U kunt een agenda gebruiken om teamgebeurtenissen bij te houden, zoals vergaderingen, sociale gebeurtenissen en gebeurtenissen die de hele dag duren. U kunt ook mijlpalen van uw team bijhouden die niet aan een specifieke tijdsinterval zijn gebonden, zoals deadlines of introductiedatums van een nieuw product.

Overzicht

De standaardagenda aanpassen

Een nieuwe agenda maken

Een gebeurtenis toevoegen vanaf een site

Een gebeurtenis toevoegen door een e-mail te verzenden

Overzicht

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 bevat een standaardagenda die u kunt aanpassen en bijwerken. Indien gewenst, kunt u ook aanvullende agenda's maken.

Er zijn verschillende weergaven voor agenda's.

Evenementen die de hele dag duren worden boven aan de agenda weergegeven op de overeenkomstige datum; andere gebeurtenissen worden gerangschikt op datum en tijd.

U kunt gebeurtenissen toevoegen aan een agenda op een Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-site, of zelfs vergaderverzoeken en bijlagen toevoegen aan een agenda door het verzenden van e-mailberichten. Als u een agendaprogramma gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals Microsoft Office Outlook 2007, kunt u de agenda op de site bekijken en bewerken vanuit het agendaprogramma.

Met agenda's kunt u uw planning beheren en bekijken per dag, per week of per maand. Elk van deze weergaven kunt u gebruiken als standaardweergave voor de site, of u kunt aangepaste weergaven maken. U kunt verder bladeren en terugbladeren binnen de weergave, bijvoorbeeld als u de volgende maand wilt bekijken.

U kunt ook een raster gebruiken om makkelijk in de agenda te bladeren. Als u bijvoorbeeld een bijeenkomst bekijkt die is gepland voor mei 2008 en vervolgens een mogelijke datum wilt bepalen voor de bijeenkomst van het daaropvolgende jaar, kunt u snel verder bladeren naar mei 2009.

De procedure voor het bijwerken van de agenda is dezelfde als de procedure die u gebruikt om de updates voor andere lijsten te beheren. U kunt goedkeuring vereisen voor de items die in een agenda worden gezet en beheren welke groepen gebruikers de gebeurtenissen mogen zien voordat deze worden goedgekeurd. Ook kunt u de versies van agenda-items bijhouden, zodat u kunt zien wat er is gewijzigd en eerdere versies kunt herstellen.

De standaardagenda aanpassen

Wanneer u een nieuwe site maakt, wordt er voor u een agenda gemaakt in Windows SharePoint Services 3.0. Als u de agenda niet wilt aanpassen, kunnen u en uw team meteen beginnen met het toevoegen van gebeurtenissen aan de agenda door de stappen uit te voeren die worden beschreven in dit artikel. U kunt de agenda echter ook aanpassen door de naam en andere instellingen te wijzigen. Als u dit wilt doen, moet u zijn gemachtigd om het ontwerp van de lijsten op de site te wijzigen.

1. Klik onder Snel starten op Agenda.

   Als Agenda niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op Agenda.

2. Als u de instellingen voor deze agenda wilt wijzigen, klikt u in het menu Instellingen op Lijstinstellingen.
3. Als u de titel en beschrijving wilt wijzigen, klikt u onder Algemene instellingen op Titel, beschrijving en navigatie en typt u vervolgens een andere titel en beschrijving.
4. Wijzig desgewenst ook andere instellingen en klik op Opslaan.
5. Ga terug naar de agenda door op de naam ervan te klikken in de bovenste navigatiebalk.

Een nieuwe agenda maken

1. Klik op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens op Maken op de pagina Alle site-inhoud.

   TipIn de meeste gevallen kunt u het menu Siteacties gebruiken en deze stap overslaan.

2. Klik onder Bijhouden op Agenda.
3. Typ een naam voor de agenda in het vak Naam. Dit veld is verplicht.

   De naam wordt weergegeven boven aan de agendapagina. De naam wordt ook opgenomen in de webadressen voor de agendapagina en wordt weergegeven in de de navigatie-elementen waarmee de gebruiker de agenda kan zoeken en openen.

4. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van het doel van de agenda. De beschrijving is optioneel.

   De beschrijving wordt in de meeste weergaven boven aan de agendapagina weergegeven, onder de naam van de agenda. Als u van plan bent om het ontvangen van inhoud per e-mail in te schakelen voor de lijst, kunt u het e-mailadres van de agenda toevoegen aan de beschrijving, zodat anderen het e-mailadres gemakkelijk kunnen vinden.

5. Klik op Ja in de sectie Navigatie als u een koppeling naar de agenda wilt toevoegen via Snel starten.
6. Als op de pagina Nieuw een sectie E-mail beschikbaar is, betekent dit dat de beheerder heeft ingesteld dat er per e-mail inhoud kan worden verzonden naar de site. Klik op Ja als u wilt dat andere gebruikers gebeurtenissen aan de agenda kunnen toevoegen door een e-mail te verzenden. In het vak E-mailadres typt u vervolgens het eerste deel van het adres dat anderen kunnen gebruiken voor de agenda.
7. Klik op Maken.

Een gebeurtenis toevoegen vanaf een site

Volg deze procedure om een gebeurtenis toe te voegen aan een agenda die u bekijkt vanuit een SharePoint-site.

1. Als de agenda nog niet is geopend, klikt u op de naam van de agenda onder Snel starten.

   Als de naam van de agenda niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op de naam van de agenda.

2. Klik in het menu Nieuw op Nieuw item.
3. Als u van het item een gebeurtenis wilt maken die de hele dag duurt (zodat het niet op een specifieke tijd in de agenda wordt opgenomen), schakelt u in de sectie Duurt hele dag het selectievakje Duurt hele dag zonder specifieke begin- of eindtijd in.
4. Als u van een gebeurtenis een terugkerende gebeurtenis wilt maken, bijvoorbeeld elke woensdag om 11:00 uur, schakelt u in de sectie Terugkeerpatroon het selectievakje Hiervan een terugkerende gebeurtenis maken in.
5. Geef desgewenst ook andere informatie op en klik op OK.

TipWanneer u een gebeurtenis maakt, kunt u tegelijkertijd een site voor vergaderwerkruimten(site voor vergaderwerkruimte: een website die gebaseerd is op de sjabloon voor een vergaderwerkruimte en wordt gebruikt voor het plannen, posten en gezamenlijk bewerken van materiaal voor vergaderingen en het na afloop evalueren van vergaderingen.) maken. Zie het gedeelte Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over sites voor vergaderwerkruimten.

Een gebeurtenis toevoegen door een e-mail te verzenden

Agenda's kunnen zo worden ingesteld dat gebruikers items aan de agenda kunnen toevoegen door het verzenden van e-mailberichten. Hiervoor moet het ontvangen van inhoud per e-mail zijn ingeschakeld voor de site. U kunt agenda-items verzenden vanuit agendaprogramma's of e-mailprogramma's die de iCalendar-indeling ondersteunen.

Voordat u een e-mail naar een agenda kunt verzenden, moet u eerst weten of de agenda is ingesteld op het ontvangen van e-mail en moet u het adres weten.

1. Ga op een van de volgende manieren te werk om het e-mailadres van de agenda te verkrijgen:
• Kijk in het adresboek van het e-mailprogramma. Als u het e-mailadres daar niet kunt vinden, moet u het opvragen bij degene die verantwoordelijk is voor de instellingen van de agenda. Vervolgens kunt u het adres toevoegen aan de lijst met contactpersonen van het e-mailprogramma zodat u het later gemakkelijk kunt terugvinden.
• Controleer de beschrijving van de agenda zoals weergegeven onder de titel van de agenda. Mogelijk heeft de site-eigenaar het e-mailadres toegevoegd aan de beschrijving van de agenda.
• Controleer de e-mailinstellingen voor de agenda (als het e-mailadres niet in de beschrijving wordt weergegeven en als u gemachtigd bent om de agenda-instellingen te bekijken):
  1. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam van de lijst op de balk Snelstarten.

     Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

  2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst.
  3. Als het ontvangen van e-mail is ingeschakeld voor de agenda, wordt het adres weergegeven onder Informatie weergeven naast E-mailadres.
• Gebruik het e-mailadres van uw SharePoint-groep om het agenda-item, zoals een vergaderverzoek of een afspraak, per e-mail te verzenden. Uw organisatie heeft mogelijk een eigen e-maillijst (een zogenaamde SharePoint-groep) waarmee leden van de groep e-mailberichten naar elkaar kunnen verzenden. Het adres van de SharePoint-groep kan het adres van de agenda bevatten, zodat de items automatisch aan de SharePoint-agenda worden toegevoegd wanneer u een vergaderverzoek verzendt naar de leden van de groep.
2. Als u een agenda-item wilt verzenden, moet u een vergaderverzoek of een afspraak verzenden vanuit uw e-mail- of agendaprogramma.

   Bij de instellingen voor agenda's kan ook het ontvangen van bijlagen bij de items per e-mail worden ingeschakeld. Als u een bijlage wilt toevoegen aan een lijstitem, moet u het bestand op de gebruikelijke manier bijvoegen bij het vergaderverzoek.

3. Typ het adres van de agenda in het vak Aan of CC van het vergaderverzoek. Als de agenda al is opgenomen in uw SharePoint-groep, typt u het e-mailadres van de SharePoint-groep in plaats van het adres van de agenda.
4. Verzend het bericht. In de meeste e-mailprogramma's klikt u hiervoor op Verzenden.

Opmerking Als u per e-mail een agenda-item naar een SharePoint-site verzendt, moet u het de deelnemers aan de vergadering laten weten wanneer er wijzigingen zijn voor de vergadering. Als u de details van de vergadering op de SharePoint-site wijzigt, worden er niet automatisch updates of annuleringen van de vergadering verzonden vanaf de SharePoint-site.