Een lijst is een informatieverzameling de u deelt met uw teamleden. U kunt bijvoorbeeld een aanmeldingsformulier maken voor een gebeurtenis of teamgebeurtenissen bijhouden in een agenda.

Overzicht

Manieren om met lijsten te werken

Lijsttypen

Overzicht

Wanneer u een site maakt in Microsoft Windows SharePoint Services, worden er automatisch verschillende typen lijsten gemaakt. Tot deze standaardlijsten behoren onder andere een discussiebord en een kalenderlijst.

U kunt deze lijsten aanpassen en er items aan toevoegen, aanvullende lijsten maken op basis van de reeds beschikbare lijstsjablonen en aangepaste lijsten maken met instellingen en kolommen naar eigen keuze.

Een lijst kan op verschillende manieren worden weergegeven. Zo kunt u een weergave maken met een pagina die alle taken bevat, of een pagina waarop alleen de taken voor vandaag staan. Ook kunt u mappen gebruiken om lijstitems te ordenen. U kunt bijvoorbeeld op een introductiepagina alleen de huidige gebeurtenissen uit een agenda weergeven en op een andere pagina een visuele weergave maken (in een vorm die lijkt op een muurkalender).

Als u gegevens uit een werkblad wilt gebruiken in een lijst op een Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-site, kunt u een nieuwe lijst maken door het werkblad te importeren, inclusief de kolommen en gegevens.

Als u databaseprogramma's hebt geïnstalleerd die compatibel zijn met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 (zoals Microsoft Office Access 2007) en de browser ActiveX-besturingselementen ondersteunt, kunt u de lijstgegevens integreren met databasehulpmiddelen zoals query's, joins en rapporten.

Lijsten kunnen ook worden weergegeven in webonderdelen(webonderdeel: een modulaire eenheid met gegevens bestaande uit een titelbalk, een kader en inhoud. Webonderdelen zijn de bouwstenen van een pagina met webonderdelen.) op de pagina's van de site. Webonderdelen zijn de bouwstenen van een website, die u kunt gebruiken om items uit een lijst direct toe te voegen aan een pagina met webonderdelen. U kunt een lijst ook direct openen en ermee werken. De standaardlijst Aankondigingen wordt bijvoorbeeld in een webonderdeel op een nieuwe introductiepagina weergegeven, maar u kunt ook klikken op de titel van de lijst die u wilt openen en aan de slag gaan met de lijst op de eigen pagina van die lijst.

Manieren om met lijsten te werken

U kunt onder andere de volgende manieren gebruiken om te werken met lijsten om de informatie voor uw groep te beheren:

• Versies en gedetailleerde geschiedenis bijhouden   U kunt versies van lijstitems bijhouden, zodat u kunt zien welke wijzigingen zijn aangebracht van de ene versie op de andere, plus wie de lijstitems heeft gewijzigd. Als een nieuwere versie fouten bevat, kunt u een eerdere versie van een item herstellen. Het bijhouden van de geschiedenis van een lijst is met name belangrijk als uw organisatie de ontwikkeling van een lijst moet bewaken.

• Goedkeuring vereisen  U kunt aangeven dat een lijstitem eerst moet worden goedgekeurd voordat het voor iedereen zichtbaar wordt. Items behouden de status In behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd. U kunt beheren welke groepen gebruikers een lijstitem mogen bekijken voordat het wordt goedgekeurd.
• E-mail integreren met een lijst  Als inkomende en uitgaande e-mailberichten zijn ingeschakeld voor de site, kunt u e-mailfuncties gebruiken voor lijsten. Sommige lijsten, zoals agenda's, kunnen zodanig worden ingesteld dat gebruikers inhoud eraan kunnen toevoegen door deze per e-mail te verzenden. Andere lijsten, zoals een taakoverzicht, kunnen zodanig worden ingesteld dat er e-mailberichten aan personen worden verzonden wanneer er items aan hen worden toegewezen. Uw organisatie kan ook andere lijsttypen aanpassen zodat deze e-mail kunnen ontvangen.
• Machtigingen aanpassen  U kunt aangeven of gebruikers van een lijst alleen de items mogen lezen en bewerken die ze zelf hebben gemaakt, of alle items in de lijst. Personen die zijn gemachtigd om lijsten te beheren kunnen alle lijstitems lezen en bewerken. U kunt ook specifieke machtigingsniveaus toepassen op een bepaald lijstitem als dit vertrouwelijke informatie bevat.
• Weergaven maken en beheren  Uw groep kan verschillende weergaven maken van dezelfde lijst. De inhoud van de daadwerkelijke lijst verandert niet, maar de items worden geordend en gefilterd zodat de belangrijkste of meest interessante informatie gemakkelijk kan worden gevonden, op basis van de behoefte van groepsleden.
• Formules en berekende waarden gebruiken  U kunt formules en berekende waarden gebruiken om informatie in de kolommen van een lijst dynamisch te genereren. Bij deze bewerkingen kunnen gegevens uit één of meer andere kolommen in een lijst worden gebruikt alsmede systeemfuncties zoals [vandaag] om de huidige datum aan te geven. U kunt bijvoorbeeld een standaardvervaldatum opgeven die wordt berekend als zeven dagen vanaf de huidige datum.
• Op de hoogte blijven van wijzigingen   Voor lijsten en weergaven in Windows SharePoint Services 3.0 wordt nu RSS-technologie gebruikt, zodat de leden van uw werkgroep automatisch updates ontvangen. Met de RSS-technologie kunnen personen updates (zogenaamde RSS-kanalen) van nieuws en informatie ontvangen en bekijken op een samengevoegde locatie. U kunt ook e-mailwaarschuwingen maken waarmee u wordt gewaarschuwd wanneer lijsten worden gewijzigd of wanneer nieuwe items worden toegevoegd. Waarschuwingen zijn een handig hulpmiddel om de wijzigingen bij te houden die voor u van belang zijn.
• Lijstinformatie delen met een databaseprogramma  Als u een databaseprogramma hebt geïnstalleerd dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals Microsoft Office Access 2007, kunt u gegevens exporteren naar en importeren vanaf de site. Ook kunt u een tabel uit de database koppelen aan een SharePoint-lijst. Wanneer u in een database werkt met lijstgegevens, kunt u deze op dezelfde manier analyseren als andere gegevens, bijvoorbeeld met behulp van query's, joins en rapporten.
• Lijsten op een consistente manier gebruiken op meerdere sites  Als uw groep werkt met verschillende typen lijsten, kunt u zorgen dat deze lijsten op consistente wijze worden gebruikt met behulp van inhoudstypen(inhoudstype: een herbruikbare groep instellingen voor een inhoudscategorie. Gebruik inhoudstypen om metagegevens, sjablonen en het gedrag van items en documenten op een consistente manier te beheren. Inhoudstypen worden op site-niveau gedefinieerd en gebruikt voor lijsten en bibliotheken.), sitekolommen en sjablonen. Met deze voorzieningen kunt u de instellingen en de lijststructuur op een efficiënte manier hergebruiken. U kunt bijvoorbeeld een inhoudstype maken voor een klantenserviceprobleem waarin bepaalde kolommen (zoals die met klantgegevens) en bedrijfsprocessen zijn gespecificeerd. U kunt bijvoorbeeld ook een sitekolom maken voor namen van afdelingen die een vervolgkeuzelijst met afdelingen bevat. U kunt dezelfde kolom in meerdere lijsten gebruiken om ervoor te zorgen dat altijd in elke lijst dezelfde namen worden weergegeven.

  In de sectie Zie ook van dit artikel vindt u koppelingen naar uitgebreidere informatie over inhoudstypen, sitekolommen en sjablonen.

• Werken met lijstitems vanuit een e-mailprogramma  Als u een e-mailprogramma gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, hoeft u belangrijke informatie nooit te missen. Met Microsoft Office Outlook 2007 kunt u bijvoorbeeld taken, contactpersonen en discussieborden op de site bekijken en bijwerken vanuit Outlook.

Lijsttypen

Welk type lijst u het beste kunt gebruiken, is afhankelijk van het type gegevens dat u met anderen wilt delen:

• Aankondigingen  Gebruik een lijst met aankondigingen om nieuws en statusinformatie met anderen te delen en herinneringen te verzenden. Voor het opmaken van aankondigingen kunt u gebruikmaken van afbeeldingen, hyperlinks en opgemaakte tekst.
• Contactpersonen  Gebruik een lijst met contactpersonen om informatie op te slaan over personen en groepen personen met wie u samenwerkt. Als u een e-mailprogramma of programma voor het beheer van contactpersonen gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u uw contactpersonen vanaf uw SharePoint-site weergeven en bijwerken in het andere programma. U kunt bijvoorbeeld een lijst van alle leveranciers van uw bedrijf bijwerken vanuit Office Outlook 2007. Met een lijst met contactpersonen kunt u de leden van uw site niet daadwerkelijk beheren, maar u kunt de lijst gebruiken om contactpersonen voor uw bedrijf, zoals een lijst met externe leveranciers, op te slaan en te delen.
• Discussieborden  Gebruik een discussiebord om teamleden een centrale locatie te bieden waar ze teamdiscussies kunnen vastleggen en opslaan in een vorm die vergelijkbaar is met nieuwsgroepen. Als de beheerder op uw site lijsten heeft opengesteld voor het ontvangen van e-mailberichten, kunnen op discussieborden e-maildiscussies worden opgeslagen van de meeste gangbare e-mailprogramma's. U kunt bijvoorbeeld een speciaal discussiebord maken voor de release van een nieuw product van uw bedrijf. Als u een e-mailprogramma gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u het discussiebord weergeven en bijwerken terwijl u werkt in het andere programma.
• Koppelingen  Gebruik een lijst met koppelingen als een centrale locatie voor koppelingen naar het web, het intranet van uw bedrijf en andere bronnen. U kunt bijvoorbeeld een lijst met koppelingen naar de websites van uw klanten maken.
• Agenda  Gebruik een agenda voor alle teamgebeurtenissen en voor bijzondere dagen, zoals de vrije dagen en vakanties van uw bedrijf. Deze agenda is vergelijkbaar met een bureauagenda of wandkalender en geeft een overzichtelijk beeld van de teamgebeurtenissen, zoals vergaderingen, informele bijeenkomsten en bedrijfsuitstapjes. U kunt in de agenda ook mijlpalen bijhouden, zoals de datums van deadlines, productreleases of andere gebeurtenissen die niet met regelmatige tussenpozen plaatsvinden. Als u werkt met een e-mail- of agendaprogramma dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u uw agenda vanuit uw SharePoint-site bijwerken terwijl u werkt in het andere programma. U kunt bijvoorbeeld de belangrijke datums in uw agenda op de SharePoint-site vergelijken en bijwerken met datums uit uw Office Outlook 2007-agenda, door beide agenda's naast elkaar weer te geven of de ene agenda over de andere heen te leggen in Office Outlook 2007.
• Taken  Gebruik een takenlijst om informatie bij te houden over projecten en andere taken voor uw groep. U kunt taken aan personen toewijzen, de status van taken bijhouden en nagaan welk percentage van een taak is voltooid terwijl de taak wordt uitgevoerd. Als u een e-mailprogramma of programma voor het beheer van taken gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u de taken vanaf uw SharePoint-site weergeven en bijwerken in het andere programma. U kunt bijvoorbeeld een takenlijst maken voor het budgetteringsproces van uw bedrijf en deze lijst samen met uw andere taken weergeven en bijwerken in Office Outlook 2007.
• Projecttaken  Gebruik een projecttakenlijst als u informatie wilt bijhouden over projecten en andere taken voor uw groep, zoals in een takenlijst, maar als u daarnaast ook een Gantt-diagram met voortgangsbalken wilt weergeven. U kunt de status van taken bijhouden en nagaan welk percentage van een taak is voltooid terwijl de taak wordt uitgevoerd. Als u een e-mailprogramma of programma voor het beheer van taken gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, kunt u de taken vanaf uw SharePoint-site weergeven en bijwerken in uw andere programma. U kunt bijvoorbeeld een takenlijst op uw SharePoint-site maken om de hoeveelheid werk en de werkverdeling voor het maken van een handleiding in kaart te brengen. Vervolgens kunt u de voortgang van uw bedrijf bijhouden in Office Outlook 2007.
• Problemen bijhouden  Gebruik een lijst voor het bijhouden van problemen om informatie op te slaan over specifieke problemen, zoals verzoeken om ondersteuning, en om de voortgang bij te houden bij het oplossen van deze problemen. U kunt problemen toewijzen, in categorieën onderbrengen en verwante problemen met elkaar verbinden. U kunt bijvoorbeeld een lijst voor het bijhouden van problemen maken om de problemen die binnenkomen bij de klantenservice, te beheren en de gekozen oplossingen te registreren. U kunt ook commentaar geven op problemen telkens wanneer u deze bewerkt en op die manier een geschiedenis van opmerkingen opbouwen zonder de oorspronkelijke beschrijving van het probleem te wijzigen. Een medewerker van de klantenservice kan bijvoorbeeld elke stap die wordt genomen om het probleem op te lossen en de resultaten daarvan in een lijst opnemen.
• Enquête  Gebruik een enquête als u feedback of andere gegevens wilt verzamelen, bijvoorbeeld als u wilt onderzoeken of uw werknemers tevreden zijn of als u een quiz wilt houden. U kunt uw vragen en antwoorden op tal van manieren ontwerpen en een overzicht van de feedback weergeven. Als op uw computer een spreadsheet- of databaseprogramma is geïnstalleerd dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0 of Windows SharePoint Services 2.0, kunt u uw resultaten exporteren om deze verder te analyseren.
• Aangepast  U kunt elke lijst aanpassen, maar u kunt ook beginnen met een aangepaste lijst en vervolgens alleen de instellingen die u opgeeft, aanpassen. U kunt ook een lijst maken die is gebaseerd op een spreadsheet, op voorwaarde dat u beschikt over een spreadsheetprogramma dat compatibel is met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 of Windows SharePoint Services 2.0, en Windows Internet Explorer en Microsoft Windows. U kunt bijvoorbeeld een lijst uit Microsoft Office Excel 2007 importeren die u hebt gemaakt om contracten met leveranciers op te slaan en te beheren.