Met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 kunt u als site-eigenaar mogelijkheden voor het ontvangen van inkomende e-mail inbouwen in uw sites. Met deze nieuwe functie kunnen teams e-mailberichten verzamelen in SharePoint-lijsten en -bibliotheken. Hierdoor kunnen teamleden e-mailberichten die zij aan andere leden verzenden, archiveren zonder dat zij als extra stap de SharePoint-site hoeven te openen en de inhoud van het e-mailbericht hoeven te uploaden. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat aan de meeste typen lijsten en bibliotheken in Windows SharePoint Services 3.0 een uniek e-mailadres kan worden toegewezen. Siteleden die een e-mailbericht verzenden, kunnen de e-mailadressen van deze lijsten opnemen in de vakken Aan en CC van hun e-mailclienttoepassing of het bericht verzenden aan een distributielijst waarin naast de e-mailadressen van andere siteleden ook de e-mailadressen van deze lijsten zijn opgenomen.

Op het niveau van de webtoepassing wordt e-mailondersteuning ingeschakeld in Centraal beheer. Als e-mailondersteuning is ingeschakeld op dit niveau, wordt deze ondersteuning standaard ook ingeschakeld op het niveau van de siteverzameling. Op dat niveau kan de ondersteuning echter worden uitgeschakeld door een eigenaar van de site op het hoogste niveau. Voor nieuwe sites die worden gemaakt in een siteverzameling waarvoor e-mailondersteuning is ingeschakeld, wordt de ondersteuning standaard ook ingeschakeld. Als u een subsite maakt, bepalen de instellingen die u daarbij selecteert of e-mailondersteuning standaard is ingeschakeld voor de lijsten van de subsite. Als een gebruiker met machtigingen voor het maken van lijsten een lijst maakt in een site waarvoor e-mailondersteuning is ingeschakeld, kan ook een e-mailadres voor de lijst opgeven.

Opmerking Een site-eigenaar op het hoogste niveau kan inkomende e-mail voor een volledige siteverzameling in- en uitschakelen door te klikken op de koppeling E-mail onder Beheer van de siteverzameling op de pagina Site-instellingen. Als e-mailondersteuning is uitgeschakeld op het niveau van de webtoepassing, is de koppeling E-mail niet beschikbaar op de pagina Site-instellingen voor de site op het hoogste niveau.

Als inkomende e-mail is ingeschakeld in Centraal beheer en op het niveau van de siteverzameling, kunt u e-mailondersteuning inschakelen en configureren voor de volgende typen lijsten en bibliotheken in uw sites: documentbibliotheken, afbeeldingsbibliotheken, formulierenbibliotheken, lijsten met aankondigingen, agendalijsten, weblogs en discussieborden. U kunt geen inhoud aan lijsten in vergaderwerkruimten toevoegen door e-mail te verzenden.

Inkomende e-mail: voorbeelden uit de praktijk

Overzicht van het maken van sites

E-mailhandlers

Beveiligingsoverwegingen

E-mail omleiden via een andere server

Inkomende e-mail: voorbeelden uit de praktijk

Met inkomende e-mail kunnen teams effectiever en efficiënter communiceren. Hier volgen enkele voorbeelden hoe teams met inkomende e-mail op een SharePoint-site hun communicatie kunnen stroomlijnen en verbeteren:

De e-mailberichten van het team archiveren  Een sitelid dat bij een nieuw team is ingedeeld, opent de site en ziet de meest recente discussies. Dit kunnen directe berichten zijn van leden en inhoud die naar het discussiebord is gestuurd vanaf een e-mailclient, zoals Microsoft Office Outlook. Het sitelid kan ook de belangrijkste actie-items en taken voor het team opzoeken en gerelateerde koppelingen in de discussies volgen om zich een zo compleet mogelijk beeld van alle lopende zaken te vormen.

Als een sitelid een e-mailbericht beantwoordt en daarbij het e-mailadres van de lijst opneemt, wordt het antwoord gearchiveerd naar het discussiebord en gekoppeld aan het gearchiveerde oorspronkelijke e-mailbericht. Op deze manier kunnen siteleden die deze gearchiveerde informatie op de SharePoint-site bekijken, de informatie die aan een bepaalde e-mailthread is gerelateerd, snel overzien.

Een gebruikersgemeenschap maken  De eigenaar van een site maakt een nieuwe distributielijst voor de gemeenschap fietsers binnen het bedrijf. Een gebruiker gaat naar de introductiesite van het bedrijf en klikt op de koppeling voor de gebruikersgemeenschap. De gebruiker volgt een korte wizard waarin de naam van de distributielijst, een beschrijving van de SharePoint-site voor de gemeenschap en een eerste lijst van leden van de gemeenschap worden opgegeven. Vervolgens wordt de gebruiker naar de site van de nieuwe gebruikersgemeenschap geleid.

Een centraal punt voor informatie-uitwisseling maken   Een sitelid gaat naar de sectie voor gebruikersgemeenschappen van de introductiesite van het bedrijf en stelt een vraag via de zoekfunctie van de site. Binnen een seconde verschijnt een treffer waarin de fietsersgemeenschap wordt vermeld. Het sitelid klikt op de koppeling in het antwoord en wordt naar de introductiepagina van de site van de gebruikersgemeenschap geleid. In de lijst met veelgestelde vragen komt een item met een overzicht van fietswinkels voor. Geen van de genoemde fietswinkels is in de buurt. Het sitelid verzendt een e-mailbericht aan de gemeenschap over lokale fietswinkels. Een lid van de gebruikersgemeenschap stuurt een antwoord met de gegevens van een goede fietswinkel in de buurt.

Technische ondersteuning bieden en ontvangen   Het sitelid gaat naar de introductiesite, zoekt naar de vermelding voor technische ondersteuning en klikt op de koppeling om een nieuw e-mailbericht te maken. Als het bericht is verzonden, ontvangt het sitelid een nummer waarmee de status van het verzoek om technische ondersteuning kan worden gevolgd. Het sitelid wordt automatisch geabonneerd op het verzoek om technische ondersteuning en ontvangt daardoor telkens als de status van het verzoek wordt gewijzigd, een melding. Het sitelid ontvangt snel antwoord omdat het verzoek rechtstreeks naar de juiste persoon wordt geleid, op basis van de informatie op het formulier. Als u dit scenario volledig wilt implementeren, moet u wel aangepaste programmacode schrijven. Windows SharePoint Services 3.0 biedt niet automatisch nummers voor het bijhouden van bijvoorbeeld statussen of berichtroutering op basis van gegevens in een formulier.

Overzicht van het maken van sites

Voor alle nieuwe subsites die worden gemaakt in een siteverzameling waarvoor e-mailondersteuning is ingeschakeld, wordt automatisch ook e-mailondersteuning ingeschakeld. Als u bij het maken van een site een bestaande groep gebruikt, wordt de distributielijst van de bovenliggende site (indien beschikbaar) gekoppeld aan de nieuwe site.

Opmerking Distributielijsten zijn alleen beschikbaar als de SharePoint Directory Management-service is ingeschakeld in Centraal beheer.

• Als de SharePoint Directory Management-service is ingeschakeld in Centraal beheer, kunt u een distributielijst voor e-mail maken en een e-mailadres opgeven voor deze nieuwe lijst.
• Alle siteleden die u toevoegt aan de nieuwe groep, worden opgenomen in de groep Leden van de team site. Als de SharePoint Directory Management-service is ingeschakeld in Centraal beheer, worden deze siteleden automatisch toegevoegd aan een distributielijst die wordt gesynchroniseerd met de groep Leden. Wijzigingen die op een van beide plaatsen worden aangebracht, worden automatisch doorgevoerd op de andere plaats.
• Als de SharePoint Directory Management-service is ingeschakeld in Centraal beheer, wordt e-mailondersteuning ingeschakeld voor het discussiebord en de agenda van de team site en worden automatisch e-mailadressen hieraan toegewezen. Deze e-mailadressen worden automatisch toegevoegd aan de distributielijst van het team.

Opmerking Standaard hebben de e-mailadressen voor deze twee lijsten de volgende notatie: groepsadres.Discussies en groepsadres.Agenda.

Als u e-mailadressen voor het discussiebord en de agenda opneemt in de distributielijst, worden alle e-mailberichten en uitnodigingen voor vergaderingen die aan de deze distributielijst zijn verzonden op de team site gearchiveerd.

E-mailhandlers

In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 wordt met e-mailhandlers inkomende e-mail naar een lijst in de SharePoint-site geleid. Deze inkomende e-mail kan van vrijwel alle e-mailclients afkomstig zijn. Aan elke lijst waarvoor e-mailondersteuning is ingeschakeld, wordt een uniek e-mailadres gekoppeld. Elke e-mailhandler is gekoppeld aan een bepaald type lijst.

Windows SharePoint Services 3.0 biedt ingebouwde e-mailhandlers voor de volgende typen lijsten: discussieborden, lijsten met aankondigingen, agenda's, documentbibliotheken, afbeeldingsbibliotheken, formulierenbibliotheken en weblogs. Als u e-mailondersteuning inschakelt voor een van deze typen lijsten, worden standaard de e-mailhandlers van Windows SharePoint Services 3.0 gebruikt. E-mailhandlers voeren de volgende functies uit: inkomende e-mailberichten parseren, veldtoewijzing voor de berichten uitvoeren en, afhankelijk van de configuratie-instellingen, de berichten en bijlagen archiveren in de lijst die is gekoppeld aan het e-mailadres waaraan de berichten worden verzonden.

De volgende velden in e-mailberichten worden aan de lijst toegewezen: E-mailafzender, E-mail aan, E-mail CC, E-mailonderwerp, Hoofdtekst en Bijlagen.

Opmerking Als u andere veldtoewijzingen wilt gebruiken dan de toewijzingen van de ingebouwde e-mailhandlers, kunt u in plaats van deze handlers een aangepaste handler gebruiken. Hiervoor moet een ontwikkelaar de aangepaste e-mailhandler schrijven en moet de serverbeheerder deze als gebeurtenishandler implementeren.

Bij het inschakelen en configureren van e-mailondersteuning voor een lijst kan de site-eigenaar een aantal opties instellen. U kunt bijvoorbeeld opgeven of oorspronkelijke e-mailberichten worden opgeslagen als EML-bestanden, of bijlagen worden gearchiveerd en of uitnodigingen voor vergaderingen worden gearchiveerd in de lijst die u configureert. De beschikbare opties zijn niet voor alle typen lijsten dezelfde.

Beveiligingsoverwegingen

Bij de configuratie van de e-mailbeveiligingsinstellingen voor een bepaalde lijst of bibliotheek kunt u opgeven of alleen gebruikers die naar de lijst kunnen schrijven of alle gebruikers e-mail naar de lijst kunnen archiveren. Als u e-mailberichten van alle afzenders archiveert, kan iedereen naar de lijst of bibliotheek schrijven. Ook niet-geverifieerde gebruikers kunnen in dat geval naar de bibliotheek schrijven. Dit vormt een mogelijk beveiligingsrisico en u moet deze optie dan ook zorgvuldig overwegen.

E-mail omleiden via een andere server

Hoewel het adres van de server voor inkomende e-mail wordt geconfigureerd in Centraal beheer, is het nuttig als u weet of inkomende e-mail wordt omgeleid via een andere e-mailserver of rechtstreeks wordt verzonden naar de server waarop Windows SharePoint Services 3.0 wordt uitgevoerd. Neem contact op met de centrale beheerder als u niet weet welke optie in uw geval wordt gebruikt.

Als u e-mail omleidt via een andere e-mailserver, zoals Microsoft Exchange Server, zijn de belangrijkste voordelen daarvan de volgende:

Gebruikersverificatie  Met de SMTP-service kunnen de gebruikers die e-mail naar uw site verzenden, niet worden geverifieerd. Met een Exchange-server kunnen zij wel worden geverifieerd. Alleen als als de e-mail wordt verzonden via een Exchange-server, kan de serverbeheerder in Centraal beheer opgeven dat alleen e-mail van geverifieerde gebruikers wordt geaccepteerd.

Filteren op ongewenste e-mail  Op Exchange-servers kan worden gefilterd op ongewenste e-mail, waardoor ongevraagde commerciële e-mail wordt verwijderd voordat deze wordt doorgestuurd naar de bestemming, in dit geval de server waarop Windows SharePoint Services 3.0 wordt uitgevoerd. U kunt ongewenste e-mail ook beperken door alleen leden van de team site toe te staan e-mail te archiveren in de lijsten waarvoor u hen schrijfmachtigingen hebt verleend.

Beveiliging tegen virussen  Voor e-mail die via de Exchange-server wordt omgeleid bieden Exchange-servers beveiliging tegen virussen.