U kunt beheren welke groepen personen concepten voor lijstitems en bestanden mogen lezen. Concepten zijn secundaire versies(secundaire versie: een met een decimaal getal (0.1, 0.2,1.1, ...) aangeduide kopie van een bestand dat wordt herzien of waarin slechts kleine wijzigingen zijn aangebracht sinds de vorige versie. Een secundaire versie wordt meestal niet gepubliceerd voor een bredere groep in uw organisatie.) van bestanden of lijstitems of bestanden die nog niet zijn goedgekeurd. Een concept kan zowel een nieuw als een gewijzigd item zijn.

Er zijn twee situaties waarin een concept wordt gemaakt:

• Wanneer er een secundaire versie van een bestand wordt gemaakt of bijgewerkt in een bibliotheek waar primaire en secundaire versies worden bijgehouden
• Wanneer er een lijstitem of bestand wordt gemaakt of bijgewerkt dat nog moet worden goedgekeurd in een lijst of bibliotheek waar het goedkeuren van inhoud verplicht is

U kunt opgeven welke groepen personen concepten voor bestanden mogen raadplegen. Deze instelling kan anders zijn dan de instelling voor de groepen personen die de andere items in een lijst of bibliotheek mogen raadplegen, zoals de primaire versies van bestanden of goedgekeurde bestanden of lijstitems.

Wanneer u primaire en secundaire versies bijhoudt, kunt u aangeven of de personen die een secundaire versie mogen bekijken en lezen moeten zijn gemachtigd om bestanden te bewerken. Als deze instelling wordt toegepast, kunnen degenen die zijn gemachtigd om het bestand te bewerken met het bestand werken, maar kunnen degenen die alleen zijn gemachtigd om het bestand te lezen de secundaire versie niet zien. Dit is handig als u bijvoorbeeld niet wilt dat iedereen die toegang heeft tot uw bibliotheek het commentaar of de revisies ziet terwijl het bestand nog wordt bewerkt. Als er primaire en secundaire versies worden bijgehouden en er nog geen primaire versie is gepubliceerd, is het bestand niet zichtbaar voor degenen die niet zijn gemachtigd om concepten te bekijken.

Als goedkeuring van de inhoud is vereist, kunt u aangeven wie de bestanden mogen zien die nog in afwachting zijn van goedkeuring: degenen met een machtiging om te lezen, degenen met een machtiging om te bewerken of alleen de auteur en degenen die zijn gemachtigd om items goed te keuren. Wanneer zowel primaire als secundaire versies worden bijgehouden, moet de auteur eerst een primaire versie publiceren voordat het bestand kan worden ingediend ter goedkeuring. Als goedkeuring van de inhoud is vereist, kunnen degenen die zijn gemachtigd om inhoud te lezen maar niet om concepten te bekijken, alleen de laatst goedgekeurde of de laatste primaire versie van het bestand zien.

Dit is praktisch als u niet wilt dat gebruikers die niet zijn betrokken bij het goedkeuringsproces speculatieve documenten zien voor een belangrijke aankondiging die nog moet worden gedaan, of als uw organisatie bepaalde bestanden als vertrouwelijk bestempelt. In dergelijke gevallen kunt u de standaardbeperkingen overnemen. Het kan ook voorkomen dat u goedkeuring van de inhoud wilt gebruiken om de status van een lijstitem of bestand aan te geven maar dat u de toegang tijdens de revisie niet wilt beperken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u wilt dat bezoekers van uw site een bepaald bestand alvast kunnen lezen, maar dat u ze wel wilt laten weten dat het om een concept gaat dat nog niet is goedgekeurd en daarom nog aan verandering onderhevig kan zijn. In dat geval kunt u aangeven dat iedereen die is gemachtigd om items te lezen in de lijst of de bibliotheek ook de concepten mag bekijken.

Alleen degenen die zijn gemachtigd om een lijst of bibliotheek te ontwerpen, kunnen aangeven wie concepten mag bekijken.

De volgende procedure is alleen van toepassing op bibliotheken waarin primaire en secundaire versies worden bijgehouden en op lijsten of bibliotheken waar goedkeuring van inhoud is vereist.

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst of klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

   Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

3. Klik onder Algemene instellingen op Instellingen voor versiebeheer.
4. Klik in de sectie Beveiliging van conceptitems onder Wie mag er conceptitems zien in deze lijst? of onder Wie mogen conceptitems in deze documentbibliotheek zien? op de groep gebruikers die u wilt machtigen om concepten te bekijken.

   De optie voor gebruikers die items kunnen goedkeuren is alleen beschikbaar indien het goedkeuren van inhoud is vereist in de bibliotheek.

5. Klik op OK.

Opmerking Als goedkeuring van de inhoud is vereist, kunnen degenen die zijn gemachtigd om inhoud te lezen maar niet om concepten te bekijken, alleen de laatst goedgekeurde of de laatste primaire versie van het bestand zien. Als er primaire en secundaire versies worden bijgehouden en er nog geen primaire versie is gepubliceerd, is het bestand niet zichtbaar voor degenen die niet zijn gemachtigd om concepten te bekijken.