De werkstroom met drie statuswaarden is ontworpen om de status van een lijstitem bij te houden in drie etappes. Deze functie kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarvoor grote hoeveelheden onderwerpen of items moeten worden bijgehouden, zoals problemen bij klantenondersteuning, sales leads of projecttaken.

Hoe werkt de werkstroom met drie statuswaarden?

Een lijst opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst

Een werkstroom met drie statuswaarden starten voor een item

Een taak voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden

Hoe werkt de werkstroom met drie statuswaarden?

De werkstroom met drie statuswaarden ondersteunt bedrijfsprocessen waarvoor organisaties de status van een onderwerp of een item moeten bijhouden. De werkstroom bestaat uit drie etappes en twee overgangsfasen tussen de etappes. Bij elke overgangsfase wordt een taak toegekend aan een persoon en wordt aan deze persoon een e-mailwaarschuwing gestuurd over de taak. Wanneer de taak is volbracht, wordt de status van het item bijgewerkt en kan de werkstroom verder gaan met de volgende etappe. De werkstroom met drie statuswaarden is ontworpen voor gebruik met de lijstsjabloon Plan van aanpak, maar kan ook worden gebruikt in combinatie met andere lijsten die een kolom Keuze met drie of meer waarden bevatten. De waarden in deze kolom Keuze worden gebruikt als de statuswaarden die door de werkstroom worden bijgehouden.

De werkstroom met drie statuswaarden kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarvoor grote hoeveelheden onderwerpen of items moeten worden bijgehouden, zoals problemen bij klantenondersteuning, sales leads of projecttaken. Een klein bedrijf dat evenementen organiseert kan bijvoorbeeld een lijst met actie-items en een werkstroom met drie statuswaarden gebruiken om de vele taken bij te houden voor de geplande evenementen. De taken voor het plannen van de evenementen worden in de werkstroom bijgehouden volgens drie statuswaarden: Actief, Gereed voor herziening en Voltooid. Alle taken die gerelateerd zijn aan de voorbereiding van een specifiek evenement worden gecompileerd in een speciaal voor dat evenement gemaakte lijst met actie-items en gemarkeerd als Actief. De coördinator wijst individuele taken toe aan de leden van het team en start de werkstroom met drie statuswaarden voor deze items, waarna kan worden begonnen met de taken voor het evenement.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt er een taak gemaakt voor de aangewezen persoon. Zodra een teamlid een taak ontvangt, begint hij of zij met de werkzaamheden die nodig zijn om de taak te voltooien. Het kan zijn dat dit werk plaatsvindt buiten de lijst of site waar de lijst met actie-items zich bevindt. Als een teamlid bijvoorbeeld een werkstroomtaak ontvangt om een plan voor de catering op te stellen, kan deze een cateringbedrijf benaderen om een gezamenlijk plan uit te werken. Wanneer het cateringplan in concept klaar is, markeert het teamlid deze werkstroomtaak als voltooid. Op dat moment wordt de status van de taak in de lijst met actie-items gewijzigd van Actief in Gereed voor herziening en wordt er in de werkstroom een tweede taak gemaakt voor de coördinator van het evenement om het cateringplan te herzien. Wanneer de coördinator het cateringplan heeft gereviseerd en goedgekeurd, markeert deze de taak als voltooid en wordt in de werkstroom de status van de taak gewijzigd van Gereed voor herziening in Voltooid.

Opmerking Er zijn twee manieren waarop een werkstroomdeelnemer een werkstroomtaak kan voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden. De deelnemer kan de werkstroomtaak bewerken en deze markeren als voltooid of de status van het werkstroomitem in de lijst wijzigen (indien de deelnemer is gemachtigd om deze lijst te wijzigen). Als een deelnemer de status van het werkstroomitem handmatig bijwerkt in de lijst, is de werkstroomtaak voltooid. Als de deelnemer de werkstroomtaak bewerkt en markeert als voltooid, wordt de status van het werkstroomitem in de lijst bijgewerkt en gewijzigd in Voltooid.

Nu volgt een voorbeeld van het proces dat de acties doorlopen in een werkstroom met drie statuswaarden.

Een lijst opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken, moet u eerst een lijst opstellen die met de werkstroom wordt gecombineerd. Deze lijst moet de items bevatten die u wilt bijhouden en beheren met de werkstroom. De lijstsjabloon Plan van aanpak is speciaal ontworpen voor gebruik met de werkstroom met drie statuswaarden, maar u kunt ook een aangepaste lijst maken. In dat geval moet u ervoor zorgen dat de lijst ten minste één kolom Keuze bevat met drie of meer keuzewaarden. Bij het opzetten van een werkstroom met drie statuswaarden in combinatie met de lijst, moet u aangeven welke kolom Keuze de statuswaarden bevat die u wilt bijhouden met de werkstroom.

Een lijst met actie-items opstellen voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

U kunt een werkstroom met drie statuswaarden standaard gebruiken in combinatie met elke lijst die u maakt op basis van de lijstsjabloon Plan van aanpak.

1. Klik op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens op Maken op de pagina Alle site-inhoud.

   TipIn de meeste gevallen kunt u het menu Siteacties gebruiken en deze stap overslaan.

2. Klik onder Bijhouden op Plan van aanpak.
3. Typ in het vak Naam een naam voor de lijst. De lijstnaam is vereist.

   De naam die boven aan de pagina met de lijst wordt weergegeven, gaat deel uitmaken van het webadres van de lijstpagina en wordt weergegeven in de navigatiehulpmiddelen waarmee gebruikers de lijst kunnen opzoeken en openen.

4. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. Deze beschrijving is niet verplicht.
5. Als u een koppeling naar deze lijst wilt toevoegen op de balk Snelstarten, klikt u op Ja in de sectie Navigatie.
6. Klik op Maken.

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

Als u een aangepaste lijst wilt maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden, moet u ten minste één kolom Keuze toevoegen die de statuswaarden bevat die u met de werkstroom wilt bijhouden.

1. Klik op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens op Maken op de pagina Alle site-inhoud.

   TipIn de meeste gevallen kunt u het menu Siteacties gebruiken en deze stap overslaan.

2. Klik onder Aangepaste lijsten op Aangepaste lijst.
3. Typ in het vak Naam een naam voor de lijst. De lijstnaam is vereist.

   De naam die boven aan de pagina met de lijst wordt weergegeven, gaat deel uitmaken van het webadres van de lijstpagina en wordt weergegeven in de navigatiehulpmiddelen waarmee gebruikers de lijst kunnen opzoeken en openen.

4. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. Deze beschrijving is niet verplicht.
5. Als u een koppeling naar deze lijst wilt toevoegen op de balk Snelstarten, klikt u op Ja in de sectie Navigatie.
6. Klik op Maken.

Een aangepaste lijst maken voor gebruik met een werkstroom met drie statuswaarden

1. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam van de lijst op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst.
3. Klik onder Kolommen op Kolom maken.
4. Typ in de sectie Naam en type onder Kolomnaam de naam van de kolom die u wilt gebruiken om de statuswaarden voor de werkstroom op te geven.
5. Selecteer onder Het gegevenstype in deze kolom is de optie Keuze (keuzemenu).
6. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen onder Beschrijving een beschrijving voor de kolom (optioneel).
7. Klik onder Moet deze kolom informatie bevatten? op Ja.
8. Typ in de keuzelijst onder Typ elke keuze op een afzonderlijke regel drie of meer keuzewaarden voor deze kolom.

   Deze waarden worden de statuswaarden voor de werkstroom.

9. Selecteer onder Keuzen weergeven met de optie Vervolgkeuzelijst of Keuzerondjes.
10. Klik onder Invulkeuzes toestaan op Nee.
11. Geef aan of u een specifieke standaardwaarde wilt voor deze kolom of dat u deze wilt toevoegen aan de standaardweergave van de lijst.
12. Klik op OK.

Een werkstroom met drie statuswaarden toevoegen aan een lijst

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken voor de items op een lijst, moet u de werkstroom eerst toevoegen aan de lijst. Wanneer u een werkstroom met drie statuswaarden toevoegt aan een lijst, moet u aangeven welke kolom van de lijst de statuswaarden bevat die u met de werkstroom wilt bijhouden. U kunt ook informatie geven over wat er bij elke etappe van de werkstroom moet gebeuren. U kunt bijvoorbeeld aangeven aan wie taken moeten worden toegewezen en gedetailleerde informatie geven van de e-mailwaarschuwingen die worden verzonden naar degenen die de taak moeten verrichten.

U kunt alleen een werkstroom aan een lijst toevoegen als u bent gemachtigd om lijsten te beheren.

1. Open de lijst waaraan u een werkstroom met drie statuswaarden wilt toevoegen.
2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

   Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

3. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

   Opmerking Als er al werkstromen zijn toegevoegd aan de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype, gaat u verder met de pagina Werkstroominstellingen wijzigen, waar u op Werkstroom toevoegen klikt om naar de pagina Werkstroom toevoegen te gaan. Als er nog geen werkstromen zijn toegevoegd aan de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype, gaat u direct naar de pagina Werkstroom toevoegen.

4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen wijzigen op Werkstroom toevoegen.
5. Klik op de pagina Werkstroom toevoegen in de sectie Werkstroom onder Selecteer een werkstroomsjabloon op Drie statuswaarden.
6. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de werkstroom
7. Geef in de sectie Lijst met taken een lijst met taken op die u in de werkstroom wilt gebruiken.

   Opmerkingen

   • U kunt de standaardlijst met Taken gebruiken of een nieuwe maken. Als u de standaardlijst met Taken gebruikt, kunnen de werkstroomdeelnemers hun werkstroomtaken makkelijk zoeken en bekijken door middel van de weergave Mijn taken van de lijst Taken
   • U kunt een nieuwe takenlijst maken als voor de taken van deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens nodig zijn die u niet in de algemene lijst met Taken wilt opnemen.
   • U kunt een nieuwe takenlijst maken als uw organisatie talrijke werkstromen heeft of als de werkstromen velerlei taken omvatten. In dat geval kunt u een afzonderlijke takenlijst maken voor elke werkstroom.

8. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht een geschiedenisoverzicht dat u voor deze werkstroom wilt gebruiken. In het geschiedenisoverzicht worden alle gebeurtenissen weergegeven die plaatsvinden tijdens elke instantie van de werkstroom.

   Opmerking U kunt het standaardgeschiedenisoverzicht (Overzicht) gebruiken of een nieuw overzicht maken. Als uw organisatie veel werkstromen heeft, is het handig om een afzonderlijk geschiedenisoverzicht te maken voor elke werkstroom.

9. Voer in de sectie Startopties een van de volgende handelingen uit:
   • Als u wilt toestaan dat de werkstroom handmatig wordt gestart, schakelt u het selectievakje Deze werkstroom mag handmatig worden gestart door een geverifieerde gebruiker met machtigingen voor het bewerken van items in. Schakel het vakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de workflow te starten als u aanvullende machtigingen wilt vereisen om de werkstroom te starten.
   • Als u wilt dat de werkstroom automatisch wordt gestart zodra er nieuwe items worden gemaakt, schakelt u het selectievakje Deze werkstroom automatisch starten wanneer een nieuw item is gemaakt in.
10. Klik op Volgende.
11. Selecteer in de sectie Werkstroomstatussen onder Selecteer een keuzeveld de kolom Keuze in de lijst die de waarden bevat die u wilt gebruiken als statuswaarden voor de werkstroom. Selecteer vervolgens de gewenste kolomwaarden voor de Beginstatus, Tussentijdse status en Eindstatus van de werkstroom.
12. In de twee secties Geef op wat er moet gebeuren wanneer een werkstroom wordt geïnitieerd (opties voor de eerste taak in de werkstroom) en Geef op wat er moet gebeuren wanneer de werkstroom een tussentijdse status krijgt (opties voor de tweede taak in de werkstroom) geeft u de volgende informatie op:

    Taakgegevens

    Titel van taak:	Typ de informatie die u wilt opnemen in de titel van de taak. Als u het selectievakje Inclusief lijstveld inschakelt, wordt de titelinformatie voor het lijstitem toegevoegd aan het aangepaste bericht.
    Taakomschrijving:	Typ de informatie die u wilt opnemen in de beschrijving van de taak. Als u het selectievakje Inclusief lijstveld inschakelt, wordt de titelinformatie voor het lijstitem toegevoegd aan het aangepaste bericht. Als u het selectievakje Koppeling naar lijstitem invoegen inschakelt, wordt er een koppeling naar het lijstitem opgenomen in de beschrijving.
    Einddatum van de taak:	Als u een einddatum voor de taak wilt opgeven, schakelt u het selectievakje Inclusief lijstveld in en selecteert u in de lijst de datumkolom die de gewenste einddatum bevat.
    Taak toegewezen aan:	Als u de taak wilt toewijzen aan iemand uit de lijst, klikt u op Inclusief lijstveld en selecteert u in de lijst de kolom die de gewenste gebruiker bevat. Wanneer deze werkstroom is gestart, wordt de eerste taak toegewezen aan de persoon van wie de naam wordt weergegeven in deze kolom voor het werkstroomitem. Als u de taak in alle instanties van deze werkstroom wilt toewijzen aan een door u aangewezen persoon of groep, klikt u op Aangepast en vervolgens typt u of selecteert u de naam van de persoon of groep aan wie u de taak wilt toewijzen.

    Gegevens van e-mailwaarschuwing

    Schakel het selectievakje E-mailbericht verzenden in als u wilt dat de werkstroomdeelnemers een e-mailwaarschuwing krijgen over hun werkstroomtaken.

    Opmerking Als u wilt dat werkstroomdeelnemers waarschuwingen en herinneringen per e-mail ontvangen over hun taken binnen de werkstromen nadat deze zijn gestart, moet u bij uw serverbeheerder controleren of e-mail is ingeschakeld voor uw site.

    Naar	Typ de naam van de persoon aan wie u een e-mailwaarschuwing wilt verzenden over de werkstroomtaak. Schakel het selectievakje Inclusief taak die is toegewezen aan in als u de e-mailwaarschuwing aan de eigenaar van de taak wilt verzenden.
    Onderwerp	Typ de onderwerpregel die u wilt gebruiken voor de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje Titel van taak gebruiken in als u de titel van de taak wilt toevoegen aan de onderwerpregel van de e-mailwaarschuwing.
    Hoofdtekst	Typ de gewenste informatie in de hoofdtekst van de e-mailwaarschuwing. Schakel het selectievakje Koppeling naar lijstitem invoegen in als u een koppeling naar het lijstitem wilt opnemen in het bericht.

13. Klik op OK.

Een werkstroom met drie statuswaarden starten voor een item

Voordat u een werkstroom met drie statuswaarden kunt gebruiken voor de items op een lijst, moet u de werkstroom eerst toevoegen aan de lijst.

Een werkstroom met drie statusberichten kan op twee manieren worden geconfigureerd: automatisch starten wanneer nieuwe items aan een lijst worden toegevoegd of handmatig starten door gebruikers met specifieke machtigingen. Voor bepaalde werkstromen kunnen beide opties worden gebruikt. U kunt een werkstroom met drie statuswaarden voor een lijstitem alleen handmatig starten als u bent gemachtigd om items voor de lijst te bewerken; voor sommige werkstromen moet u soms zelfs zijn gemachtigd om lijsten te beheren.

Opmerking Als u wilt dat werkstroomdeelnemers waarschuwingen en herinneringen per e-mail ontvangen over hun taken binnen de werkstroom nadat deze is gestart, moet u bij uw serverbeheerder controleren of e-mail is ingeschakeld voor uw site.

1. Open de lijst die het item bevat waarvoor u de werkstroom met drie statuswaarden wilt starten.
2. Wijs het item aan waarvoor u een werkstroom wilt starten, klik op de pijl die verschijnt en klik op Werkstromen.

   Opmerking De opdracht Werkstromen is alleen beschikbaar als het gaat om een item in een lijst of bibliotheek met ten minste één werkstroom.

3. Klik onder Nieuwe werkstroom starten op de naam van de werkstroom met drie statuswaarden die u wilt starten.

   De werkstroom wordt onmiddellijk gestart.

Een taak voltooien in een werkstroom met drie statuswaarden

U kunt een werkstroomtaak in een werkstroom met drie statuswaarden alleen voltooien als u minimaal bent gemachtigd om items te bewerken voor de takenlijsten waar de werkstroomtaken worden geregistreerd.

1. Open de lijst Taken voor de site en spoor vervolgens uw werkstroomtaak op door Mijn taken in het menu Beeld te selecteren.

   Opmerking Als in de werkstroom geen gebruik gemaakt wordt van de standaardlijst Taken, is het mogelijk dat de werkstroomtaak niet in de lijst Taken voorkomt. In dat geval kunt u uw werkstroomtaak vinden door naar de lijst of bibliotheek te gaan waarin de werkstroom is opgeslagen. Wijs de naam van de taak aan die u wilt uitvoeren, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Werkstromen. Klik op de pagina Werkstroomstatus, onder Actieve werkstromen, op de naam van de werkstroom waaraan u deelneemt. Ga onder Taken naar uw werkstroomtaak.

2. wijs de naam van de taak aan die u wilt uitvoeren, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Item bewerken.
3. Typ of selecteer de gevraagde informatie in het formulier dat wordt weergegeven.