werkstroomtaken voltooien

Iedere werkstroomactie waarvoor menselijke interactie vereist is, wordt als een werkstroomtaak weergegeven. Als een werkstroom een taak aan een deelnemer van de werstroom toewijst, kan de deelnemer de taak voltooien of, afhankelijk van de werkstroom, wijzigingen in het werkstroomitem aanvragen door het taakformulier van de werkstroom te bewerken. Als een deelnemer een werkstroomtaak heeft voltooid, ontvangt de server de opdracht om naar de volgende stap van de werkstroom te gaan.

De status van werkstromen bijhouden

Werkstroomeigenaren en -deelnemers kunnen de voortgang van een werkstroom bijhouden door te kijken op de statuspagina die aan de werkstroom is gekoppeld. De statuspagina bevat statusinformatie over openstaande werkstroomtaken. Bovendien bevat deze pagina geschiedenisinformatie die relevant is voor de werkstroom.