Met versiebeheer kunt u items in een lijst en bestanden in een bibliotheek opslaan, bijhouden en herstellen.

Overzicht

Wanneer er versies worden gemaakt

Werken met primaire en secundaire versies

Versies nummeren

Hoe versiebeheer werkt bij het goedkeuren van de inhoud

Hoe versiebeheer werkt bij het uitchecken van bestanden

Overzicht

Wanneer versies worden bijgehouden voor lijsten of bibliotheken, worden revisies in items en bestanden en de bijbehorende eigenschappen opgeslagen. Zo kunt u de inhoud beter beheren terwijl deze wordt gereviseerd en als dat nodig is een vorige versie terugzetten, bijvoorbeeld als u een fout maakt in de huidige versie. Versiebeheer is vooral handig wanneer meerdere mensen aan een project werken, of als gegevens meerdere ontwikkelings- en controlefasen doorlopen.

Het bijhouden van versies is beschikbaar voor lijstitems in alle standaardlijsttypen (zoals agenda's, lijsten voor actie-items en aangepaste lijsten) en voor alle bestandstypen die kunnen worden opgeslagen in bibliotheken (zoals pagina's met webonderdelen).

U kunt versiebeheer op de volgende manieren gebruiken:

• Een versiegeschiedenis vastleggen  Als versiebeheer is ingeschakeld, kunt u zien wanneer en door wie een item of bestand is gewijzigd. U kunt ook zien wanneer de eigenschappen van een bestand zijn gewijzigd of wanneer de informatie over een bestand is gewijzigd. Als iemand bijvoorbeeld de vervaldatum van een lijstitem wijzigt, wordt die informatie in de versiegeschiedenis vastgelegd. Bij bestanden kunt u ook de opmerkingen zien die gebruikers over hun wijzigingen hebben toegevoegd.
• De huidige versie door een eerdere versie vervangen  Hebt u een fout gemaakt in de huidige versie? Of moet u een deel van een document herstellen dat u hebt verwijderd? U kunt de huidige versie eenvoudig door een eerdere versie vervangen. De oorspronkelijke huidige versie maakt vervolgens deel uit van de versiegeschiedenis.
• Een eerdere versie bekijken  U kunt een eerdere versie bekijken, bijvoorbeeld om de aanwijzingen in een eerdere versie te raadplegen, zonder dat u de huidige versie overschrijft. Voor ASPX-bestanden geldt dat u alleen de details over de in de bestanden aangebrachte wijzigingen kunt bekijken en niet de pagina's die met de bestanden worden gemaakt.

Voor bibliotheken kunnen zowel primaire versies (waaronder versies waaraan bijvoorbeeld een nieuwe sectie is toegevoegd), als secundaire versies (waaronder versies waarin bijvoorbeeld een spelfout is gecorrigeerd) worden bijgehouden. Voor lijsten kunnen alleen de primaire versies worden bijgehouden. Voor lijsten en bibliotheken kunt u het aantal versies opgeven dat kan worden opgeslagen.

Om versiebeheer in te kunnen schakelen, moet u gemachtigd zijn om een lijst of bibliotheek te ontwerpen.

Wanneer er versies worden gemaakt

Als versiebeheer is ingeschakeld, worden in de volgende gevallen nieuwe versies gemaakt:

• Als er een nieuw lijstitem of bestand wordt gemaakt, of als een bestand wordt geüpload.

  Opmerking Als het uitchecken van bestanden vereist is, moet het bestand eerst worden ingecheckt voordat de eerste versie kan worden gemaakt.

• Als er een bestand wordt geüpload dat dezelfde naam heeft als een bestaand bestand en het selectievakje Als nieuwe versie aan bestaande bestanden toevoegen is ingeschakeld.
• Als de eigenschappen van een lijstitem of bestand worden gewijzigd.
• Als een bestand wordt geopend, gewijzigd en opgeslagen. Er wordt een versie gemaakt wanneer u de eerste keer op Opslaan klikt. Deze versie is bijgewerkt met de laatste wijzigingen die u hebt aangebracht voordat u het bestand sloot.

  Opmerking Er wordt geen nieuwe versie gemaakt als u of een andere gebruiker alleen op Opslaan klikt, omdat er dan te veel versies zouden worden gemaakt.

• Als een bestand wordt uitgecheckt, gewijzigd en weer ingecheckt.

  Opmerking Als u of een andere gebruiker een uitgecheckte versie verwijdert, wordt er geen versie gemaakt.

U kunt een versie van een bestand verwijderen, bijvoorbeeld als u weet dat u een fout hebt gemaakt in die versie. In dat geval wordt alleen die versie uit de versiegeschiedenis verwijderd. Als u echter het bestand zelf verwijdert, worden alle bijbehorende versies verwijderd. Als u een versie verwijdert, wordt deze standaard in de Prullenbak geplaatst. Van daaruit kunt u de versie indien nodig weer terugzetten totdat deze definitief wordt verwijderd. De manier waarop met verwijderde items wordt omgegaan, kan echter per organisatie verschillen.

BelangrijkAls uw organisatie het aantal opgeslagen versies beperkt, worden de oudste versies permanent verwijderd bij het bereiken van de limiet. Deze worden niet verplaatst naar de Prullenbak.

Werken met primaire en secundaire versies

Afhankelijk van de behoeften van uw organisatie kan uw bibliotheek zijn ingesteld voor eenvoudig versiebeheer, waarbij alleen primaire versies worden bijgehouden, of voor het bijhouden van zowel de primaire als de secundaire versies. Als er in uw groep niet veel wordt gewerkt met gereviseerde versies, is eenvoudig versiebeheer vaak de beste keuze. Als echter verschillende mensen aan dezelfde bestanden werken en vaak verschillende versies maken, is het bijhouden van zowel de primaire als de secundaire versies aan te raden.

Het gebruik van twee verschillende versietypen kan het beheer van de inhoud van bestanden vereenvoudigen. Mensen die aan de inhoud werken, kunnen zo de status van een bestand beter begrijpen. Een primaire versie is bijvoorbeeld vaak een versie die door meerdere mensen kan worden bekeken en beoordeeld, terwijl een secundaire versie vaak een concept is waaraan iemand nog werkt.

Het bijhouden van beide versietypen draagt ook bij aan een zinvollere versiegeschiedenis. Een primaire versie vertegenwoordigt vaak een belangrijke fase in de ontwikkeling van een bestand, zoals het moment waarop het bestand ter beoordeling wordt ingediend of wordt verspreid. Een secundaire versie wordt vaak gebruikt voor minder ingrijpende wijzigingen, zoals een versie die u opslaat of incheckt terwijl u nog aan de inhoud werkt, of een versie waarin u enkele kleine fouten hebt gecorrigeerd. Als u de versiegeschiedenis van een bestand bekijkt, kunnen de primaire versies u helpen bij het identificeren van de verschillende fasen van de ontwikkeling van het bestand, zodat u een beter inzicht krijgt in de ontwikkeling van het bestand.

Als u zowel de primaire als de secundaire versies bijhoudt, wordt een versie standaard als secundaire versie opgeslagen, tenzij u er zelf een primaire versie van maakt. Als u een bestand opslaat en sluit, wordt de versie als secundaire versie opgeslagen. U moet het bestand eerst publiceren voordat het een primaire versie wordt. U kunt een bestand publiceren via de opdrachten in de vervolgkeuzelijst in de bibliotheek. In sommige programma's die compatibel zijn met Microsoft Windows SharePoint Services kunt u hiervoor ook de opdrachten van het programma zelf gebruiken. Standaard kan iedere primaire versie 511 concepten (secundaire versies) hebben, maar de beheerder of de eigenaar van de site kan dat aantal beperken.

Als u gemachtigd bent om versies te verwijderen, kunt u een secundaire versie door een andere secundaire versie overschrijven. U kunt bijvoorbeeld een versie overschrijven als u weet dat de eerdere versie een fout bevat en u die versie niet wilt behouden. Als u een primaire versie publiceert en er achter komt dat u een fout hebt gemaakt, kunt u van de primaire versie een secundaire versie maken door de publicatie ongedaan te maken.

Als u bestanden uitcheckt voordat u aan de bestanden gaat werken, kunt u aangeven welk type versie u gaat inchecken. U hoeft een bestand niet te publiceren als u van het bestand een primaire versie maakt wanneer u het bestand incheckt.

Versies nummeren

Versies worden genummerd terwijl u ze maakt. In een lijst of bibliotheek waarvoor eenvoudig versiebeheer is ingeschakeld, is versie 1 de eerste versie die u maakt of uploadt en het versienummer wordt bij iedere nieuwe versie met een geheel getal verhoogd naar bijvoorbeeld versie 2, versie 3, enzovoort.

Als u zowel de primaire als de secundaire versies bijhoudt, herkent u de primaire versies aan de gehele getallen en de secundaire versies aan de decimalen. Versie 0.1 is bijvoorbeeld de eerste secundaire versie van een bestand, 1.3 is de derde secundaire versie van een bestand dat eenmaal is gepubliceerd en 2.0 is de tweede primaire versie van een gepubliceerd bestand.

De huidige, gepubliceerde primaire versie wordt gemarkeerd en het versienummer is een geheel getal.

Er wordt een versie gemaakt als de eigenschappen of de metagegevens worden gewijzigd.

De eerste versie van een bestand krijgt altijd het secundaire-versienummer 0.1.

In een lijst of bibliotheek kunt u de kolom Versie weergeven met het versienummer van een bestand of lijstitem. Dat kan handig zijn als de bestanden vaak worden gereviseerd. Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar pagina's met meer informatie over het werken met weergaven.

Hoe versiebeheer werkt bij het goedkeuren van de inhoud

Het beheer van primaire en secundaire versies is geïntegreerd met het goedkeuren van de inhoud van lijsten en bibliotheken.

Als goedkeuring van de inhoud vereist is, behoudt een lijstitem of bestand de status Concept of In behandeling totdat het lijstitem of bestand door iemand die daartoe gemachtigd is, wordt goedgekeurd of afgewezen. Als een item of bestand wordt goedgekeurd, krijgt het de status Goedgekeurd in de lijst of bibliotheek en is de status zichtbaar voor iedereen die gemachtigd is om de lijst of bibliotheek te bekijken. Als een item of bestand wordt afgewezen, behoudt het de status In behandeling en is het alleen zichtbaar voor personen die gemachtigd zijn om concepten te bekijken.

Als u het bijhouden van primaire en secundaire versies inschakelt in een bibliotheek waarvoor goedkeuring vereist is, kunt u ook een bestaande werkstroom toevoegen. In een werkstroom wordt bijgehouden hoe bestanden de verschillende bedrijfsprocessen doorlopen, zoals beoordeling of goedkeuring. U kunt een werkstroom gebruiken om het goedkeuringsproces te beheren wanneer primaire versies worden ingecheckt.

Standaard moet u in een bibliotheek waarin zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden, een primaire versie van een bestand publiceren voordat het kan worden goedgekeurd. Secundaire versies worden als concepten beschouwd die nog in ontwikkeling zijn en worden daarom niet weergegeven als items die wachten op goedkeuring.

Stel bijvoorbeeld dat een reisbureau een documentbibliotheek gebruikt om bestanden te beheren. Terwijl de teamleden een nieuw verkoopplan ontwikkelen, houden zij secundaire versies van de bestanden bij. Als zij een fout maken, kunnen zij de huidige versie vervangen door een vorige versie. Als het verkoopplan voltooid is, maken zij een primaire versie, waarna ze deze versie publiceren voor goedkeuring door de juridische afdeling en de manager. Nadat het bestand is goedgekeurd, kunnen ook de andere werknemers van het bedrijf het plan bekijken.

Standaard is een item of bestand met de status In behandeling alleen zichtbaar voor de maker en voor degenen die gemachtigd zijn om items goed te keuren. Als u wilt dat andere groepen gebruikers zulke items of bestanden ook kunnen zien, kunt u dat opgeven.

Als goedkeuring van de inhoud vereist is, zien degenen die gemachtigd zijn om inhoud te lezen maar die niet gemachtigd zijn om concepten te bekijken, de laatste goedgekeurde of primaire versie van het lijstitem of het bestand. Als in een bibliotheek primaire en secundaire versies worden bijgehouden en er nog geen primaire versie is gepubliceerd, is het bestand niet zichtbaar voor degenen die niet gemachtigd zijn om concepten te bekijken.

Hoe versiebeheer werkt bij het uitchecken van bestanden

Bij het uitchecken van bestanden wordt het meeste uit versiebeheer gehaald. Als u een bestand uitcheckt, wordt er alleen een versie gemaakt als u het bestand weer incheckt, zodat u precies kunt aangeven wanneer er een versie moet worden gemaakt. Als uitchecken niet vereist is, wordt er een versie gemaakt als u het bestand voor de eerste keer opslaat, en wordt deze versie vervolgens bijgewerkt als u het bestand sluit. Als u het bestand opent en opnieuw opslaat, wordt er een nieuwe versie gemaakt. Soms wilt u echter niet dat er meerdere versies worden gemaakt, bijvoorbeeld als u een bestand moet sluiten om een vergadering bij te wonen voordat u het bestand hebt voltooid.

Als uitchecken vereist is, kunt u geen bestand toevoegen of wijzigen, of de eigenschappen van een bestand wijzigen voordat het bestand is uitgecheckt. Als u het bestand incheckt, wordt u eraan herinnerd dat u opmerkingen over de wijzigingen kunt toevoegen, zodat er een overzichtelijke versiegeschiedenis ontstaat.