Hoe u lijsten ordent, is afhankelijk van de behoeften van uw groep en van de manier waarop u informatie wilt opslaan en terugzoeken.

Manieren om lijsten te ordenen

Een kolom toevoegen aan een lijst

Een weergave maken

Een andere weergave selecteren

Een map toevoegen aan een lijst

Manieren om lijsten te ordenen

U kunt lijsten en lijstitems onder andere op de volgende manieren ordenen:

• Kolommen toevoegen  U kunt kolommen aan een lijst toevoegen, zodat uw groep de belangrijkste items beter kan uitlichten. U kunt ook meer kolommen toevoegen als u aanvullende informatie wilt opnemen voor elk lijstitem, bijvoorbeeld de naam van de afdeling of van een medewerker.

  Als een lijst meerdere items bevat, kunt u overwegen om bepaalde kolommen te indexeren, zodat het bekijken van verscheidene items tegelijk of het wisselen van weergave beter verloopt. Deze functie heeft geen invloed op de manier waarop de items worden geordend, maar maakt het uw organisatie makkelijker om grote aantallen items in een lijst op te slaan. Voor indexeren is wel meer databaseruimte vereist. Neem voor meer informatie contact op met de beheerder.

• Weergaven maken   U kunt weergaven gebruiken als de leden van uw groep gegevens vaak op een bepaalde manier willen bekijken. In weergaven worden kolommen gebruikt om de gegevens te sorteren, groeperen, filteren en weer te geven. Ook kunt u kiezen hoeveel items tegelijk worden weergegeven per weergave. Zo kunnen gebruikers bijvoorbeeld in een lijst bladeren die 25 of 100 lijstitems per pagina bevat, afhankelijk van hun voorkeuren en de snelheid van hun verbinding.

  Weergaven maken het mogelijk om grote aantallen items in een lijst op te slaan, maar toch alleen die subsets te bekijken die u op een bepaald moment nodig hebt. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen de actie-items bekijken die dit jaar zijn gepost, of alleen de huidige gebeurtenissen in een agenda. U kunt persoonlijke weergaven maken die alleen voor u beschikbaar zijn en, indien u bent gemachtigd om een lijst te wijzigen, openbare weergaven die voor iedereen beschikbaar zijn.

• Mappen maken  Aan de meeste lijsttypen kunt u mappen toevoegen, mits het maken van mappen is toegestaan door de lijsteigenaar. Dit is vooral handig als u lijstitems op een bepaalde manier wilt opdelen, bijvoorbeeld per project of per groep. Met behulp van mappen is het makkelijker om lijstitems te doorzoeken en beheren. Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 bevat een structuurweergave waarmee gebruikers door sites en mappen kunnen navigeren op dezelfde manier als op de vaste schijf. Zo kan bijvoorbeeld elke afdeling een eigen map hebben.
• Lijsten op een consistente manier gebruiken op meerdere sites  Als uw groep werkt met verschillende typen lijsten, kunt u zorgen dat deze lijsten op consistente wijze worden gebruikt met behulp van inhoudstypen(inhoudstype: een herbruikbare groep instellingen voor een inhoudscategorie. Gebruik inhoudstypen om metagegevens, sjablonen en het gedrag van items en documenten op een consistente manier te beheren. Inhoudstypen worden op site-niveau gedefinieerd en gebruikt voor lijsten en bibliotheken.), sitekolommen en sjablonen. Met deze voorzieningen kunt u de instellingen en de lijststructuur op een efficiënte manier hergebruiken. U kunt bijvoorbeeld een inhoudstype maken voor een klantenserviceprobleem waarin bepaalde kolommen (zoals die met klantgegevens) en bedrijfsprocessen zijn gespecificeerd. U kunt bijvoorbeeld ook een sitekolom maken voor namen van afdelingen die een vervolgkeuzelijst met afdelingen bevat. U kunt dezelfde kolom in meerdere lijsten gebruiken om ervoor te zorgen dat altijd in elke lijst dezelfde namen worden weergegeven.

  In de sectie Zie ook van dit artikel vindt u koppelingen naar uitgebreidere informatie over inhoudstypen, sitekolommen en sjablonen.

Lijstfuncties kunnen op verschillende manieren worden gebruikt, maar hoe u ze gebruikt is afhankelijk van de grootte van de lijsten en van het aantal lijsten dat u hebt, alsmede van de behoeften van uw organisatie.

Veel items in één lijst opslaan

Mogelijk wilt u één grote lijst hebben die diverse doeleinden kan dienen, bijvoorbeeld als u een groot aantal technische actie-items moet bijhouden voor uw hele organisatie, of als deze actie-items meerdere projecten en groepen betreffen.

Eén lijst is praktisch in de volgende gevallen:

• Uw groep moet overzichtsinformatie kunnen zien van lijstitems of dezelfde set items op verschillende manieren kunnen weergeven. Een manager wil bijvoorbeeld de voortgang kunnen zien van alle technische actie-items binnen een organisatie, of alle actie-items die binnen een zelfde periode zijn geregistreerd.
• Mensen willen op dezelfde locatie op een site zoeken naar actie-items.
• U wilt dezelfde instellingen toepassen op de lijstitems, bijvoorbeeld het bijhouden van versies(versiebeheer: het proces waarbij telkens een genummerde kopie van een bestand of een item wordt gemaakt wanneer een herziene versie in de bibliotheek of lijst wordt opgeslagen.) of het vereisen van goedkeuring.
• De groepen die met de lijst werken delen dezelfde kenmerken, bijvoorbeeld dezelfde machtigingsniveaus. Er kan een unieke machtiging worden toegepast op specifieke lijstitems, maar als de machtigingsniveaus veel verschillen, is het vaak handiger om meerdere lijsten te gebruiken.
• U wilt informatie over de lijst kunnen analyseren of samengevoegde updates over de lijst ontvangen. Met RSS-technologie kunt u waarschuwingen ontvangen als lijstitems worden gewijzigd en kunt u alle wijzigingen van een lijst bekijken. Via RSS-kanalen kunnen de leden van uw werkgroep een samengevoegde lijst bekijken van de gegevens die zijn gewijzigd.

Meerdere lijsten maken

Meerdere lijsten zijn handig als de items die u wilt beheren onderling nogal verschillen, of als verschillende groepen personen met de items werken.

Meerdere lijsten zijn praktisch in de volgende gevallen:

• U verwacht niet dat er vaak overzichten worden opgevraagd van de items in onderlinge samenhang.
• De groepen personen die de gegevens gebruiken verschillen onderling en hebben uiteenlopende machtigingsniveaus.
• U wilt verschillende instellingen toepassen op meerdere itemsets, bijvoorbeeld voor de versies of het verlenen van goedkeuringen.
• U hoeft de items niet gezamenlijk te analyseren en u hebt geen samengevoegde updates over de lijst nodig.

Een kolom toevoegen aan een lijst

De informatie in lijsten wordt opgeslagen in kolommen, zoals Titel, Achternaam of Bedrijf. Als u aanvullende informatie over items wilt opslaan, kunt u kolommen toevoegen zodat u de gegevens makkelijker kunt sorteren en groeperen, en meerdere weergaven van de lijst maken. Zo kunt u een lijst sorteren op vervaldatum of de items groeperen op afdelingsnaam.

U kunt verschillende typen kolommen maken, zoals kolommen voor gegevens in de vorm van één tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van waarden in andere kolommen of zelfs de naam en foto van een persoon op uw site.

Opmerking De volgende procedure begint vanaf de lijstpagina voor de lijst waaraan u de kolom wilt toevoegen. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan onder Snel starten. Als de naam van de lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op de naam van de lijst.

1. Klik in het menu Instellingen op Kolom maken.
2. Typ in de sectie Naam en type de naam die u in het vak Kolomnaam wilt weergeven.
3. Selecteer onder Het type informatie in deze kolom is het type informatie dat u in de kolom wilt weergeven.
4. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen in het vak Beschrijving een beschrijving om mensen duidelijk te maken wat het doel is van de kolom en welke gegevens de kolom moet bevatten. Deze beschrijving is optioneel.
5. Afhankelijk van het type kolom dat u hebt geselecteerd, worden er mogelijk meer opties in de sectie Aanvullende kolominstellingen weergegeven. Selecteer de gewenste extra instellingen.
6. U kunt de kolom toevoegen aan de standaardweergave, die mensen op uw site automatisch te zien krijgen wanneer ze voor de eerste keer een lijst of bibliotheek openen, door op Toevoegen aan standaardweergave te klikken.
7. Klik op OK.

Een weergave maken

U kunt weergaven gebruiken om de items in een lijst te bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die u wilt gebruiken voor een speciaal doel. U kunt bijvoorbeeld weergaven maken voor de meest recente items, voor items die van toepassing zijn op een specifieke afdeling of voor items die door dezelfde persoon zijn gemaakt.

Wanneer u de meeste lijsten bekijkt, kunt u de items tijdelijk sorteren of filteren door de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens op de pijl naast de kolomnaam te klikken. Dit is handig als u lijstitems slechts af en toe op een bepaalde manier wilt bekijken, maar u moet deze stappen telkens opnieuw uitvoeren als u de lijst of bibliotheek nogmaals op die manier wilt bekijken.

Als u verwacht de lijsten vaak op een specifieke manier te bekijken, kunt u hiervoor een weergave maken. U kunt deze weergave gebruiken telkens wanneer u met de lijst werkt. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan het menu Beeld van een lijst.

Er bestaan twee soorten weergaven in lijsten: persoonlijke en openbare. Iedereen kan een persoonlijke weergave maken en deze gebruiken om de lijsten op een bepaalde manier te bekijken of om alleen bepaalde lijstitems te filteren. Als u gemachtigd bent een site te ontwerpen, kunt u een openbare weergave maken die kan worden gebruikt door iedereen die de lijst bekijkt. U kunt een openbare weergave ook instellen als standaardweergave, zodat iedereen deze weergave van de lijst automatisch te zien krijgt.

Wanneer u een site ontwerpt, kunt u deze bovendien koppelen aan verschillende weergaven of ontwerppagina's met webonderdelen(webonderdeel: een modulaire eenheid met gegevens bestaande uit een titelbalk, een kader en inhoud. Webonderdelen zijn de bouwstenen van een pagina met webonderdelen.) die gebruikmaken van de verschillende weergaven. Zo kan een team een weergave koppelen aan een lijst waarin alleen de documenten worden weergegeven die zijn gemaakt door leden van dat team.

Als leden van uw groep een lijst willen bekijken op een mobiel apparaat, kunt u mobiele weergaven maken met limieten (bijvoorbeeld van het aantal items per weergave) die optimaal geschikt zijn voor de bandbreedte en de beperkingen van de apparaten. Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het maken van weergaven.

1. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam van de lijst op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

2. Klik in het menu Instellingen op Weergave maken.
3. Klik onder Kies een weergave-indeling op het type weergave dat u wilt maken. In de meeste gevallen wilt u een Standaardweergave maken, maar u kunt voor specifieke situaties ook andere weergaven kiezen, zoals wanneer u een agenda of een Gantt-weergave wilt maken.
4. Typ in het vak Weergavenaam een naam voor de weergave, zoals Gesorteerd op achternaam.
5. Als u van deze weergave de standaardweergave wilt maken, schakelt u het selectievakje Dit als standaardweergave instellen in.U kunt van deze weergave alleen een standaardweergave maken als het een openbare weergave is en als u toestemming hebt om het ontwerp van een lijst te wijzigen.
6. Geef in de sectie Doelgroep onder Doelgroep voor deze weergave op of u een persoonlijke weergave wilt maken die u alleen kunt bekijken, of een openbare weergave die anderen ook kunnen gebruiken.
7. In de sectie Kolommen kunt u kolommen weergeven of verbergen door de desbetreffende selectievakjes in of uit te schakelen. Voer naast de kolomnaam het nummer in voor de gewenste plaats in de volgorde van kolommen in de weergave.
8. Geef in de sectie Sorteren op of de lijstitems moeten worden gesorteerd, en zo ja op welke manier. U kunt twee kolommen gebruiken voor de sorteerbewerking, bijvoorbeeld eerst op achternaam en vervolgens op voornaam.
9. Geef op in de sectie Filteren of de lijstitems moeten worden gefilterd, en zo ja op welke manier. In een gefilterde weergave ziet u een kleinere selectie van de lijst, bijvoorbeeld alleen de items die door een bepaalde afdeling zijn gemaakt of die de status Goedgekeurd hebben.
10. In de sectie Groeperen op kunt u items met dezelfde waarde groeperen in hun eigen sectie, zoals een uitbreidbare sectie voor documenten van een bepaalde auteur.
11. In de sectie Totalen kunt u het aantal items in een kolom tellen, zoals het totaal aantal problemen. In sommige gevallen kunt u aanvullende informatie samenvatten of afleiden, zoals het gemiddelde.
12. Selecteer in de sectie Stijl de gewenste stijl voor de weergave, zoals een lijst met arcering waarin de rijen om en om zijn gearceerd.
13. Als de lijst mappen bevat, kunt u een weergave maken waarin de mappen niet worden weergegeven (een zogenaamde platte weergave). Klik op Alle items zonder mappen weergeven als u alle lijstitems op hetzelfde niveau wilt weergeven.
14. U kunt een beperking instellen voor het aantal items dat kan worden weergegeven in de lijst of voor het aantal items dat kan worden weergegeven op dezelfde pagina. Deze instellingen zijn met name belangrijk als u een weergave maakt voor een mobiel apparaat. Selecteer de gewenste opties in de sectie Itemlimiet.
15. Als u de lijst wilt weergeven op een mobiel apparaat, selecteert u de gewenste opties in de sectie Mobiel.
16. Klik op OK.

Een andere weergave selecteren

Sommige lijsten bevatten meer dan één weergave en u kunt ook aanvullende weergaven maken. Als er verschillende weergaven beschikbaar zijn, kunt u tussen de weergaven schakelen via het menu Beeld.

1. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam van de lijst op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

2. Klik in het menu Beeld op de gewenste weergave.

TipAls u de bestaande weergave wilt wijzigen, klikt u in het menu Beeld op Deze weergave wijzigen.

Een map toevoegen aan een lijst

Als u verschillende typen lijstitems hebt, kunt u mappen toevoegen om de lijst beter te ordenen.

1. Als de lijst nog niet is geopend, klikt u op de naam van de lijst op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst.

2. Klik in het menu Nieuw op Nieuwe map.

   De opdracht Nieuwe map is niet beschikbaar als degene die de lijst heeft gemaakt, heeft aangegeven dat er geen mappen kunnen worden gemaakt in de lijst.

3. Typ een naam voor de map en klik op OK.

TipAls u meerdere lijsten met mappen hebt, of als de leden van uw groep in de lijst willen bladeren zoals ze gewend zijn op de vaste schijf, is het handig om de structuurweergave in te schakelen voor uw groep. U kunt de structuurweergave gebruiken om mappen uit en samen te vouwen en om eenvoudig te navigeren.