Een bibliotheek is een locatie op een site waar u samen met uw teamleden bestanden kunt maken, verzamelen, bijwerken en beheren. In elke bibliotheek wordt een lijst met bestanden en belangrijke informatie over die bestanden weergegeven, zodat iedereen weet waar welke bestanden beschikbaar zijn en de samenwerking beter verloopt.

Bibliotheken kunnen op verschillende manieren worden aangepast. U kunt zelf beheren hoe documenten worden weergegeven, bijgehouden, beheerd en gemaakt. U kunt versies bijhouden, inclusief het aantal en het type versies, en u kunt beperkingen instellen voor wie gerechtigd is documenten te zien voordat deze zijn goedgekeurd.

U kunt uit verschillende bibliotheektypen kiezen, afhankelijk van de bestandstypen die u wilt opslaan of de manier waarop u deze wilt gebruiken.

Manieren om met bibliotheken te werken

Bibliotheektypen

Manieren om met bibliotheken te werken

Bij het maken van een nieuwe site in Microsoft Windows SharePoint Services wordt er automatisch een bibliotheek met gedeelde documenten gemaakt. U kunt deze bibliotheek direct gebruiken, aanpassen of andere bibliotheken maken.

Uw groep kan onder andere de volgende manieren gebruiken om optimaal met bibliotheken te werken:

• Weergaven maken en beheren   U kunt een weergave(weergave: een set kolommen op een webpagina waarbij de items worden weergegeven in een lijst of een documentbibliotheek. De weergave kan gesorteerde of gefilterde items, een selectie van kolommen of een aangepaste indeling bevatten.) gebruiken om de items in een bibliotheek te bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die het meest geschikt zijn voor een bepaald doel. De inhoud van de werkelijke bibliotheek verandert niet, maar de bestanden worden geordend en gefilterd zodat u ze makkelijker en logischer kunt terugzoeken.
• Goedkeuring van documenten vereisen   U kunt aangeven dat een document verplicht moet worden goedgekeurd. Documenten behouden de status In behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd. U kunt beheren welke groepen gebruikers een document kunnen bekijken voordat het wordt goedgekeurd.
• Versies bijhouden   Als u voorgaande versies (versiebeheer: het proces waarbij telkens een genummerde kopie van een bestand of een item wordt gemaakt wanneer een herziene versie in de bibliotheek of lijst wordt opgeslagen.) van bestanden wilt bewaren, zijn bibliotheken een handig hulpmiddel om de bestanden bij te houden, op te slaan en te herstellen. U kunt kiezen om alle versies op dezelfde manier bij te houden, of u kunt sommige versies als primair bestempelen (bijvoorbeeld wanneer een nieuw hoofdstuk aan een handleiding wordt toegevoegd) en andere versies als secundair (bijvoorbeeld als alleen een spelfout wordt gecorrigeerd). Als u uw opslagruimte zorgvuldig wilt beheren, kunt u ook aangeven hoeveel versies van elk type u wilt opslaan.

  Een reisbureau heeft bijvoorbeeld een documentbibliotheek waarin bestanden worden beheerd. De leden van een team werken aan een nieuw verkoopvoorstel en houden secundaire versies van het bestand bij. Als ze een vergissing maken in een versie, kunnen ze een eerdere versie herstellen. Wanneer ze het definitieve voorstel hebben uitgewerkt, maken ze een primaire versie die ze ter goedkeuring voordragen aan de juridische afdeling en aan hun manager. Zodra het bestand is goedgekeurd, kunnen andere medewerkers van het bedrijf het bestand bekijken.

• Uitchecken van bestanden vereisen   Door het verplicht uitchecken(uitchecken: een bestand vergrendelen om het te bewerken, zodat anderen het bestand niet per ongeluk kunnen overschrijven of wijzigen. Alleen de gebruiker die het document uitcheckt, kan het document bewerken.) van een bestand kan dit slechts door één persoon tegelijk worden bewerkt totdat het bestand weer wordt ingecheckt(inchecken: de vergrendeling van een bestand opheffen, zodat andere gebruikers het bijgewerkte bestand kunnen weergeven of uitchecken.). Hiermee voorkomt u dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen in een document, zodat er geen conflicten en verwarring kunnen ontstaan bij het bewerken. Het verplicht uitchecken is ook een geheugensteuntje voor teamleden om een opmerking toe te voegen wanneer ze het bestand weer inchecken, zodat het makkelijker is om bij te houden wat er in elke versie is gewijzigd
• Op de hoogte blijven van wijzigingen   Bibliotheken in Windows SharePoint Services 3.0 ondersteunen RSS-technologie, zodat de leden van uw werkgroep automatisch updates ontvangen. Met RSS kunnen personen updates (zogenaamde RSS-kanalen) van nieuws en informatie ontvangen en bekijken op een samengevoegde locatie. U kunt ook e-mailwaarschuwingen maken, zodat u weet wanneer bestanden worden gewijzigd.
• Bestanden offline bewerken   Als u liever op de vaste schijf met bestanden werkt, kunt u de bestanden uitchecken en offline werken, mits u een toepassing gebruikt die compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals Microsoft Office-systeem 2007.
• Met een bibliotheek werken vanuit een e-mailprogramma   Door een e-mailprogramma te gebruiken dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals Microsoft Office Outlook 2007, hoeft u de belangrijke informatie nooit te missen. U kunt bestanden offline lezen, bewerken en doorzoeken vanuit het e-mailprogramma.
• Documenten eenvoudiger kopiëren naar een andere locatie  U kunt een bestand eenvoudig verzenden naar een andere locatie op een Windows SharePoint Services 3.0-site. Wanneer u het oorspronkelijke document bijwerkt, kunt u kiezen of u eraan wilt worden herinnerd of het ook op de andere locaties moet worden bijgewerkt.
• Inhoudstypen definiëren   Als uw groep met verscheidene bestandstypen werkt, zoals werkbladen, presentaties en documenten, kunt u de functionaliteit van de bibliotheek uitbreiden door meerdere inhoudstypen(inhoudstype: een herbruikbare groep instellingen voor een inhoudscategorie. Gebruik inhoudstypen om metagegevens, sjablonen en het gedrag van items en documenten op een consistente manier te beheren. Inhoudstypen worden op site-niveau gedefinieerd en gebruikt voor lijsten en bibliotheken.) in te schakelen en te definiëren. Met inhoudstypen kunt u op een flexibele en consistente manier in meerdere bibliotheken tegelijk werken. Elk inhoudstype kan een sjabloon en werkstroom(werkstroom: de geautomatiseerde beweging van documenten of items die een specifieke reeks fasen doorlopen. Deze fasen bestaan uit bewerkingen of taken die deel uitmaken van een bedrijfsproces. Werkstromen kunnen worden gebruikt om veelvoorkomende bedrijfsprocessen, zoals het goedkeuren of corrigeren van documenten, op een consistente manier te beheren.)processen aangeven.

  Een verkoopafdeling heeft bijvoorbeeld afzonderlijke sjablonen voor verkooprapporten, standaarddocumenten, budgetten en presentaties. Elke sjabloon bevat het bedrijfslogo en de doelstellingen van de organisatie. Wanneer gebruikers een nieuw bestand maken vanuit de documentbibliotheek, kunnen ze kiezen welke sjabloon ze willen gebruiken.

• Een unieke machtiging opgeven   U kunt een unieke machtiging opgeven voor een bibliotheek, of zelfs voor een bestand in een bibliotheek.
• Werkstromen maken   Voor een documentbibliotheek of inhoudstype kunnen de werkstromen worden gebruikt die door uw organisatie zijn gedefinieerd voor bedrijfsprocessen, zoals het beheren van goedkeuringen en revisies voor documenten.

Bibliotheektypen

Het type bibliotheek dat u gebruikt, is afhankelijk van het type bestanden dat u deelt:

• Documentbibliotheek   Voor veel bestandstypen, inclusief documenten en rekenbladen, kunt u het beste een documentbibliotheek gebruiken. U kunt ook andere typen bestanden in een documentbibliotheek opslaan, maar sommige bestandstypen worden om veiligheidsredenen geblokkeerd. Wanneer u met programma's werkt die compatibel zijn met Windows SharePoint Services, kunt u die bestanden maken vanuit de bibliotheek. Zo kan uw marketingteam bijvoorbeeld een eigen bibliotheek voor planningen, nieuwsbrieven en publicaties opzetten.
• Afbeeldingsbibliotheek   Als u een verzameling digitale foto's of afbeeldingen deelt, kunt u het beste een afbeeldingsbibliotheek gebruiken. Hoewel afbeeldingen in andere typen SharePoint-bibliotheken kunnen worden opgeslagen, bieden afbeeldingsbibliotheken allerlei voordelen. U kunt bijvoorbeeld vanuit een afbeeldingsbibliotheek afbeeldingen weergeven in een diavoorstelling, afbeeldingen downloaden naar uw computer en afbeeldingen bewerken met grafische programma's die compatibel zijn met Windows SharePoint Services. Maak bijvoorbeeld een afbeeldingsbibliotheek als uw team bepaalde afbeeldingen, zoals logo's en bedrijfsafbeeldingen, steeds opnieuw gebruikt of als u afbeeldingen van teamgebeurtenissen of productlanceringen wilt opslaan.
• Wiki-paginabibliotheek   Als u een verzameling met elkaar verbonden wiki-pagina's wilt maken, gebruikt u een wiki-paginabibliotheek. In een wiki-paginabibliotheek kunnen meerdere personen gegevens verzamelen in een indeling die gemakkelijk te maken en te wijzigen is. U kunt aan een dergelijke bibliotheek wiki-pagina's met afbeeldingen, tabellen, hyperlinks en interne koppelingen toevoegen. Als uw team bijvoorbeeld een wiki-site voor een project maakt, kunnen op de site tips en trucs worden opgeslagen in een reeks pagina's die met elkaar verbonden zijn.
• Formulierbibliotheek   Als u een groep op XML gebaseerde zakelijke formulieren moet beheren, kunt u hiervoor een formulierbibliotheek gebruiken. Uw organisatie kan bijvoorbeeld gebruikmaken van een formulierbibliotheek voor onkostendeclaraties. Voor het opzetten van een formulierbibliotheek is een XML-editor of XML-ontwerptoepassing vereist die compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals Microsoft Office InfoPath.