Met een formulierbibliotheek(bibliotheek: een locatie op een SharePoint-site waar een verzameling bestanden wordt beheerd. In de bibliotheek kan informatie worden weergegeven over elk bestand, bijvoorbeeld door de gebruiker gedefinieerde eigenschappen.) kunt u makkelijk op XML gebaseerde formulieren delen en bijhouden voor het verzamelen van informatie. Zo kunt u bijvoorbeeld een formulierbibliotheek maken voor de formulieren met onkostendeclaraties van uw team.

Overzicht

Een formulierbibliotheek maken

De formuliersjabloon bewerken

Een aangepaste sjabloon opgeven

Overzicht

Een formulier is gebaseerd op een sjabloon. Stel dat u een sjabloon wilt maken voor de onkostendecIaraties van uw team. Elke onkostendeclaratie die wordt ingevuld is dan een formulier.

Het in te vullen formulier is een XML-bestand dat uitsluitend die gegevens bevat die in het formulier zijn ingevuld, zoals de declaratiedatum en het bedrag. Alle andere informatie voor de onkostendeclaratie wordt uit de formuliersjabloon gehaald. Nadat de declaraties zijn ingevuld, kunt u de formuliergegevens samenvoegen of exporteren om deze te analyseren.

In een formulierbibliotheek kunt u formulieren beheren met de functies voor goedkeuringen en het bijhouden van versies, op dezelfde manier als u doet voor het beheren van bestanden in andere bibliotheektypen. U kunt versies bijhouden, zodat u een versiegeschiedenis kunt bekijken en eventueel eerdere versies kunt herstellen. U kunt ook aangeven dat formulieren de status In behandeling houden totdat ze zijn goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd.

Een formulierbibliotheek is een praktische manier om alle formulieren op te slaan in één locatie, maar u kunt formulieren ook opslaan in andere bibliotheektypen, zoals documentbibliotheken. U kunt inhoudstypen gebruiken om formulieren beschikbaar te maken voor andere bibliotheken, zoals een documentbibliotheek van uw team. Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over inhoudstypen.

Een formulierbibliotheek bevat een tijdelijk bestand dat u moet vervangen door de sjabloon. U moet een ontwerpprogramma voor XML (zoals Microsoft Office InfoPath 2007) of een XML-editor die compatibel is met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 gebruiken om een sjabloon te maken of aan te passen.

Wanneer u een sjabloon naar een formulierbibliotheek publiceert, worden de kolommen van de bibliotheek gebaseerd op de kolommen van de sjabloon.

Het is mogelijk om andere bestandstypen op te slaan in formulierbibliotheken, maar het is handiger om te werken met XML-bestanden en de sjabloon aan te passen met een compatibel programma. U kunt gegevens uit de formulieren samenvoegen, en de koppen en velden uit de sjabloon worden als kolommen weergegeven in de formulierbibliotheek.

Opmerking Als u een formulierbibliotheek wilt maken, moet u gemachtigd zijn om lijsten te beheren op de site waarop u de formulierbibliotheek wilt maken.

Een formulierbibliotheek maken

In sommige formulierontwerpprogramma's voor XML, zoals Office InfoPath 2007, kunt u een bibliotheek maken op een SharePoint-site wanneer u een formuliersjabloon publiceert vanuit het ontwerpprogramma voor formulieren. Meestal slaat u eerst een exemplaar van de sjabloon op en publiceert u deze vervolgens naar de bibliotheek. Zie de Help bij het formulierontwerpprogramma voor XML voor meer informatie over het publiceren van formuliersjablonen.

Als de bibliotheek automatisch wordt gemaakt met het formulierontwerpprogramma, hoeft u deze procedure niet te volgen om de bibliotheek te maken vanuit Windows SharePoint Services 3.0. Nadat de bibliotheek is gemaakt, kunt u alle gewenste instellingen in de bibliotheek op de SharePoint-site wijzigen.

Sommige formulierontwerpprogramma's bevatten een optie waarmee een sjabloon naar een bestaande bibliotheek kan worden gepubliceerd. U kunt deze procedure gebruiken om een formulierbibliotheek te maken voordat u de sjabloon publiceert. Zo kunt u bijvoorbeeld eerst de bibliotheek maken, vervolgens de instellingen wijzigen en gebruikers en groepen toevoegen, en dan pas de formuliersjabloon publiceren.

1. Klik op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens op Maken op de pagina Alle site-inhoud.

   TipIn de meeste gevallen kunt u het menu Siteacties gebruiken en deze stap overslaan.

2. Klik op Formulierbibliotheek onder Bibliotheken.
3. Typ een naam voor de bibliotheek in het vak Naam. Dit veld is verplicht.

   De naam die boven aan de bibliotheekpagina wordt weergegeven, gaat deel uitmaken van het adres van de bibliotheekpagina en wordt weergegeven in de navigatiehulpmiddelen waarmee gebruikers de bibliotheek kunnen opzoeken en openen.

4. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving of doel van de bibliotheek. De beschrijving is optioneel.

   De beschrijving wordt boven aan de bibliotheekpagina onder de naam van de bibliotheek weergegeven. Als u van plan bent de bibliotheek open te stellen voor inhoud die per e-mail wordt verzonden, kunt u het e-mailadres van de bibliotheek aan de beschrijving toevoegen, zodat anderen de bibliotheek gemakkelijk kunnen vinden.

5. Als u een koppeling naar deze bibliotheek wilt toevoegen op de balk Snelstarten, controleert u of Ja is geselecteerd in de sectie Navigatie.
6. Als er een sectie Binnenkomende e-mail beschikbaar is, betekent dit dat de beheerder heeft ingesteld dat er per e-mail inhoud kan worden ontvangen in de site. Klik op Ja onder Wilt u dat deze documentbibliotheek e-mail kan ontvangen als u wilt dat andere gebruikers formulieren aan de formulierbibliotheek kunnen toevoegen door deze in e-mailberichten te verzenden. In het vak E-mailadres typt u vervolgens het eerste deel van het adres dat anderen kunnen gebruiken voor de formulierbibliotheek.
7. Klik op Ja in de sectie Versiegeschiedenis van Document als u wilt dat er een versie wordt gemaakt telkens wanneer er een bestand wordt ingecheckt in de formulierbibliotheek.

   U kunt later kiezen of u zowel primaire als secundaire versies wilt opslaan en hoeveel exemplaren u van elk van deze versies wilt bijhouden.

8. Selecteer in de sectie Documentsjabloon de formuliersjabloon die u wilt gebruiken voor alle formulieren in de bibliotheek.
9. Klik op Maken.

Opmerking Wanneer een gebruiker een formulier maakt, wordt dit standaard geopend in een programma voor het bewerken van formulieren dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, mits een dergelijk programma is geïnstalleerd op de vaste schijf van de gebruiker. Als er geen compatibel programma is geïnstalleerd, wordt het formulier geopend in een browser. U kunt ook opgeven dat het formulier altijd in een browser moet worden geopend door de geavanceerde instellingen van de bibliotheek te wijzigen.

De formuliersjabloon bewerken

In sommige XML-editors of formulierontwerpprogramma's voor XML die compatibel zijn met Windows SharePoint Services (zoals Office InfoPath 2007) wordt de formuliersjabloon bewerkt en gepubliceerd vanuit de XML-editor of het formulierontwerpprogramma.

In sommige formulierontwerpprogramma's moet u eerst een lokale versie van de sjabloon bewerken en kunt u deze pas daarna weer naar de bibliotheek publiceren vanuit het programma. Zie de Help bij het formulierontwerpprogramma voor XML voor meer informatie over het publiceren van formuliersjablonen.

U kunt de volgende procedure gebruiken als u geen lokaal exemplaar van de sjabloon hebt en u een exemplaar van de SharePoint-site moet halen. Soms wordt de sjabloon geopend als alleen-lezen, afhankelijk van het formulierontwerpprogramma. Eventueel moet u de gereviseerde sjabloon eerst op de vaste schijf opslaan en vervolgens opnieuw publiceren.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen voor Formulierbibliotheek.
3. Klik onder Algemene instellingen op Geavanceerde instellingen.
4. Ga naar de sectie Documentsjabloon en klik onder het vak URL van sjabloon op Sjabloon bewerken.
5. De sjabloon wordt geopend in een XML-editor of een formulierontwerpprogramma voor XML dat compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals Office InfoPath 2007.
6. Breng de gewenste wijzigingen aan en sla de sjabloon op.

   Soms moet u de sjabloon vanuit het ontwerpprogramma opnieuw publiceren naar de bibliotheek op de SharePoint-site. Dit is afhankelijk van het formulierontwerpprogramma dat u gebruikt.

7. Klik op OK onder aan de pagina Geavanceerde instellingen voor Formulierbibliotheek op de SharePoint-site.

Opmerking Als gebruikers op de site al formulieren hebben ingevuld die zijn gebaseerd op de oorspronkelijke sjabloon, moet u in overweging nemen in hoeverre die formulieren worden beïnvloed door eventuele wijzigingen in de sjabloon. Als u bijvoorbeeld een veld toevoegt dat verplicht moet worden ingevuld, kan dit fouten veroorzaken in de oorspronkelijke formulieren die al zijn ingevuld voordat dit veld werd toegevoegd.

Een aangepaste sjabloon opgeven

Gebruik een XML-editor of een formulierontwerpprogramma voor XML dat compatibel is met Windows SharePoint Services om een formuliersjabloon voor de formulierbibliotheek aan te passen. Soms moet u de sjabloon eerst aanpassen in het programma en kunt u deze pas daarna weer publiceren vanuit het programma. U brengt bijvoorbeeld wijzigingen aan in een lokaal exemplaar van een sjabloon in Office InfoPath 2007 en publiceert deze vervolgens opnieuw naar de SharePoint-site. U hoeft dan niet het pad naar een aangepaste sjabloon op te geven vanaf de SharePoint-site. Zie de Help bij het programma voor meer informatie.

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een aangepaste sjabloon kunt opgeven vanuit de SharePoint-site. Hiervoor moet u eerst de aangepaste sjabloon publiceren of kopiëren naar de map Formulieren van de bibliotheek en vervolgens de bibliotheek verwijzen naar de locatie van de sjabloon.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik in het menu Acties op Openen met Windows Verkenner.
3. Blader in Windows Verkenner naar de aangepaste sjabloon die u hebt gemaakt.
4. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en klik vervolgens op Kopiëren in het snelmenu.
5. Klik op de knop Vorige tot u bij de bibliotheek bent teruggekeerd en klik vervolgens op de map Formulieren om deze te openen.
6. Klik met de rechtermuisknop in een leeg gebied in het mapvenster en klik vervolgens op Plakken in het snelmenu.
7. Sluit Windows Verkenner en keer terug naar de bibliotheek op de site.
8. Klik in het menu Instellingen op Instellingen voor Formulierbibliotheek.
9. Klik onder Algemene instellingen op Geavanceerde instellingen.
10. Ga naar de sectie Documentsjabloon en typ het adres van de sjabloon die u wilt gebruiken in het vak URL van sjabloon. De locatie is het webadres van de sjabloon op de SharePoint-site, die samenhangt met de naam van de site. Als de sjabloon bijvoorbeeld Orders.xml heet, en u deze wilt toevoegen aan de map Formulieren van de bibliotheek met gedeelde documenten, typt u /Gedeelde documenten/Formulieren/Orders.xml in het vak URL van sjabloon.

Als de instellingen in de sectie Documentsjabloon niet beschikbaar zijn, is mogelijk de optie voor meerdere inhoudstypen ingeschakeld. Als u wilt zien of er meerdere inhoudstypen zijn ingeschakeld, gaat u naar de sectie Inhoudstypen en controleert u of Ja is geselecteerd onder Beheer van inhoudstypen toestaan?. Als dit het geval is, moet u de sjabloon voor het inhoudstype bewerken, mits u bent gemachtigd om de instellingen voor de bibliotheek te wijzigen.