Uw team of uw Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-site heeft mogelijk een eigen distributielijst voor e-mail, een SharePoint-groep(SharePoint-groep: een groep gebruikers die op een SharePoint-site kan worden gemaakt om de machtigingen voor de site te beheren en een e-maildistributielijst te maken voor gebruikers van de site. Een groep kan worden gebruikt voor verschillende sites in een bepaalde siteverzameling.) genaamd. Dit is een e-maillijst met de e-mailadressen van de leden van uw groep.

Overzicht

Meer te weten komen over uw SharePoint-groep

E-mail verzenden naar een SharePoint-groep

Overzicht

E-mail verzenden naar een SharePoint-groep is vergelijkbaar met het verzenden van een normaal e-mailbericht naar een collega of groep. Eerst hebt u het e-mailadres van de groep nodig zodat u het adres in het vak Aan of CC van het bericht kunt plaatsen.

Uw afdeling heeft bijvoorbeeld een eigen SharePoint-groep. U kunt e-mail over projecten verzenden naar het adres van de groep in plaats van elk lid afzonderlijk op te zoeken en toe te voegen aan het e-mailbericht.

Afhankelijk van de manier waarop de SharePoint-groep is ingesteld, kunt u mogelijk inhoud aan de site toevoegen via e-mail. Een SharePoint-groep kan e-mailadressen bevatten voor bepaalde lijsten en bibliotheken op de site, zodat de inhoud van e-mail die u verzendt naar de SharePoint-groep ook aan de site wordt toegevoegd.

Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de afdeling Leningen van uw bedrijf een eigen SharePoint-groep heeft. Deze groep is zo ingesteld dat de berichten en antwoorden van de groep worden toegevoegd aan het discussiebord. In plaats van uw Postvak IN te doorzoeken op de recentste e-mailberichten over richtlijnen, kunt u door het discussiebord op de Windows SharePoint Services 3.0-site bladeren.

Uw afdeling Leningen heeft bijvoorbeeld een eigen agenda waarin de vergaderverzoeken worden opgeslagen die per e-mail zijn verzonden, evenals de items die direct worden toegevoegd aan de agenda op de site.

Meer te weten komen over uw SharePoint-groep

In de meeste gevallen kunt u het e-mailadres van de SharePoint-groep opzoeken in het adresboek van uw e-mailtoepassing. Als het adres niet wordt weergegeven, vraagt u de beheerder of site-eigenaar naar het adres. Nadat u het adres hebt ontvangen, kunt u dit toevoegen aan de persoonlijke lijst met contactpersonen in uw e-mailtoepassing zodat u het adres later gemakkelijk kunt vinden.

Als de groep tegelijk met de site is ingesteld, heeft de groep standaard twee lijsten die e-mail accepteren:

• De standaardlijst Teamdiscussie waarin de e-mailberichten worden gearchiveerd. Het standaardadres van deze lijst is groepsnaam.Discussies, bijvoorbeeld Marketing.Discussies.
• De standaardlijst Agenda waarin de vergaderverzoeken en andere agenda-items worden opgeslagen. Het standaardadres van deze lijst is groepsnaam.Agenda, bijvoorbeeld Marketing.Agenda.

Als de SharePoint-groep is ingesteld nadat de site werd gemaakt, kan de beheerder de adressen van lijsten of bibliotheken toevoegen aan de e-maillijst, mits de lijsten of bibliotheken zijn ingesteld op het ontvangen van e-mail.

Als de lijsten deel uitmaken van uw SharePoint-groep, hoeft u de e-mailadressen van de lijsten niet te weten. Wanneer u berichten en antwoorden verzendt naar het adres van de groep, worden de berichten en antwoorden automatisch opgeslagen op de site. Berichten en antwoorden worden bijvoorbeeld opgeslagen als discussie-items en uw vergaderverzoeken worden toegevoegd aan de agenda van de groep.

De eigenaar van de groep of de beheerder kan hebben opgegeven dat er geen items worden gearchiveerd op uw Windows SharePoint Services 3.0-site. Het is ook mogelijk dat de eigenaar of beheerder aanvullende lijsten of bibliotheken heeft ingesteld, zoals documentbibliotheken, voor de ontvangst van inhoud wanneer iemand e-mail verzendt naar de SharePoint-groep.

Neem voor meer informatie contact op met de eigenaar of beheerder van de site over de SharePoint-groepen of lijsten waarnaar u e-mail kunt verzenden.

E-mail verzenden naar een SharePoint-groep

1. Maak in uw e-mailprogramma het item dat u wilt verzenden op een van de volgende manieren:
   • Als u een discussie-item wilt verzenden of een item in een teamblog (weblog) wilt plaatsen, zet u de inhoud in het hoofdgedeelte van het bericht.
   • Als u een agenda-item wilt verzenden, verzendt u een vergaderverzoek of een afspraak vanuit uw programma voor e-mail of agendabeheer.
   • Als u een afbeelding, formulier of document wilt verzenden, voegt u dat item als bijlage aan uw bericht toe.
   • Als u een standaard-e-mailbericht of antwoord wilt verzenden, zet u de inhoud in het hoofdgedeelte van het bericht, zoals u dat gewend bent met normale e-mailberichten.
2. Plaats het adres van de SharePoint-groep in het vak Aan of CC.

   Meestal wordt het adres weergegeven in het adresboek. Neem contact op met de beheerder als dat niet zo is.

3. Verzend het bericht. In de meeste e-mailprogramma's klikt u hiervoor op Verzenden.