Als een lijst of bibliotheek een groot aantal items bevat, moet de indeling en de wijze waarop gebruikers toegang tot de gegevens kunnen krijgen nauwkeurig worden gepland. Door het plannen en gebruiken van een paar belangrijke lijst- en bibliotheekfuncties, kunt u ervoor zorgen dat gebruikers informatie kunnen zoeken zonder dat dit invloed heeft op de prestaties van de rest van uw site.

Manieren om grote lijsten en bibliotheken te beheren

Een kolom indexeren

Een gefilterde weergave maken met behulp van een geïndexeerde kolom

Een geïndexeerde kolom toevoegen aan een bestaande weergave

Limieten instellen voor RSS-kanalen

Manieren om grote lijsten en bibliotheken te beheren

Als het aantal items in een lijst of bibliotheek groter wordt dan duizend, kunnen de prestaties van de lijst of bibliotheek achteruit gaan of kan dit gevolgen hebben voor andere gebieden van de site. Dergelijke problemen worden vaak veroorzaakt door acties van gebruikers, zoals het sorteren of ophalen van een groot aantal items tegelijk. U kunt echter probleemloos miljoenen items in lijsten en bibliotheken opslaan, op voorwaarde dat de lijst of bibliotheek correct is gepland en geconfigureerd.

Het bekendste voorbeeld van een gebruikersactie die een negatieve invloed op de prestaties heeft, is het maken of openen van een weergave van de items in een zeer grote lijst of bibliotheek. Bij het definiëren van een weergave hebt u de keus uit het retourneren van alle items of het filteren van een subset van items op basis van een bepaalde kolom. Wanneer het totale aantal items in een lijst of bibliotheek zeer groot is, is het belangrijk om beperkingen op te leggen aan het aantal items waaraan een gebruiker tegelijk kan werken. Dit betekent dat de totale set items moet worden gefilterd, zodat er een kleiner aantal overblijft dat beter hanteerbaar is voor de eindgebruiker en de database.

Afhankelijk van het type lijst of bibliotheek kunt u via de organisatiestructuur en met gebruikmaking van bepaalde functies de gebruikers ondersteuning bieden bij het werken met grote aantallen items. De volgende secties bevatten tips en technieken die u kunt toepassen om uw gebruikers snel toegang te geven tot informatie in een lijst of bibliotheek.

Geïndexeerde kolommen maken

Als u de prestaties van een grote lijst of bibliotheek wilt verbeteren, kunt u een kolom indexeren. De gegevens in een geïndexeerde kolom kunnen snel door Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 worden geanalyseerd, zelfs wanneer er met duizenden of miljoenen items wordt gewerkt. Als in een weergave snel een groot aantal items moet worden gefilterd, kan het filter het beste worden toegepast op een kolom die is geïndexeerd.

Houd bij het maken en gebruiken van geïndexeerde kolommen de volgende richtlijnen aan:

• Elke aanvullende kolomindex gebruikt extra bronnen in de database. Om die reden is het beter om alleen indexen toe te voegen aan kolommen die actief worden gebruikt in weergaven voor de lijst of bibliotheek.
• Bij het definiëren van een weergave in een lijst of bibliotheek met een groot aantal items is het belangrijk een filter te gebruiken dat niet meer dan duizend of tweeduizend items retourneert.
• Er kan slechts één geïndexeerde kolom in een weergavefilter worden gebruikt. U kunt op veel verschillende kolommen filteren, maar het is belangrijk dat de eerste kolom die u gebruikt voor het filteren van de weergave een index heeft en dat het aantal geretourneerde items voldoende wordt beperkt.
• Het definiëren van een weergave die gebruikmaakt van een OR-filter, biedt geen van de voordelen van een geïndexeerde kolom.
• Het definiëren van een itemlimiet in een weergave biedt niet dezelfde voordelen als het filteren met een geïndexeerde kolom.

Gefilterde weergaven maken

In lijsten en bibliotheken met grote aantallen items kunnen gebruikers toegang krijgen tot de items met behulp van een combinatie van weergaven en zoekmogelijkheden. Hier volgen enkele suggesties voor weergaven die zeer geschikt zijn voor het werken met een geïndexeerde kolom:

• Recent gewijzigd  Als u een weergave wilt maken met alleen de items die in de afgelopen week zijn gewijzigd, kunt u de kolom Gewijzigd indexeren en vervolgens het filter Gewijzigd (Geïndexeerd)is groter dan[Vandaag]-7 toepassen.
• Nieuwe items  Als u een weergave wilt maken van alleen de items die in de afgelopen week zijn toegevoegd, kunt u de kolom Gemaakt indexeren en vervolgens het filter Gemaaktis groter dan[Vandaag]-7 toepassen.
• Mijn items  Als u een weergave wilt maken van alleen de items die door u zijn toegevoegd, kunt u de kolom Gemaakt door indexeren en vervolgens het filter Gemaakt dooris gelijk aan[Mij] toepassen.
• Vandaag als vervaldatum  Voor lijsten of bibliotheken met een kolom Vervaldatum kunt u die kolom indexeren en vervolgens het filter Vervaldatumis gelijk aan[Vandaag] toepassen.
• Bijgewerkt discussiebord  Als u een weergave wilt maken van alleen de discussies die zijn bijgewerkt in de afgelopen maand, kunt u de kolom Laatst bijgewerkt op een discussiebord indexeren, een nieuwe Onderwerpweergave maken en vervolgens het filter Laatst bijgewerktis groter dan[Vandaag]-30 toepassen.
• Personen en groepen  Als uw site door veel personen wordt bezocht, kunt u de prestaties van de pagina's Alle groepen en Alle personen verbeteren door de kolom Inhoudstype te indexeren op de Lijst met gebruikersgegevens.

  Opmerking Ook als op de pagina Alle personen slechts enkele personen worden weergegeven, worden veel bezoekers van de site opgeslagen als inactieve gebruikers in de Lijst met gebruikersgegevens. Dit kan van invloed zijn op de prestaties van deze lijst.

Zie het gedeelte Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het maken of wijzigen van weergaven en over formules en functies die u kunt gebruiken om weergaven te filteren.

Opmerking Het maken van weergaven waarin een kolomindex correct wordt gebruikt, is moeilijker voor grote lijsten en bibliotheken. Dat kan een reden zijn om de machtiging Persoonlijke weergaven beheren in te trekken voor personen die bijdragen leveren aan een grote lijst of bibliotheek. Door deze machtiging in te trekken, voorkomt u dat gebruikers een weergave maken die alle items omvat en die mogelijk een negatieve invloed heeft op de prestaties van de rest van de site.

Items indelen in mappen

Ook als het totaal aantal items in een lijst of bibliotheek zeer groot is, is een weergave van één map net zo snel als een weergave die het totaal aantal items filtert met behulp van een geïndexeerde kolom. In sommige situaties is het mogelijk alle items in een lijst of bibliotheek te verdelen over meerdere mappen, zodat geen enkele map meer dan duizend of tweeduizend items bevat.

Houd de volgende richtlijnen aan als u mappen wilt gebruiken voor het organiseren van een grote lijst of bibliotheek.

• Elke map mag niet meer dan duizend of tweeduizend items bevatten om een snelle weergave van de items in de map te kunnen garanderen.
• Als u alle items zonder mappen wilt weergeven wanneer u een weergave in deze lijst of bibliotheek maakt, moet u een filter gebruiken dat is gebaseerd op een geïndexeerde kolom.
• Het is een goed idee om in de standaardweergave alle beschikbare mappen zonder filters weer te geven, zodat de gebruikers de juiste map kunnen kiezen bij het invoegen van nieuwe items. Hiermee voorkomt u dat items onjuist worden toegevoegd, dat wil zeggen buiten de mappen in de lijst of bibliotheek.

Een kolom indexeren

Als u de prestaties van een grote lijst of bibliotheek wilt verbeteren, kunt u een kolom indexeren. U kunt vervolgens de geïndexeerde kolom gebruiken om nieuwe of bestaande weergaven van de lijst of bibliotheek te filteren.

Opmerking Elke aanvullende kolomindex gebruikt extra bronnen in de database. Om die reden is het beter om alleen indexen toe te voegen aan kolommen die actief worden gebruikt in weergaven voor de lijst of bibliotheek.

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

   Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

3. Klik onder Kolommen op Geïndexeerde kolommen.
4. Schakel het selectievakje in naast elke kolom die u wilt indexeren.
5. Klik op OK.

TipAls uw site door veel personen wordt bezocht, kan het raadzaam zijn om de kolom Inhoudstype te indexeren op de Lijst met gebruikersgegevens. Hierdoor worden de prestaties van de pagina's Alle groepen en Alle personen op de site mogelijk verbeterd. Dit zijn de pagina's waarmee u gebruikers en groepen op uw site beheert.

Een gefilterde weergave maken met behulp van een geïndexeerde kolom

Nadat u een kolom hebt geïndexeerd, kunt u deze toevoegen aan een nieuwe weergave op het moment dat u de weergave maakt. Vervolgens kunt u de geïndexeerde kolom gebruiken om de weergave te filteren. Voordat u een weergave maakt, wilt u mogelijk meer kolommen toevoegen om meer mogelijkheden te hebben voor het sorteren, groeperen en filteren. Als u een weergave maakt voor een mobiel apparaat, moet u rekening houden met de beperkingen van de mobiele apparaten van uw groep. Zie het gedeelte Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het maken van kolommen en weergaven.

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Klik in het menu Beeld op Weergave maken.
3. Klik onder Kies een weergave-indeling op het type weergave dat u wilt maken. In de meeste gevallen klikt u in bibliotheken op Standaardweergave, maar u kunt ook andere weergaven kiezen voor specifieke situaties.
4. Typ in het vak Weergavenaam een naam voor de weergave, zoals Gesorteerd op achternaam.
5. Selecteer in de sectie Filteren de optie Alleen items weergeven als er aan de volgende voorwaarde is voldaan en kies vervolgens hoe u de items wilt filteren op basis van een van de kolommen die is geïndexeerd. Als u bijvoorbeeld een weergave wilt maken van alleen de items die vandaag zijn gewijzigd, kiest u de kolom Gewijzigd (Geïndexeerd) en de voorwaarde is gelijk aan, en typt u vervolgens [Vandaag].

   Opmerking Als u geen kolommen ziet met (Geïndexeerd) achter de naam, hebt u geen geïndexeerde kolommen beschikbaar voor die lijst of bibliotheek. U moet eerst een kolom indexeren.

6. Kies eventueel andere opties voor uw weergave, bijvoorbeeld welke kolommen u wilt weergeven of verbergen en hoe u de items wilt sorteren.
7. Klik op OK.

Een geïndexeerde kolom toevoegen aan een bestaande weergave

Nadat u een kolom hebt geïndexeerd, kunt u deze toevoegen aan een bestaande weergave en de geïndexeerde kolom vervolgens gebruiken om de weergave te filteren.

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Klik in het menu Weergeven op Deze weergave wijzigen.
3. Selecteer in de sectie Filteren de optie Alleen items weergeven als er aan de volgende voorwaarde is voldaan en kies vervolgens hoe u de items wilt filteren op basis van een van de kolommen die is geïndexeerd. Als u bijvoorbeeld een weergave wilt maken van alleen de items die vandaag zijn gewijzigd, kiest u de kolom Gewijzigd (Geïndexeerd) en de voorwaarde is gelijk aan, en typt u vervolgens [Vandaag].

   Opmerking Als u geen kolommen ziet met (Geïndexeerd) achter de naam, hebt u geen geïndexeerde kolommen beschikbaar voor die lijst of bibliotheek. U moet eerst een kolom indexeren.

4. Kies eventueel andere opties voor uw weergave, bijvoorbeeld welke kolommen u wilt weergeven of verbergen en hoe u de items wilt sorteren.
5. Klik op OK.

Limieten instellen voor RSS-kanalen

Als u RSS-ondersteuning inschakelt in Centraal beheer en op siteverzamelingniveau, kunt u RSS-ondersteuning voor de volgende soorten lijsten in uw sites inschakelen en configureren: documentbibliotheken, afbeeldingsbibliotheken, formulierbibliotheken, lijsten met aankondigingen, agendalijsten, blogs, enquêtes en discussieborden. Het openen van het RSS-kanaal voor een lijst of bibliotheek is vergelijkbaar met een weergave van alle items in de lijst. De standaard RSS-weergave beperkt het aantal items dat wordt geretourneerd op basis van de datum waarop het item het laatst is gewijzigd. Dit gebeurt met behulp van een filter op de kolom Gewijzigd. Als de lijst of bibliotheek veel items bevat, is het belangrijk (net als bij elke andere weergave) dat de kolom Gewijzigd is geïndexeerd als de gebruikers het RSS-kanaal openen.

Gebruik de volgende procedure voor het aanpassen van het aantal items en dagen waarvoor wijzigingen worden opgenomen in een RSS-kanaal.

1. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam van de lijst op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst.
3. Klik in de sectie Communicatie op RSS-instellingen.

Opmerking De koppeling RSS-instellingen is alleen beschikbaar als de ondersteuning voor RSS zowel in Centraal beheer als op het niveau van de siteverzameling is ingeschakeld.

4. Typ in de sectie Itemlimiet het maximum aantal items en dagen dat moet worden opgenomen in een RSS-kanaal.
5. Klik op OK.