U kunt inhoud, zoals e-maildiscussies, documenten, afbeeldingen en agenda-items toevoegen aan een Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-site door de inhoud via e-mail te verzenden naar de site. Als de lijst of bibliotheek is ingesteld op het ontvangen van e-mail, is dit mogelijk een handige methode.

Overzicht

Welke lijsten en bibliotheken kunnen e-mail ontvangen?

Meer te weten komen over de e-mailinstellingen van een lijst of bibliotheek

E-mail verzenden naar een lijst of bibliotheek

Overzicht

Stel dat u een document wilt verzenden naar uw team en het wilt toevoegen aan de documentbibliotheek van uw team. U kunt beide taken tegelijk uitvoeren in plaats van eerst het e-mailbericht te verzenden en vervolgens over te schakelen naar Windows SharePoint Services 3.0 om het document toe te voegen aan de site.

U verzendt documenten, discussies en andere inhoud via e-mail.

De inhoud wordt toegevoegd aan lijsten en bibliotheken.

Het toevoegen van items aan een Windows SharePoint Services 3.0-site via e-mail is vergelijkbaar met het verzenden van een normaal e-mailbericht aan een collega of groep. Een lijst die is ingesteld op het ontvangen van e-mail heeft een eigen adres. U hoeft alleen maar dit adres in het vak Aan of CC van het bericht te plaatsen.

Welke lijsten en bibliotheken kunnen e-mail ontvangen?

Standaard kunnen de volgende lijsten en bibliotheken in Windows SharePoint Services 3.0 worden ingesteld op het ontvangen van e-mail:

• Discussieborden   U kunt de e-maildiscussies van uw team in op één plaats vastleggen zodat u gemakkelijker bladert naar en zoekt in de berichten en gerelateerde bestanden.
• Aankondigingen   Wanneer u aankondigingen verzendt naar uw team, kunt u e-mail gebruiken om de aankondigingen automatisch toe te voegen aan de lijst Aankondigingen op uw Windows SharePoint Services 3.0-site.
• Agenda's   Agenda-items zoals vergaderverzoeken die door uw groep per e-mail worden verzonden, kunnen ook worden verzonden naar uw agenda op een Windows SharePoint Services 3.0-site. Als voor uw Windows SharePoint Services 3.0-agenda het ontvangen van e-mail is ingeschakeld, kunt u alle agenda-items tegelijk weergeven, evenals de items die u hebt toegevoegd aan de agenda van uw team op de site en de items die mensen via e-mail hebben verzonden.

  Opmerking U kunt een agenda-item verzenden naar een Windows SharePoint Services 3.0-site als uw e-mailtoepassing compatibel is met Windows SharePoint Services of de iCalendar-indeling ondersteunt, een indeling die wordt gebruikt door veel e-mailtoepassingen die verzenden van e-mail via internet ondersteunen.

• Documentbibliotheken   U kunt documenten als e-mailbijlagen verzenden naar een documentbibliotheek die is ingesteld op het ontvangen van e-mail. Het is niet nodig dat u overschakelt naar Windows SharePoint Services 3.0 om naar het document te zoeken en dit vervolgens aan de bibliotheek toe te voegen. Bovendien kunt u bepalen hoe via e-mail verzonden versies van een document worden verwerkt.
• Afbeeldingsbibliotheken   U kunt afbeeldingen als e-mailbijlagen verzenden naar een afbeeldingsbibliotheek die is ingesteld op de ontvangst van e-mail. Als u bijvoorbeeld afbeeldingen betreffende de introductie van een product verzendt naar een collega terwijl u niet op kantoor bent, hoeft u niet tevens de afbeeldingsbibliotheek te openen om de afbeeldingen te uploaden. In plaats daarvan kunt u het e-mailadres van de bibliotheek in uw bericht plaatsen.
• Formulierbibliotheken   U kunt een ingevuld formulier indienen, zoals voor afwezigheidsregistratie of een onkostendeclaratie, door het formulier in een e-mailbericht te verzenden naar een formulierbibliotheek.
• Weblogs   U kunt informatie via e-mail posten naar een bloglijst (webloglijst). Als u e-mail gebruikt, kunt u geen opmerkingen posten naar een blogbericht.

Neem contact op met de eigenaar of beheerder van de site als u wilt weten of voor uw lijsten het ontvangen van e-mail is ingeschakeld of als u de e-mailadressen van de lijsten wilt ontvangen.

Opmerkingen

• Sommige lijsten, zoals aankondigingen en discussies, kunnen worden ingesteld op het ontvangen van vergaderverzoeken. In deze lijsten wordt alleen de tekst van het vergaderverzoek opgeslagen. Een vergaderverzoek dat in kalenderindeling moet worden opgeslagen, verzendt u naar een kalenderlijst.
• Uw organisatie kan ook voor andere lijsten en bibliotheken het ontvangen van e-mail inschakelen. Neem voor meer informatie contact op met de beheerder.
• U kunt geen inhoud toevoegen aan lijsten op sites voor vergaderwerkruimten door e-mail te verzenden.

Meer te weten komen over e-mailinstellingen van een lijst of bibliotheek

Voordat u e-mail kunt verzenden naar een lijst of bibliotheek, moet u weten of de lijst of bibliotheek is ingesteld op het ontvangen van e-mail en moet u het adres vragen aan degene die de lijst of bibliotheek heeft ingesteld. Voer een of meer van de volgende handelingen uit:

• Het is mogelijk dat in uw geval het e-mailadres van de lijst of bibliotheek in het adresboek van uw e-mailtoepassing wordt weergegeven. Als dat niet zo is, moet u het adres vragen aan degene die de lijst of bibliotheek heeft ingesteld. Vervolgens kunt u het adres toevoegen aan de persoonlijke lijst met contactpersonen van de e-mailtoepassing zodat u het later gemakkelijk kunt vinden.
• De site-eigenaar heeft het e-mailadres mogelijk toegevoegd aan de beschrijving van de lijst of bibliotheek. De beschrijving wordt net onder de titel weergegeven.
• Als het e-mailadres van de lijst of bibliotheek niet in de beschrijving wordt vermeld, kunt u de volgende procedure gebruiken om de e-mailinstellingen voor de lijst of bibliotheek te bekijken, mits u de juiste machtigingen hebt om de instellingen te bekijken:
  1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

     Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:
     • Klik op Lijstinstellingen in het menu Instellingen of op instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.
     • Klik op een weblogsite onder Beheerkoppelingen op Berichten beheren om de lijst berichten weer te geven. Klik op Lijstinstellingen in het menu Instellingen.
  3. Als de lijst of bibliotheek is ingesteld voor het ontvangen van e-mail, wordt het adres weergegeven onder Informatie weergeven naast E-mailadres.
• Uw groep heeft mogelijk ook een eigen e-maillijst, een SharePoint-groep(SharePoint-groep: een groep gebruikers die op een SharePoint-site kan worden gemaakt om de machtigingen voor de site te beheren en een e-maildistributielijst te maken voor gebruikers van de site. Een groep kan worden gebruikt voor verschillende sites in een bepaalde siteverzameling.) genaamd, zodat leden van de groep elkaar e-mailberichten kunnen zenden. Het adres van de SharePoint-groep kan de adressen bevatten van de lijsten of bibliotheken zodat items automatisch worden toegevoegd aan uw Windows SharePoint Services 3.0-site wanneer u berichten verzendt naar leden van de SharePoint-groep. U kunt bijvoorbeeld een contract als bijlage verzenden naar de SharePoint-groep van uw team, waarmee het contract ook wordt toegevoegd aan de documentbibliotheek van uw team.

  Als het adres van de SharePoint-groep niet wordt weergegeven in uw adresboek, moet u het adres vragen aan de site-eigenaar en toevoegen aan uw lijst met contactpersonen zodat u het adres later gemakkelijk kunt vinden.

Opmerking Afhankelijk van de manier waarop de beheerder de lijst of bibliotheek heeft ingesteld, zijn er mogelijk beperkingen voor gebruikers die e-mail willen insturen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat door de lijst of bibliotheek alleen items worden geaccepteerd van gebruikers die lid zijn van uw site of dat er aanvullende beperkingen gelden. Neem voor meer informatie contact op met de eigenaar of beheerder van de site.

TipAls u een e-mailbericht verzendt naar iemand maar tevens het item wilt toevoegen aan een lijst of bibliotheek, plaatst u het e-mailadres van de lijst of bibliotheek in het vak CC van het bericht.

E-mail verzenden naar een lijst of bibliotheek

1. Maak in uw e-mailprogramma het item dat u wilt verzenden op een van de volgende manieren:
   • Als u een discussie-item wilt verzenden of een item in een teamblog (weblog) wilt plaatsen, zet u de inhoud in het hoofdgedeelte van het bericht.
   • Als u een agenda-item wilt verzenden, verzendt u een vergaderverzoek of een afspraak vanuit uw programma voor e-mail of agendabeheer.
   • Als u een afbeelding, formulier of document wilt verzenden, voegt u dat item als bijlage aan uw bericht toe.
   • Als u een standaard-e-mailbericht of antwoord wilt verzenden, zet u de inhoud in het hoofdgedeelte van het bericht, zoals u dat gewend bent met normale e-mailberichten.
2. Plaats het adres van de lijst of bibliotheek in het vak Aan of CC.

   Als uw lijst al deel uitmaakt van een SharePoint-groep, kunt u inhoud toevoegen aan een lijst of bibliotheek door e-mail te verzenden naar de SharePoint-groep. Neem voor meer informatie contact op met de eigenaar of beheerder van de site.

3. Verzend het bericht. In de meeste e-mailprogramma's klikt u hiervoor op Verzenden.