Met een site voor documentwerkruimte kunt u de ontwikkeling van een of meer gerelateerde documenten met andere mensen coördineren. De site bevat hulpprogramma's waarmee bestanden kunnen worden gedeeld en bijgewerkt, en waarmee mensen op de hoogte kunnen worden gehouden van de status van die bestanden.

Overzicht

Een site voor documentwerkruimte maken vanuit een document in een bibliotheek

Een lege site voor documentwerkruimte maken

Een document toevoegen

Een gebruiker toevoegen

Een taak toevoegen

Een aankondiging toevoegen

Een koppeling toevoegen aan de lijst Koppelingen

Een e-mailwaarschuwing voor een taak maken

Een document opnieuw naar een bibliotheek publiceren vanaf een site voor documentwerkruimte

Een site voor documentwerkruimte verwijderen

Overzicht

Met een site voor documentwerkruimte kunnen u en uw collega's de ontwikkeling van een of meer gerelateerde documenten coördineren. De site bevat hulpprogramma's waarmee bestanden kunnen worden gedeeld en bijgewerkt, en waarmee mensen op de hoogte kunnen worden gehouden van de status van die bestanden. Op een site voor documentwerkruimte kunnen u en uw collega's op de volgende manieren samenwerken aan een document:

• Rechtstreeks werken met de kopie op de site voor documentwerkruimte.
• Werken met een lokale kopie en de kopie op de site voor documentwerkruimte regelmatig bijwerken.

U en andere leden van de werkruimte kunnen een site voor documentwerkruimte ook gebruiken om aankondigingen te publiceren, taken toe te wijzen, relevante koppelingen te delen en waarschuwingen te ontvangen over wijzigingen in de inhoud van de site. U kunt een site voor documentwerkruimte maken voor een kort project en de site verwijderen wanneer het project voltooid is, of de site permanent bewaren.

Opmerking Site-eigenaren beschikken standaard over het vereiste machtigingsniveau om sites voor documentwerkruimten op bestaande sites te maken. Als u eigenaar van een site bent en als u wilt dat de andere siteleden ook sites voor documentwerkruimten kunnen maken, kunt u een machtiging voor het maken van sites verlenen aan de Microsoft Windows SharePoint Services-groep(SharePoint-groep: een groep gebruikers die op een SharePoint-site kan worden gemaakt om de machtigingen voor de site te beheren en een e-maildistributielijst te maken voor gebruikers van de site. Een groep kan worden gebruikt voor verschillende sites in een bepaalde siteverzameling.) waartoe de teamleden behoren.

Een site voor documentwerkruimte maken vanuit een document in een bibliotheek

U kunt een nieuwe site voor documentwerkruimte maken vanuit een document dat zich reeds in een bibliotheek op de site bevindt. Afhankelijk van het programma kunt u mogelijk ook een nieuwe site voor documentwerkruimte maken vanuit een programma dat compatibel is met Microsoft Windows SharePoint Services, zoals Microsoft Office Word 2007. Zie de Help van het desbetreffende programma voor meer informatie.

1. Open de documentbibliotheek waarin het document is opgeslagen.
2. Wijs de naam van het document aan, klik op de pijl die verschijnt, wijs Verzenden naar aan en klik op Documentwerkruimte maken.

   Opmerking Als de optie Documentwerkruimte maken niet beschikbaar is, bent u niet gemachtigd om een werkruimte op die site te maken. Vraag de eigenaar van de site om u deze machtiging te verlenen of om de werkruimtesite voor u te maken.

3. Klik op OK.

Een lege site voor documentwerkruimte maken

Als u een site voor documentwerkruimte wilt maken maar deze niet wilt baseren op een bestaand document in een bibliotheek, kunt u een lege site voor documentwerkruimte maken en hier later een of meer documenten aan toevoegen.

1. Open de site waar u een site voor documentwerkruimte wilt maken.
2. Klik op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens op Maken op de pagina Alle site-inhoud.

   TipIn de meeste gevallen kunt u het menu Siteacties gebruiken en deze stap overslaan.

   Opmerking Mogelijk moet u de site-eigenaar vragen u een machtiging te geven voor het maken van een site voor documentwerkruimte.

3. Klik in de lijst Webpagina's op Sites en werkruimten.
4. Geef de gegevens op voor de site voor documentwerkruimte die u wilt maken, zoals de titel en het laatste deel van het adres van de website.
5. Klik in de sectie Sjabloonselectie op het tabblad Samenwerking en klik vervolgens op Documentwerkruimte.
6. Voer in de sectie Machtigingen een van de volgende handelingen uit:
   • Als u alle leden van de bovenliggende site lid van deze werkruimte wilt maken, klikt u op Dezelfde machtigingen gebruiken als de bovenliggende site.
   • Als u alleen een bepaalde groep mensen lid van deze werkruimte wilt maken, klikt u op Unieke machtigingen gebruiken.
7. Als u de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site wilt weergeven op pagina's op deze nieuwe site, controleert u of De bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site gebruiken? is geselecteerd in de sectie Navigatieovername.
8. Klik op Maken.

Een document toevoegen

U kunt op elk moment nieuwe documenten aan de site voor documentwerkruimte toevoegen. Het maakt hierbij niet uit of u een site voor documentwerkruimte vanuit een bestaand document maakt of een lege site voor documentwerkruimte maakt.

1. Klik op de introductiepagina van de site voor documentwerkruimte op Gedeelde documenten.
2. Ga op een van de volgende manieren te werk:
   • Als u een nieuw document wilt maken en toevoegen, klikt u op Nieuw.
   • Als u een bestaand document wilt toevoegen, klikt u op Uploaden en vervolgens op Bladeren om het gewenste bestand te zoeken. Selecteer het bestand en klik vervolgens op Openen. Als de bibliotheek al een document met dezelfde bestandsnaam bevat en u het bestaande document niet wilt overschrijven, schakelt u het selectievakje Bestaande bestanden overschrijven uit.
3. Klik op OK.

TipHet is ook mogelijk een gekoppelde kopie van een document uit een andere bibliotheek toe te voegen aan de bibliotheek Gedeelde documenten van de site voor documentwerkruimte. U doet dit door een verzendlocatie te maken. Wanneer het oorspronkelijke document of de gekoppelde kopie wordt bijgewerkt, kunt u ook de kopie in de andere locatie snel en eenvoudig bijwerken. Zie het gedeelte Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het toevoegen van gekoppelde kopieën van documenten aan andere bibliotheken.

Een gebruiker toevoegen

Als u gebruikers aan een site voor documentwerkruimte wilt toevoegen, moet u gemachtigd zijn om leden toe te voegen aan de bovenliggende site of aan de site voor documentwerkruimte. Neem contact op met de eigenaar van de bovenliggende site als u geen gebruikers aan de site voor documentwerkruimte kunt toevoegen.

1. Ga naar de introductiepagina van de site voor documentwerkruimte en klik in de lijst Leden op de naam van de groep waaraan u een gebruiker wilt toevoegen.
2. Klik op Gebruikers toevoegen in het menu Nieuw.
3. Typ in de sectie Gebruikers toevoegen de naam, de groepsnaam of het e-mailadres van de gebruiker of groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere gebruikers toevoegt, moet u de namen van elkaar scheiden met een puntkomma (;). U kunt ook op Bladeren klikken om de persoon te zoeken en te selecteren in de adreslijst.
4. Klik in de sectie Machtiging geven op de groep waaraan u de gebruiker wilt toevoegen.
5. Klik op OK.

Een taak toevoegen

Met behulp van de lijst Taken op uw site voor documentwerkruimte kunt u werkitems toewijzen aan uzelf of aan andere leden van de werkruimte. De leden kunnen vervolgens de status van hun toegewezen taken op eenvoudige wijze bijwerken en delen. Daarnaast kunt u met de lijst Taken niet alleen de prioriteit en de vervaldatums van taken instellen, maar ook de taakstatus en het percentage dat voltooid is. Als eigenaar van de site voor documentwerkruimte kunt u tevens aangepaste velden toevoegen aan de lijst Taken, net zoals bij elke andere lijst op een SharePoint-site. Zie het gedeelte Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het aanpassen van lijsten.

1. Klik op de introductiepagina van de site voor documentwerkruimten onder Taken op Nieuwe taak toevoegen.
2. Typ een naam voor de taak in het vak Titel.
3. Klik in de lijst Prioriteit op de prioriteit van de taak.
4. Klik in de lijst Status op de status van de taak.
5. Als u de taak aan iemand wilt toewijzen, voert u een van de volgende handelingen uit in het vak Toegewezen aan:
   • Typ het e-mailadres van degene aan wie u de taak wilt toewijzen.
   • Typ de volledige naam van de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen en klik vervolgens op Namen controleren. Als de persoon in de adreslijst voorkomt, wordt de naam omgezet in het e-mailadres van die persoon. Als de persoon niet in de adreslijst voorkomt, verschijnt het bericht Geen exacte overeenkomst gevonden.
   • Klik op Bladeren om de persoon in de adreslijst te zoeken en te selecteren.
6. Klik op OK als u klaar bent.
7. Typ zo nodig een korte beschrijving van de taak in het vak Beschrijving.
8. Voer in het vak Begindatum de datum in waarop de taak begint.
9. Geef in het vak Einddatum de datum op waarop de taak voltooid moet zijn.
10. Klik op OK.

Een aankondiging toevoegen

Gebruik de lijst Aankondigingen om belangrijke berichten over het project te posten voor teamleden, zoals deadlines en wijzigingen van de te bereiken resultaten, introducties van nieuwe teamleden en andere informatie.

1. Klik op de introductiepagina van de site voor documentwerkruimten op Nieuwe aankondiging toevoegen.
2. Typ in het vak Titel een titel voor de aankondiging.
3. Typ in het vak Hoofdtekst de gehele tekst van de aankondiging.
4. Als u de aankondiging automatisch wilt laten verlopen na een bepaalde datum, typt u de datum in het vak Geldig tot.
5. Klik op OK.

Een koppeling toevoegen aan de lijst Koppelingen

Gebruik de lijst Koppelingen om handige koppelingen te delen met teamleden. De lijst kan snel en eenvoudig toegang bieden tot gerelateerde informatie en bronnen, zoals andere websites.

1. Klik op de introductiepagina van de site voor documentwerkruimten op Nieuwe koppeling toevoegen.
2. Typ in het vak URL het adres van de webpagina of andere bron waarmee u een koppeling wilt maken en typ vervolgens een beschrijving van de koppeling.

   Opmerking De tekst die u in het vak Beschrijving typt, wordt weergegeven als de naam van de koppeling in de lijst Koppelingen. U kunt opmerkingen opnemen over de koppeling in het vak Opmerkingen, maar deze gegevens worden niet weergegeven in de standaardweergave van de lijst Koppelingen die verschijnt op de introductiepagina van de site voor documentwerkruimten.

3. Klik op OK.

Een e-mailwaarschuwing voor een taak maken

Nadat u taken hebt gemaakt en deze hebt toegewezen aan leden van de werkruimte, kunt u aangeven of u een e-mailwaarschuwing wilt ontvangen wanneer een item in de lijst Taken wordt gewijzigd. De leden kunnen ook hun eigen waarschuwingen maken zodat zij een e-mailbericht ontvangen wanneer er wijzigingen worden aangebracht in andere items die voor hen van belang zijn.

Opmerking U kunt alleen e-mailwaarschuwingen voor taken maken als uw serverbeheerder het verzenden van e-mail heeft ingeschakeld op de server waarop Windows SharePoint Services wordt uitgevoerd.

1. Klik op de introductiepagina van de site voor documentwerkruimten op Taken.

   Als de lijst Taken niet wordt weergegeven op de introductiepagina, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en klikt u vervolgens op Taken.

2. Klik in het menu Acties op Waarschuw mij.
3. Typ een naam voor de waarschuwing in het vak Titel waarschuwing.
4. In de sectie Waarschuwing verzenden aan wordt uw naam standaard opgenomen in het vak Gebruikers. U kunt waarschuwingen verzenden aan andere leden door hun namen toe te voegen aan het vak Gebruikers, gescheiden door een puntkomma (;).
5. Selecteer in de sectie Type wijziging het type wijziging waarvoor u wilt worden gewaarschuwd.
6. Selecteer in de sectie Waarschuwingen verzenden voor deze wijzigingen een filter om wijzigingen te ontvangen op basis van bepaalde criteria.

   TipU kunt er ook voor kiezen waarschuwingen te ontvangen voor items die in een bepaalde weergave van de lijst Taken worden getoond.

7. Selecteer in de sectie Wanneer waarschuwingen moeten worden verzonden hoe vaak u waarschuwingen wilt ontvangen.
8. Klik op OK.

Een document opnieuw naar een bibliotheek publiceren vanaf een site voor documentwerkruimte

Als uw site voor documentwerkruimte is gebaseerd op een bestaand document dat is opgeslagen in een bibliotheek, kunt u de oorspronkelijke kopie bijwerken met de wijzigingen die zijn aangebracht in de kopie van het document op de site voor documentwerkruimte.

1. Open op de site voor documentwerkruimte de bibliotheek die het document bevat.
2. Wijs de naam van het document aan, klik op de pijl die verschijnt, wijs Verzenden naar aan en klik op Publiceren op de bronlocatie.

Een site voor documentwerkruimte verwijderen

Nadat het documentatieproject is voltooid en de definitieve versies van de documenten naar andere locaties zijn verplaatst, kunt u de site voor documentwerkruimte desgewenst verwijderen. Als u de site wilt verwijderen, moet u het machtigingsniveau Volledig beheer hebben. Eigenaren van sites beschikken standaard over dit machtigingsniveau.

BelangrijkControleer of alle documenten naar een andere locatie zijn gepubliceerd voordat u een site voor documentwerkruimte verwijdert. Het verwijderen van een documentwerkruimte houdt in dat alle documenten, bibliotheken, lijsten en lijstgegevens, site-instellingen, machtigingsniveaus en beveiligingsinformatie op de site voor documentwerkruimte definitief worden vernietigd.

1. Klik op de introductiepagina van de site op het menu Siteacties en klik op Site-instellingen.

   Opmerking Wijs op een site waarvoor het menu Siteacties aangepast is Site-instellingen aan en klik vervolgens op de instellingen die u wilt weergeven.

2. Klik in de kolom Sitebeheer op Deze site verwijderen.
3. Klik op Verwijderen en vervolgens op OK om te bevestigen dat u de site wilt verwijderen.