U kunt IRM (Information Rights Management) op Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-sites gebruiken voor het beheren en beveiligen van bestanden die zijn gedownload van lijsten of bibliotheken.

Wat is IRM?

Hoe werkt IRM voor SharePoint-lijsten en -bibliotheken?

IRM toepassen op een lijst of bibliotheek

Wat is IRM?

Met IRM kunt u de acties beperken die gebruikers kunnen uitvoeren op bestanden die zijn gedownload van SharePoint-lijsten of -bibliotheken. Met IRM worden de gedownloade bestanden versleuteld en worden beperkingen gesteld aan de set gebruikers en programma's die deze bestanden mogen ontsleutelen. Met IRM kunnen ook de rechten worden beperkt van de gebruikers die de bestanden mogen lezen, zodat ze geen acties kunnen uitvoeren als het afdrukken van de bestanden of het kopiëren van tekst uit de bestanden.

U kunt IRM gebruiken voor lijsten of bibliotheken om het verspreiden van vertrouwelijke inhoud te voorkomen. Als u bijvoorbeeld een documentbibliotheek maakt waarin u informatie over toekomstige producten wilt delen met bepaalde marketingmedewerkers, kunt u IRM gebruiken om te voorkomen dat deze personen deze inhoud kunnen delen met andere werknemers van het bedrijf.

Op een Windows SharePoint Services 3.0-site past u IRM toe op een gehele lijst of bibliotheek en niet op afzonderlijke bestanden. Hierdoor kunt u gemakkelijker een consequent beveiligingsniveau garanderen voor een volledige set documenten of bestanden. IRM draagt zo bij aan het implementeren van bedrijfsbeleid voor gebruik en verspreiding van vertrouwelijke informatie.

Hoe IRM kan bijdragen aan beveiliging van inhoud

IRM draagt op de volgende manieren bij aan het beveiligen van vertrouwelijke inhoud:

• Er wordt voorkomen dat een geautoriseerde gebruiker de inhoud voor niet-geautoriseerd gebruik kan kopiëren, aanpassen, afdrukken, faxen of kopiëren en plakken.
• Er wordt voorkomen dat een geautoriseerde gebruiker de inhoud kan kopiëren met de functie voor het maken van schermafdrukken van Microsoft Windows.
• Er wordt voorkomen dat een niet-geautoriseerde gebruiker de inhoud kan weergeven die in een e-mailbericht wordt verzonden na te zijn gedownload van de server.
• Toegang tot inhoud wordt beperkt tot een opgegeven periode, waarna gebruikers hun referenties moeten bevestigen en de inhoud opnieuw moeten downloaden.
• Helpt bij het doorvoeren van bedrijfsbeleid voor gebruik en verspreiding van inhoud in uw organisatie.

Hoe IRM niet kan bijdragen aan beveiliging van inhoud

Met IRM kan vertrouwelijke inhoud niet worden beveiligd tegen de volgende gevaren:

• Wissen, diefstal, vastleggen of overdracht door kwaadwillende programma's, zoals Trojaanse paarden, programma's waarmee toetsaanslagen worden geregistreerd en bepaalde typen spyware.
• Verlies of beschadiging door acties van computervirussen.
• Handmatig kopiëren of opnieuw typen van inhoud die op een scherm wordt weergegeven.
• Digitaal fotograferen of filmen van inhoud die op een scherm wordt weergegeven.
• Kopiëren met behulp van programma's van derden voor het maken van schermafdrukken.
• Kopiëren van metagegevens van de inhoud (kolomwaarden) met behulp van programma's van derden voor het maken van schermafdrukken, of via kopiëren en plakken.

Hoe werkt IRM voor SharePoint-lijsten en -bibliotheken?

IRM-beveiliging wordt toegepast op bestanden op het niveau van de lijst of bibliotheek. Als u IRM inschakelt voor een lijst of bibliotheek, kunt u alle bestandstypen in die lijst of bibliotheek beveiligen waarvoor een beveiligingstoepassing is geïnstalleerd op alle front-endwebservers. Een beveiligingstoepassing is een programma waarmee de versleuteling en ontsleuteling wordt beheerd van IRM-beveiligde bestanden met een bepaalde bestandsindeling. Windows SharePoint Services 3.0 bevat voor geen enkele bestandsindeling beveiligingstoepassingen. Als uw organisatie IRM wil gaan gebruiken voor het beveiligen van bestanden in lijsten en bibliotheken, moet de serverbeheerder beveiligingstoepassingen installeren voor alle bestandsindelingen waarvoor u rechten wilt beheren.

Als IRM is ingeschakeld voor een bibliotheek, geldt de IRM-beveiliging voor alle bestanden in die bibliotheek. Als IRM is ingeschakeld voor een lijst, geldt de IRM-beveiliging alleen voor bestanden die zijn gekoppeld aan lijstitems en niet voor de lijstitems zelf.

Als mensen bestanden in een IRM-beveiligde lijst of bibliotheek downloaden, worden de bestanden versleuteld zodat ze alleen door geautoriseerde personen kunnen worden weergegeven. Elk IRM-beveiligd bestand bevat ook een uitgiftelicentie waarmee beperkingen worden opgelegd aan de mensen die het bestand weergeven. Dit zijn vaak beperkingen zoals een bestand instellen als Alleen-lezen, en het uitschakelen van het kopiëren van tekst, het opslaan van een lokale kopie of het afdrukken van een bestand. Clientprogramma's die bestandstypen met IRM-ondersteuning kunnen lezen, gebruiken de uitgiftelicentie in het IRM-bestand om deze beperkingen te implementeren. Op deze manier behoudt een IRM-beveiligd bestand de beperkingen ook nadat het is gedownload van de server.

De typen beperkingen die worden toegepast op een bestand nadat dit is gedownload van een lijst of bibliotheek, zijn gebaseerd op de machtigingen van de afzonderlijke gebruiker op de Windows SharePoint Services-site die het bestand bevat. In de volgende tabel wordt de relatie tussen de machtigingen op Windows SharePoint Services 3.0-sites en IRM-machtigingen weergegeven.

IRM toepassen op een lijst of bibliotheek

Voordat IRM kan worden ingeschakeld voor lijsten en bibliotheken, moet de Microsoft Windows Rights Management Services-client met Service Pack 2 worden geïnstalleerd op elke front-endwebserver voor uw SharePoint-site. Bovendien moet IRM zijn ingeschakeld in Centraal beheer voor uw site. Daarnaast moet een serverbeheerder beveiligingstoepassingen installeren op alle front-endwebservers voor alle bestandstypen die mensen binnen uw organisatie willen beveiligen met IRM.

Als u IRM wilt toepassen op een lijst of bibliotheek, moet u ten minste de machtiging Ontwerpen hebben voor die lijst of bibliotheek.

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

   Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

3. Klik onder Machtigingen en beheer op Information Rights Management.

   Opmerking Als de koppeling Information Rights Management niet wordt weergegeven, is IRM mogelijk niet ingeschakeld voor uw site. Vraag de serverbeheerder om IRM in te schakelen. De koppeling Information Rights Management wordt niet weergegeven voor afbeeldingsbibliotheken.

4. Schakel op de pagina Instellingen voor Information Rights Management het selectievakje Machtiging beperken voor bestanden in deze bibliotheek bij downloaden in als u beperkte machtigingen wilt toepassen op documenten die worden gedownload van deze lijst of bibliotheek.
5. Typ onder Naam van machtigingsbeleid een beschrijvende naam waaraan u dit beleid later kunt herkennen.

   U kunt bijvoorbeeld Bedrijf - vertrouwelijk typen als u beperkte machtigingen toepast op een lijst of bibliotheek voor vertrouwelijke bedrijfsdocumenten.

6. Typ onder Beschrijving van machtigingsbeleid een beschrijving die wordt weergegeven voor mensen die deze lijst of bibliotheek gebruiken en waarin wordt uitgelegd hoe ze moeten omgaan met de documenten in deze lijst of bibliotheek.

   U kunt bijvoorbeeld Bespreek de inhoud van dit document alleen met andere werknemers typen als u toegang tot de informatie in deze documenten wilt beperken tot interne werknemers.

7. Ga op een van de volgende manieren te werk als u aanvullende beperkingen wilt toepassen op de documenten in deze lijst of bibliotheek.

   Als u dit wilt doen	Gaat u als volgt te werk
   Mensen toestaan documenten uit deze lijst of bibliotheek af te drukken	Schakel het selectievakje Gebruikers mogen documenten afdrukken in.
   Mensen die ten minste beschikken over de machtiging Items weergeven, toestaan ingesloten code of macro's uit te voeren in een document	Schakel het selectievakje Gebruikers de toegang tot inhoud via een programma toestaan in. Opmerking Als u deze optie selecteert, kunnen gebruikers code uitvoeren om de inhoud van een document op te halen.
   Mensen moeten hun referenties met een bepaalde regelmaat verifiëren. Selecteer deze optie als u de toegang tot inhoud wilt beperken tot een bepaalde periode. Als u deze optie selecteert, verlopen de uitgiftelicenties voor mensen voor toegang tot de inhoud na het opgegeven aantal dagen en moeten mensen terug naar de server om hun referenties te verifiëren en een nieuw exemplaar te downloaden.	Schakel het selectievakje Gebruikers moeten hun referenties verifiëren, elke in en geef het aantal dagen op waarin het document mag worden weergegeven.
   Voorkomen dat mensen documenten zonder IRM-ondersteuning naar deze lijst of bibliotheek uploaden. Als u deze optie selecteert, kunnen mensen de volgende typen bestanden niet uploaden: Bestandstypen waarvoor geen IRM-beveiligingstoepassingen zijn geïnstalleerd op alle front-endwebservers. Bestandstypen die niet kunnen worden ontsleuteld in Windows SharePoint Services 3.0. Bestandstypen met IRM-beveiliging in een ander programma.	Schakel het selectievakje Gebruikers niet toestaan om documenten te uploaden die IRM niet ondersteunen in.
   Beperkte machtigingen op een specifieke datum uit deze lijst of bibliotheek verwijderen	Schakel het selectievakje Toegangsbeperkingen voor documenten in deze bibliotheek opheffen op in en geef de gewenste datum op.

8. Als u alle gewenste opties hebt geselecteerd, klikt u op OK.