Wanneer u een site maakt in Microsoft Windows SharePoint Services, worden er automatisch verschillende typen lijsten gemaakt. Tot deze standaardlijsten behoren onder andere een discussiebord en een kalenderlijst. U kunt de standaardlijsten op verschillende manieren wijzigen of u kunt aangepaste lijsten maken met kolommen naar keuze.

Als inkomende en uitgaande e-mail is toegestaan op de site, kunt u ook e-mailfuncties gebruiken voor lijsten. Sommige lijsten, zoals kalenders, aankondigingen, blogs en discussieborden, kunnen zodanig worden ingesteld dat mensen er inhoud aan kunnen toevoegen door een e-mailbericht te verzenden. Andere lijsten, zoals lijsten met taken en actie-items, kunnen zodanig worden ingesteld dat er e-mailberichten naar mensen worden verzonden wanneer items aan hen worden toegewezen.

Lijsten kunnen een grote verscheidenheid aan gegevenstypen bevatten, variërend van datums tot afbeeldingen of berekeningen die zijn uitgevoerd in andere kolommen.

Een lijst maken op basis van een lijstsjabloon

Een aangepaste lijst maken

Een kolom aan een lijst toevoegen

Een lijst maken op basis van een lijstsjabloon

In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 beschikt u over verschillende lijsttypen, zoals een kalender en een lijst met contactpersonen. De instellingen kunnen soms verschillen per lijsttype, maar u kunt altijd dezelfde basisprocedure gebruiken om een bepaald type lijst te maken. In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een lijst kunt maken op basis van een lijstsjabloon.

Opmerking Als u een lijst wilt maken, moet u zijn gemachtigd om de site te wijzigen waarop u de lijst wilt maken.

1. Klik op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens op Maken op de pagina Alle site-inhoud.

   TipIn de meeste gevallen kunt u het menu Siteacties gebruiken en deze stap overslaan.

2. Klik onder Communicatie of Bijhouden op het gewenste type lijst, zoals Contactpersonen of Kalender.

   Lijsttypen

   Welk type lijst u het beste kunt gebruiken, is afhankelijk van het type gegevens dat u met anderen wilt delen:

   • Aankondigingen  Gebruik een lijst met aankondigingen om nieuws en statusinformatie met anderen te delen en herinneringen te verzenden. Voor het opmaken van aankondigingen kunt u gebruikmaken van afbeeldingen, hyperlinks en opgemaakte tekst.
   • Contactpersonen  Gebruik een lijst met contactpersonen om informatie op te slaan over personen en groepen personen met wie u samenwerkt. Als u een e-mailprogramma of programma voor het beheer van contactpersonen gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u uw contactpersonen vanaf uw SharePoint-site weergeven en bijwerken in het andere programma. U kunt bijvoorbeeld een lijst van alle leveranciers van uw bedrijf bijwerken vanuit Office Outlook 2007. Met een lijst met contactpersonen kunt u de leden van uw site niet daadwerkelijk beheren, maar u kunt de lijst gebruiken om contactpersonen voor uw bedrijf, zoals een lijst met externe leveranciers, op te slaan en te delen.
   • Discussieborden  Gebruik een discussiebord om teamleden een centrale locatie te bieden waar ze teamdiscussies kunnen vastleggen en opslaan in een vorm die vergelijkbaar is met nieuwsgroepen. Als de beheerder op uw site lijsten heeft opengesteld voor het ontvangen van e-mailberichten, kunnen op discussieborden e-maildiscussies worden opgeslagen van de meeste gangbare e-mailprogramma's. U kunt bijvoorbeeld een speciaal discussiebord maken voor de release van een nieuw product van uw bedrijf. Als u een e-mailprogramma gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u het discussiebord weergeven en bijwerken terwijl u werkt in het andere programma.
   • Koppelingen  Gebruik een lijst met koppelingen als een centrale locatie voor koppelingen naar het web, het intranet van uw bedrijf en andere bronnen. U kunt bijvoorbeeld een lijst met koppelingen naar de websites van uw klanten maken.
   • Agenda  Gebruik een agenda voor alle teamgebeurtenissen en voor bijzondere dagen, zoals de vrije dagen en vakanties van uw bedrijf. Deze agenda is vergelijkbaar met een bureauagenda of wandkalender en geeft een overzichtelijk beeld van de teamgebeurtenissen, zoals vergaderingen, informele bijeenkomsten en bedrijfsuitstapjes. U kunt in de agenda ook mijlpalen bijhouden, zoals de datums van deadlines, productreleases of andere gebeurtenissen die niet met regelmatige tussenpozen plaatsvinden. Als u werkt met een e-mail- of agendaprogramma dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u uw agenda vanuit uw SharePoint-site bijwerken terwijl u werkt in het andere programma. U kunt bijvoorbeeld de belangrijke datums in uw agenda op de SharePoint-site vergelijken en bijwerken met datums uit uw Office Outlook 2007-agenda, door beide agenda's naast elkaar weer te geven of de ene agenda over de andere heen te leggen in Office Outlook 2007.
   • Taken  Gebruik een takenlijst om informatie bij te houden over projecten en andere taken voor uw groep. U kunt taken aan personen toewijzen, de status van taken bijhouden en nagaan welk percentage van een taak is voltooid terwijl de taak wordt uitgevoerd. Als u een e-mailprogramma of programma voor het beheer van taken gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u de taken vanaf uw SharePoint-site weergeven en bijwerken in het andere programma. U kunt bijvoorbeeld een takenlijst maken voor het budgetteringsproces van uw bedrijf en deze lijst samen met uw andere taken weergeven en bijwerken in Office Outlook 2007.
   • Projecttaken  Gebruik een projecttakenlijst als u informatie wilt bijhouden over projecten en andere taken voor uw groep, zoals in een takenlijst, maar als u daarnaast ook een Gantt-diagram met voortgangsbalken wilt weergeven. U kunt de status van taken bijhouden en nagaan welk percentage van een taak is voltooid terwijl de taak wordt uitgevoerd. Als u een e-mailprogramma of programma voor het beheer van taken gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u de taken vanaf uw SharePoint-site weergeven en bijwerken in uw andere programma. U kunt bijvoorbeeld een takenlijst op uw SharePoint-site maken om de hoeveelheid werk en de werkverdeling voor het maken van een handleiding in kaart te brengen. Vervolgens kunt u de voortgang van uw bedrijf bijhouden in Office Outlook 2007.
   • Problemen bijhouden  Gebruik een lijst voor het bijhouden van problemen om informatie op te slaan over specifieke problemen, zoals verzoeken om ondersteuning, en om de voortgang bij te houden bij het oplossen van deze problemen. U kunt problemen toewijzen, in categorieën onderbrengen en verwante problemen met elkaar verbinden. U kunt bijvoorbeeld een lijst voor het bijhouden van problemen maken om de problemen die binnenkomen bij de klantenservice, te beheren en de gekozen oplossingen te registreren. U kunt ook commentaar geven op problemen telkens wanneer u deze bewerkt en op die manier een geschiedenis van opmerkingen opbouwen zonder de oorspronkelijke beschrijving van het probleem te wijzigen. Een medewerker van de klantenservice kan bijvoorbeeld elke stap die wordt genomen om het probleem op te lossen en de resultaten daarvan in een lijst opnemen.
   • Enquête  Gebruik een enquête als u feedback of andere gegevens wilt verzamelen, bijvoorbeeld als u wilt onderzoeken of uw werknemers tevreden zijn of als u een quiz wilt houden. U kunt uw vragen en antwoorden op tal van manieren ontwerpen en een overzicht van de feedback weergeven. Als op uw computer een spreadsheet- of databaseprogramma is geïnstalleerd dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0 of Windows SharePoint Services 2.0, kunt u uw resultaten exporteren om deze verder te analyseren.
   • Aangepast  U kunt elke lijst aanpassen, maar u kunt ook beginnen met een aangepaste lijst en vervolgens alleen de instellingen die u opgeeft, aanpassen. U kunt ook een lijst maken die is gebaseerd op een spreadsheet, op voorwaarde dat u beschikt over een spreadsheetprogramma dat compatibel is met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 of Windows SharePoint Services 2.0, en Windows Internet Explorer en Microsoft Windows. U kunt bijvoorbeeld een lijst uit Microsoft Office Excel 2007 importeren die u hebt gemaakt om contracten met leveranciers op te slaan en te beheren.

3. Typ in het vak Naam een naam voor de lijst. De lijstnaam is vereist.

   De naam die boven aan de pagina met de lijst wordt weergegeven, gaat deel uitmaken van het webadres van de lijstpagina en wordt weergegeven in de navigatiehulpmiddelen waarmee gebruikers de lijst kunnen opzoeken en openen.

4. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. Deze beschrijving is niet verplicht.

   De beschrijving wordt in de meeste weergaven boven aan de lijst onder de naam van de lijst weergegeven. Als u van plan bent de lijst open te stellen voor inhoud die per e-mail wordt verzonden, kunt u het e-mailadres van de lijst aan de beschrijving toevoegen, zodat anderen het e-mailadres gemakkelijk kunnen vinden.

5. Als u een koppeling naar deze lijst wilt toevoegen op de balk Snelstarten, klikt u op Ja in de sectie Navigatie.
6. Als de sectie Binnenkomende e-mail wordt weergegeven, heeft de beheerder lijsten op uw site opengesteld voor inhoud die per e-mail wordt verzonden. Als u mensen de gelegenheid wilt bieden inhoud aan de lijst toe te voegen door e-mailberichten te verzenden, klikt u op Ja onder Deze lijst openstellen voor e-mail. Typ vervolgens in het vak E-mailadres het eerste deel van het adres dat gebruikers moeten gebruiken voor de lijst.

   Deze optie is mogelijk niet beschikbaar voor bepaalde typen lijsten.

7. Als ereen sectie E-mailmelding wordt weergegeven, betekent dit dat de beheerder de lijsten op de site zodanig heeft ingesteld dat er e-mailmeldingen worden verzonden wanneer lijstitems worden toegewezen. Als u wilt dat er e-mailberichten naar mensen worden verzonden wanneer een item aan hen wordt toegewezen, klikt u op Ja onder Een e-mail verzenden wanneer de eigenaar wordt toegewezen?.

   Deze optie is mogelijk niet beschikbaar voor alle lijsttypen.

8. Klik op Maken.

Opmerking Als inkomende e-mail is toegestaan voor de site, kunt u standaard inhoud toevoegen aan discussieborden, aankondigingen en kalenderlijsten door e-mailberichten te verzenden. Als uitgaande e-mail is toegestaan voor de site, kunnen er vanuit lijsten met taken, projecttaken en actie-items e-mailberichten worden verzonden wanneer items worden toegewezen aan bepaalde mensen. De beheerder kan ook andere lijsten toestaan met behulp van speciale hulpmiddelen zoals een e-mailhandler.

TipWanneer u een lijst maakt door een werkbladbestand te importeren, kunt u tijd besparen door de gegevens alvast in een werkbladindeling te zetten. U moet een werkbladprogramma gebruiken dat compatibel is met Microsoft Windows SharePoint Services, Microsoft Internet Explorer 5 en Microsoft Windows om een lijst te maken op basis van een werkblad.

Een aangepaste lijst maken

Een aangepaste lijst kan op dezelfde manier worden gemaakt als een standaardlijst, met het verschil dat de aangepaste lijst slechts enkele kolommen bevat, zoals Titel. Nadat u een aangepaste lijst hebt gemaakt, kunt u de benodigde kolommen toevoegen.

Opmerking Als u een lijst wilt maken, moet u zijn gemachtigd om de site te wijzigen waarop u de lijst wilt maken.

1. Klik op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens op Maken op de pagina Alle site-inhoud.

   TipIn de meeste gevallen kunt u het menu Siteacties gebruiken en deze stap overslaan.

2. Klik onder Aangepaste lijsten op Aangepaste lijst.
3. Typ in het vak Naam een naam voor de lijst. De lijstnaam is vereist.

   De naam die boven aan de pagina met de lijst wordt weergegeven, gaat deel uitmaken van het webadres van de lijstpagina en wordt weergegeven in de navigatiehulpmiddelen waarmee gebruikers de lijst kunnen opzoeken en openen.

4. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de lijst. Deze beschrijving is niet verplicht.

   De omschrijving wordt boven aan de lijst weergegeven, onder de naam van de lijst.

5. Als u een koppeling naar deze lijst wilt toevoegen op de balk Snelstarten, klikt u op Ja in de sectie Navigatie.
6. Klik op Maken.

TipU kunt ook een aangepaste lijst maken in een gegevensbladweergave of op basis van een werkblad. Dat is handig als u meerdere items tegelijk moet bijwerken. Voor de gegevensbladweergave hebt u een programma of besturingselement nodig dat compatibel is met Windows SharePoint Services (zoals Microsoft Office Professional 2007) en dat ActiveX-besturingselementen ondersteunt.

Een kolom aan een lijst toevoegen

Voor sommige lijsten zijn al kolommen ingesteld, maar u kunt deze wijzigen of nog kolommen toevoegen. Bij aangepaste lijsten kunt u zelf kolommen toevoegen aan de lijst.

Met behulp van kolommen kan uw groep gegevens indelen en bijhouden, bijvoorbeeld de naam van uw afdeling of een projectnummer. U kunt kiezen uit verschillende opties voor het kolomtype dat u maakt, bijvoorbeeld een enkele tekstregel, een vervolgkeuzelijst waarin u de opties aangeeft, een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen, of zelfs de naam en de foto van een persoon op de site.

Opmerking De volgende procedure begint vanuit de lijstpagina voor de lijst waaraan u de kolom wilt toevoegen. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan onder Snel starten. Als de naam van de lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op de naam van de lijst.

1. Klik in het menu Instellingen op Kolom maken.
2. Typ in de sectie Naam en type de naam die u in het vak Kolomnaam wilt weergeven.
3. Selecteer onder Het type informatie in deze kolom is het type informatie dat u in de kolom wilt weergeven.
4. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen in het vak Beschrijving een beschrijving om mensen duidelijk te maken wat het doel is van de kolom en welke gegevens de kolom moet bevatten. Deze beschrijving is optioneel.
5. Afhankelijk van het type kolom dat u hebt geselecteerd, worden er mogelijk meer opties in de sectie Aanvullende kolominstellingen weergegeven. Selecteer de gewenste extra instellingen.
6. U kunt de kolom toevoegen aan de standaardweergave, die mensen op uw site automatisch te zien krijgen wanneer ze voor de eerste keer een lijst of bibliotheek openen, door op Toevoegen aan standaardweergave te klikken.
7. Klik op OK.

Opmerking Nadat u een kolom hebt gemaakt, kunt u teruggaan en de instellingen van de kolom wijzigen. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat een kolom niet alleen een getal maar ook een valuta bevat. Als u de lijstinstellingen wilt bekijken of wijzigen, opent u de lijst en klikt u in het menu Instellingen op Lijstinstellingen.