U kunt weergaven gebruiken om de items in een lijst of bibliotheek te bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die u wilt gebruiken voor een speciaal doel. U kunt bijvoorbeeld weergaven maken voor de meest recente bestanden, voor lijstitems die van toepassing zijn op een specifieke afdeling, of voor de bestanden die door een bepaalde persoon zijn gemaakt. Nadat u een weergave hebt gemaakt, is deze altijd beschikbaar wanneer u een lijst of bibliotheek bekijkt.

Overzicht

Weergavetypen

Een weergave maken

Werken met mobiele weergaven

Kolommen toevoegen

De instellingen voor een kolom wijzigen

Een kolom verwijderen

Een andere weergave selecteren of een weergave wijzigen

Overzicht

Elke lijst of bibliotheek heeft minstens één weergave, gebaseerd op het type en de instellingen. Sommige lijsten en bibliotheken hebben nog andere ingebouwde weergaven en u kunt zelf ook aangepaste weergaven maken. Voor een taakoverzicht zijn er bijvoorbeeld verscheidene weergaven, één voor de taken van vandaag, één voor uw persoonlijke taken, één voor alle taken, enzovoort.

U kunt persoonlijke en openbare weergaven maken. Een persoonlijke weergave is alleen voor u beschikbaar wanneer u een lijst of bibliotheek bekijkt. Een openbare weergave is beschikbaar voor iedereen die een lijst of bibliotheek bekijkt. Als u een openbare weergave wilt maken, moet u zijn gemachtigd om het ontwerp van de lijst of bibliotheek te wijzigen. U kunt een openbare weergave instellen als de standaardweergave voor een lijst of bibliotheek.

Wanneer u of iemand anders een site ontwerpt, kunt u deze koppelen aan verschillende weergaven. Ook kunt u pagina's ontwerpen met webonderdelen(webonderdeel: een modulaire eenheid met gegevens bestaande uit een titelbalk, een kader en inhoud. Webonderdelen zijn de bouwstenen van een pagina met webonderdelen.) die gebruikmaken van de verschillende weergaven.

Door extra kolommen toe te voegen maakt u lijsten en bibliotheken nog praktischer. U kunt meerdere weergaven maken waarin bepaalde kolommen worden weergegeven of verborgen, afhankelijk van het doel van de weergave. Sommige personen willen bijvoorbeeld alleen de bestanden van hun afdeling zien, of bestanden gesorteerd per projectnummer.

Als u werkt met grote, complexe lijsten of bibliotheken (bijvoorbeeld als uw groep meerdere projecten tegelijk uitvoert of als meerdere groepen aan hetzelfde project werken), kunnen weergaven helpen de gegevens op de meest relevante manier te presenteren voor een bepaalde situatie.

U kunt kiezen hoeveel items tegelijk worden weergegeven per weergave. Zo kunnen gebruikers bijvoorbeeld in een lijst bladeren die 25 of 100 lijstitems per pagina bevat, afhankelijk van hun voorkeuren en de snelheid van hun verbinding.

U kunt weergaven ook gebruiken om te bepalen hoe lijsten en bibliotheken worden weergegeven op mobiele apparaten. Op sommige apparaten is het aantal tekens per kolom beperkt.

Met weergaven kunt u lijsten en bibliotheken effectiever benutten. U kunt de weergaven bijvoorbeeld op de volgende manieren gebruiken:

• Filteren aan de hand van criteria, bijvoorbeeld de naam van een afdeling of persoon.
• Sorteren in een bepaalde volgorde, bijvoorbeeld om de meest recent gewijzigde bestanden weer te geven.
• Kolommen verbergen of weergeven, bijvoorbeeld voor een gerichtere weergave.
• Groeperen van informatie die is gebaseerd op lijstgegevens, bijvoorbeeld gegroepeerd per afdeling.
• Subtotalen van kolommen weergeven, bijvoorbeeld het aantal documenten in contractvorm.
• Een agendaweergave bekijken van een lijst met begin- en einddatums.
• Een lijst weergeven in een databaseprogramma voor gegevensanalyse.
• Alle items bekijken op hetzelfde niveau, in een platte weergave zonder mappen.

Weergavetypen

Wanneer u een aangepaste weergave maakt in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, begint u met het kiezen van een weergavetype om te bepalen hoe de lijstitems worden weergegeven. De lijstitems kunnen bijvoorbeeld worden weergegeven in een lineaire lijst, vergelijkbaar met lijnen op een vel papier, of op een meer visuele manier, zoals de datums in een maandkalender. Als u tijd wilt besparen, kunt u ook een reeds bestaande weergave als uitgangspunt nemen voor de nieuwe weergave.

• Standaard  In deze weergave worden lijstitems of bestanden weergegeven als een traditionele lijst op een webpagina. Voor de meeste typen lijsten en bibliotheken wordt meestal de standaardweergave gebruikt. U kunt de standaardweergave op verschillende manieren aanpassen.
• Agenda  In deze weergave worden agenda-items weergegeven in een visuele indeling die lijkt op de weergave van een bureau-agenda of een muurkalender. U kunt in deze indeling kiezen voor een weergave per dag, per week of per maand. Zo kunt u bijvoorbeeld een agenda maken om de deadlines bij te houden voor een teamproject, of om de vakantiedagen binnen uw organisatie bij te houden.

Er zijn verschillende weergaven voor agenda's.

Evenementen die de hele dag duren worden boven aan de agenda weergegeven op de overeenkomstige datum; andere gebeurtenissen worden gerangschikt op datum en tijd.

• Gegevensblad  In deze weergave kunt u de gegevens bewerken op dezelfde manier als een tabel in een database of op een werkblad. Deze weergave is handig als er veel gegevens moeten worden aangepast of bewerkt, of als u gegevens wilt exporteren naar een werkblad- of databaseprogramma. Voor de gegevensbladweergave hebt u een besturingselement of programma nodig dat compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals Office Access 2007, en dat ActiveX-besturingselementen(ActiveX-besturingselement: een besturingselement, zoals een selectievakje of knop, waarmee u gebruikers keuzemogelijkheden kunt bieden of waarmee macro's of scripts kunnen worden uitgevoerd voor het automatiseren van een taak. In Microsoft Visual Basic for Applications kunt u macro's en in Microsoft Script Editor scripts voor het besturingselement schrijven.) ondersteunt.
• Gantt  In deze weergave worden de gegevens visueel weergegeven, met balken die de voortgang bijhouden als de gegevens op een tijdsinterval zijn gebaseerd. Met de Gantt-weergave kunt u projecten goed beheren en krijgt u snel inzicht in gegevens. U kunt deze weergave bijvoorbeeld gebruiken om te zien welke taken elkaar overlappen en om de algehele voortgang te bekijken.

Opmerking Er kunnen andere typen weergaven beschikbaar zijn voor uw lijst of bibliotheek.

Een weergave maken

Wanneer u een lijst of bibliotheek bekijkt, kunt u de bestanden tijdelijk sorteren of filteren door de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens op de pijl naast de naam te klikken. Dit is handig als u de bestanden af en toe op een bepaalde manier wilt bekijken, maar u moet deze stappen telkens opnieuw uitvoeren als u de lijst of bibliotheek nogmaals op die manier wilt bekijken.

Als u verwacht bepaalde informatie vaak op een specifieke manier te bekijken, kunt u hiervoor een weergave maken. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan het menu Beeld van een lijst of bibliotheek. In het menu Beeld worden de weergaven gegroepeerd in secties, waaronder de standaardweergave, persoonlijke weergaven, eventuele extra openbare weergaven, weergaven voor inhoud die moet worden goedgekeurd (bijvoorbeeld met Goedkeuren/afkeuren). De secties bevatten opdrachten waarmee u weergaven kunt maken en wijzigen.

Voordat u begint

Voordat u een weergave maakt, wilt u mogelijk eerst meer kolommen toevoegen om makkelijker te kunnen sorteren, groeperen en filteren. Zie Kolommen toevoegen in dit artikel voor meer informatie over het maken van kolommen.

Als u een weergave maakt voor een mobiel apparaat, moet u rekening houden met de limieten van de mobiele apparaten van uw groep. Zie Werken met mobiele weergaven verderop in dit artikel voor informatie over deze limieten.

Een weergave maken

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Klik in het menu Beeld op Weergave maken.
3. Klik onder Kies een weergave-indeling op het type weergave dat u wilt maken. In de meeste gevallen klikt u in bibliotheken op Standaardweergave, maar u kunt ook andere weergaven kiezen voor specifieke situaties.
4. Typ in het vak Weergavenaam een naam voor de weergave, zoals Gesorteerd op achternaam.
5. Als u van deze weergave de standaardweergave wilt maken, schakelt u het selectievakje Dit als standaardweergave instellen in.

   U kunt van deze weergave alleen een standaardweergave maken als het een openbare weergave is en als u toestemming hebt om het ontwerp van een lijst te wijzigen.

6. Geef in de sectie Doelgroep onder Doelgroep voor deze weergave op of u een persoonlijke weergave wilt maken die u alleen kunt bekijken, of een openbare weergave die anderen ook kunnen gebruiken.
7. In de sectie Kolommen kunt u kolommen weergeven of verbergen door de desbetreffende selectievakjes in of uit te schakelen. Voer naast de kolomnaam het nummer in voor de gewenste plaats in de volgorde van kolommen in de weergave.
8. Geef in de sectie Sorteren op of de gegevens moeten worden gesorteerd, en zo ja op welke manier. U kunt twee kolommen gebruiken voor de sorteerbewerking, bijvoorbeeld eerst per auteur en vervolgens per bestandsnaam voor elke auteur.
9. Geef in de sectie Filteren op of de bestanden moeten worden gefilterd, en zo ja op welke manier. In een gefilterde weergave ziet u een kleinere selectie, bijvoorbeeld de items die door een bepaalde afdeling zijn gemaakt of die de status Goedgekeurd hebben.
10. In de sectie Groeperen op kunt u items met dezelfde waarde groeperen in hun eigen sectie, zoals een uitbreidbare sectie voor documenten van een bepaalde auteur.
11. In de sectie Totalen kunt u het aantal items in een kolom tellen, zoals het totaal aantal problemen. In sommige gevallen kunt u aanvullende informatie samenvatten of afleiden, zoals het gemiddelde.
12. Selecteer in de sectie Stijl de gewenste stijl voor de weergave, zoals een lijst met arcering waarin de rijen om en om zijn gearceerd.
13. Als de lijst of bibliotheek mappen bevat, kunt u een weergave maken waarin de mappen niet worden weergegeven (een zogenaamde platte weergave). Klik op Alle items zonder mappen weergeven als u alle lijstitems op hetzelfde niveau wilt weergeven.
14. Als de lijst of bibliotheek groot is, kunt u een beperking instellen voor het aantal bestanden dat per lijst of bibliotheek kan worden weergegeven, of voor het aantal bestanden dat per pagina kan worden weergegeven. Selecteer de gewenste opties in de sectie Itemlimiet.
15. Als u de lijst of bibliotheek wilt weergeven op een mobiel apparaat, selecteert u de gewenste opties in de sectie Mobiel.
16. Klik op OK.

Werken met mobiele weergaven

In Windows SharePoint Services 3.0 kunt u sommige lijsten en bibliotheken bekijken en zelfs bijwerken vanaf mobiele apparaten zoals een PDA of een mobiele telefoon.

Op mobiele apparaten zijn de lengte en de grootte van bepaalde onderdelen van een lijst of bibliotheek beperkt in verband met de schermbreedte of mogelijke prestatieproblemen van het apparaat. Bij het maken van weergaven voor mobiele apparaten moet u rekening houden met deze limieten.

Sommige typen lijsten, zoals discussieborden, zijn niet beschikbaar voor mobiele weergaven. Ook sommige kolomtypen zijn niet beschikbaar voor mobiele weergaven, waaronder Valuta, Ja/Nee en Persoon of groep. Als de limiet is bereikt, wordt de inhoud die niet kan worden weergegeven, aangeduid met een weglatingsteken (…) in de mobiele weergave.

Als leden van uw groep mobiele apparaten gebruiken om lijsten of bibliotheken te bekijken, moet u bij het ontwerpen van een mobiele weergave rekening houden met de limieten voor mobiele lijsten.

Voor de weergaven van lijsten en bibliotheken op mobiele apparatuur gelden de volgende limieten.

Kolommen toevoegen

Met behulp van kolommen kan uw groep gegevens indelen en bijhouden, bijvoorbeeld informatie over de naam van de afdeling of een projectnummer. U kunt verschillende typen kolommen maken, zoals kolommen voor gegevens in de vorm van één tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van waarden in andere kolommen of zelfs de naam en foto van een persoon op uw site.

Opmerking De volgende procedure begint vanaf de lijst- of bibliotheekpagina waaraan u de kolom wilt toevoegen. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan onder Snel starten. Als de naam van de lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op de naam van de lijst of bibliotheek.

1. Klik in het menu Instellingen op Kolom maken.
2. Typ in de sectie Naam en type de naam die u in het vak Kolomnaam wilt weergeven.
3. Selecteer onder Het type informatie in deze kolom is het type informatie dat u in de kolom wilt weergeven.
4. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen in het vak Beschrijving een beschrijving om mensen duidelijk te maken wat het doel is van de kolom en welke gegevens de kolom moet bevatten. Deze beschrijving is optioneel.
5. Afhankelijk van het type kolom dat u hebt geselecteerd, worden er mogelijk meer opties in de sectie Aanvullende kolominstellingen weergegeven. Selecteer de gewenste extra instellingen.
6. U kunt de kolom toevoegen aan de standaardweergave, die mensen op uw site automatisch te zien krijgen wanneer ze voor de eerste keer een lijst of bibliotheek openen, door op Toevoegen aan standaardweergave te klikken.
7. Klik op OK.

De instellingen voor een kolom wijzigen

U kunt de instellingen voor een kolom wijzigen, bijvoorbeeld de naam van de kolom. Afhankelijk van het type kolom en het type lijst kunt u ook aanvullende wijzigingen maken. U kunt bijvoorbeeld het gegevenstype voor sommige kolommen wijzigen of een beperking instellen voor het aantal tekens dat een kolom kan bevatten. Wanneer u de instellingen wijzigt, moet u controleren of de nieuwe instellingen kunnen worden toegepast op de reeds bestaande gegevens.

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst of een andere optie.
   • Klik op een blogsite onder Beheerderskoppelingen op Geposte artikelen beheren om de lijst met geposte artikelen weer te geven. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst.
3. Klik onder Kolommen op de naam van de kolom die u wilt wijzigen.
4. Wijziging de gewenste instellingen en klik op OK.

Opmerking U kunt aangeven dat een kolom is geïndexeerd, zodat u sneller kunt wisselen tussen de weergaven van lijsten of bibliotheken die meerdere mappen omvatten. Klik op Geïndexeerde kolommen als u de instellingen voor een lijst of bibliotheek wilt bekijken. Selecteer de kolom die u wilt indexeren en klik op OK.

Een kolom verwijderen

BelangrijkMet deze procedure worden zowel de kolom als de gegevens in de kolom verwijderd.

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst of een andere optie.
   • Klik op een blogsite onder Beheerderskoppelingen op Geposte artikelen beheren om de lijst met geposte artikelen weer te geven. Klik in het menu Instellingen op Instellingen van lijst.
3. Klik onder Kolommen op de naam van de kolom die u wilt verwijderen.
4. Klik op Verwijderen.

   Mogelijk moet u tot onder aan de pagina bladeren voordat u de knop Verwijderen ziet.

5. Wanneer u een waarschuwing ziet waarin u wordt gevraagd of u zeker weet dat u de kolom wilt verwijderen, klikt u op OK als dit inderdaad het geval is.

Opmerking Lijsten en bibliotheken bevatten bepaalde verplichte kolommen die u niet kunt verwijderen, zoals de kolom Titel en Naam. Als de kolom niet kan worden verwijderd, is de knop Verwijderen niet beschikbaar. Als een kolom niet kan worden verwijderd, maar u deze niet wilt weergeven, kunt u de kolom verbergen. Zie het gedeelte Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het verbergen van kolommen.

Een andere weergave selecteren of een weergave wijzigen

Welke weergaven beschikbaar zijn, is afhankelijk van de instellingen van een lijst of bibliotheek, en of er aanvullende weergaven zijn gemaakt. Veel lijsten en bibliotheken hebben meer dan één standaardweergave. Een takenlijst heeft bijvoorbeeld een weergave voor alleen uw taken en een weergave voor alle taken die vandaag moeten worden voltooid.

1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam ervan op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:
   • Als u een andere weergave wilt selecteren, klikt u in het menu Beeld op de gewenste weergave.
   • Als u een weergave wilt wijzigen, klikt u op het menu Beelden vervolgens op Deze weergave wijzigen.