In een bibliotheek(bibliotheek: een locatie op een SharePoint-site waar een verzameling bestanden wordt beheerd. In de bibliotheek kan informatie worden weergegeven over elk bestand, bijvoorbeeld door de gebruiker gedefinieerde eigenschappen.) kunt u documenten, werkbladen, presentaties en andere bestandstypen maken en beheren. Sommige bestandstypen zijn echter om beveiligingsredenen geblokkeerd.

Er zijn verschillende manieren om bestanden toe te voegen aan bibliotheken: u kunt een nieuw bestand in de bibliotheek maken, een bestaand bestand aan een bibliotheek toevoegen of meerdere bestanden tegelijk toevoegen. Als de beheerder het ontvangen van e-mail heeft ingesteld voor een bibliotheek, kunt u zelfs een bestand aan de bibliotheek toevoegen door het bestand te verzenden als bijlage bij een e-mailbericht.

Een bestand maken in een bibliotheek

Een bestand toevoegen aan een bibliotheek

Meerdere bestanden toevoegen aan een bibliotheek

Bestanden aan een bibliotheek toevoegen door een e-mail te verzenden

Een bestand maken in een bibliotheek

U kunt een nieuw bestand binnen een bibliotheek maken als u van plan bent een programma te gebruiken dat compatibel is met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, zoals Microsoft Office Word 2007.

Als het programma dat u wilt gebruiken niet compatibel is, kunt u het bestand toch opslaan en beheren in de bibliotheek. U kunt dan niet de opdracht Nieuw gebruiken om het bestand te maken, maar u kunt het bestand maken in het programma en het later toevoegen aan de bibliotheek.

Bij een afbeeldingsbibliotheek moet u het bestand in een ander programma maken en vervolgens toevoegen aan de bibliotheek. U kunt een map in een afbeeldingsbibliotheek of een ander type bibliotheek maken, tenzij er beperkingen zijn ingesteld voor het maken van mappen in de bibliotheek.

Welk type bestand u kunt maken is afhankelijk van de sjabloon of sjablonen die de site-eigenaar of beheerder aan de bibliotheek heeft gekoppeld. Als u een ander bestandstype in de bibliotheek wilt maken, moet u contact opnemen met de beheerder of site-eigenaar.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik in het menu Nieuw op de pijl en vervolgens op Nieuw bestandstype, zoals Nieuw document.

   Als er aanvullende sjablonen aan de bibliotheek zijn gekoppeld, beschikt u over andere opties, zoals Nieuw werkblad of Nieuw contactpersoon.

TipAls u een bestand wilt maken dat is gebaseerd op de standaardsjabloon voor de bibliotheek, hoeft u alleen op Nieuw te klikken.

3. Voeg de tekst en eventuele andere items toe aan het bestand.
4. Sla het bestand op de gebruikelijke manier op door te klikken op de knop Opslaan of op de opdracht Opslaan in het menu Bestand, en geef een naam op voor het bestand.

   Wanneer u het bestand opslaat, wordt het toegevoegd aan de bibliotheek en wordt het weergegeven in de lijst met bestanden.

5. Als de bestanden niet zichtbaar zijn in de bibliotheek, moet u de browser vernieuwen.

Opmerkingen

• Mogelijk wordt u gevraagd om meer informatie over het bestand wanneer u dit wilt opslaan. Dit is afhankelijk van de instellingen van de bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld worden gevraagd om een inhoudstype te kiezen voor het bestand of om meer details op te geven.
• Als u een bestand opslaat in een bibliotheek waar het uitchecken van bestanden vereist is, wordt het bestand eerst aan u uitgecheckt. U moet het bestand inchecken voordat anderen het kunnen bewerken.
• Als goedkeuring van de inhoud vereist is voor de bibliotheek, moet het bestand mogelijk eerst worden goedgekeurd voordat het zichtbaar wordt voor alle gebruikers die zijn gemachtigd om de bestanden in de bibliotheek te bekijken.

Een bestand toevoegen aan een bibliotheek

U kunt een nieuw bestand toevoegen aan een bibliotheek of een bestaand bestand vervangen door een gereviseerde versie van het bestand. Als de bibliotheek zo is geconfigureerd dat er geen versies van bestanden worden bijgehouden, kunt u het gereviseerde bestand toevoegen als nieuwe versie. Deze versie wordt dan opgenomen in de versiegeschiedenis van het bestand.

Als u een bestand wilt uploaden dat dezelfde naam heeft als een bestaand bestand in de bibliotheek en u het bestaande bestand niet wilt vervangen en ook geen nieuwe versie van het bestaande bestand wilt toevoegen, moet u voor een van de twee bestanden een nieuwe naam opgeven.

Wanneer u een bestand toevoegt aan een bibliotheek, moet u soms de bestandseigenschappen opgeven. Bestandseigenschappen kunnen basisinformatie bevatten over een bestand, zoals een beschrijving of trefwoorden waarmee gebruikers het bestand kunnen zoeken. De bestandseigenschappen kunnen ook informatie bevatten die specifiek is voor uw organisatie, zoals de naam van een afdeling of een projectnummer.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik in het menu Uploaden op Document uploaden.
3. Klik op Bladeren om het bestand te zoeken dat u wilt toevoegen, selecteer het bestand en klik op Openen.
4. Als u een gereviseerde versie van een bestaand bestand wilt uploaden, kunt u op een van de volgende manieren te werk gaan:
   • Als de bibliotheek zo is geconfigureerd dat er geen versies van bestanden worden bijgehouden, kunt u het bestaande bestand vervangen door het gereviseerde bestand. In de sectie Document uploaden schakelt u het selectievakje Bestaande bestanden overschrijven in.
   • Als de bibliotheek zo is geconfigureerd dat er wel versies van bestanden worden bijgehouden, kunt u het bestaande bestand vervangen door de nieuwe versie die daarmee deel gaat uitmaken van de documentgeschiedenis. In de sectie Document uploaden schakelt u het selectievakje Als nieuwe versie aan bestaande bestanden toevoegen in.
5. Klik op OK.
6. Als er een formulier wordt weergegeven waarin om meer informatie over het bestand wordt gevraagd, moet u de informatie opgeven in de vakken, bijvoorbeeld de titel. U ziet een rood sterretje naast de naam van elk vak dat verplicht moet worden ingevuld. Deze vakken kunnen per geval verschillen, afhankelijk af van de instellingen van de bibliotheek en of uw groep aangepaste eigenschappen vereist.
7. Klik op OK.
8. Als de bestanden niet zichtbaar zijn in de bibliotheek, moet u de browser vernieuwen.

Opmerkingen

• Als u een bestand wilt uploaden naar een bibliotheek waarvoor bepaalde bestandseigenschappen moeten worden ingevuld en deze eigenschappen ontbreken, blijft het bestand uitgecheckt aan u. Zodra u de vereiste eigenschappen hebt ingevuld, kunt u het bestand inchecken.
• Als u een bestand uploadt naar een bibliotheek waar het uitchecken van bestanden vereist is, wordt het bestand eerst aan u uitgecheckt. U moet het bestand inchecken voordat anderen het kunnen bewerken.
• Als goedkeuring van de inhoud vereist is voor de bibliotheek, moet het bestand mogelijk eerst worden goedgekeurd voordat het zichtbaar wordt voor alle gebruikers die zijn gemachtigd om bestanden in de bibliotheek te bekijken.
• In een wikipaginabibliotheek kunt u wel nieuwe wikipagina's maken, maar geen bestaande bestanden uploaden.

TipAls u een nieuwe versie van een bestand uploadt, is het mogelijk handig opmerkingen te typen over de wijzigingen die in deze versie zijn aangebracht, zodat u de geschiedenis van het bestand makkelijker kunt bijhouden.

Meerdere bestanden toevoegen aan een bibliotheek

Als u een programma hebt geïnstalleerd dat compatibel is met Windows SharePoint Services, wordt soms een optie weergegeven waarmee u meerdere bestanden kunt uploaden als u op de pijl in het menu Uploaden klikt. Als bijvoorbeeld Microsoft Office-systeem 2007 is geïnstalleerd, wordt de optie Meerdere documenten uploaden weergegeven. Als de optie Meerdere documenten uploaden niet zichtbaar is, doet u het volgende:

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik in het menu Acties op Openen met Windows Verkenner.
3. In het venster van Windows Explorer dat wordt weergegeven, bladert u naar de bestanden die u wilt uploaden en selecteert u de bestanden.
4. Klik met de rechtermuisknop op een van de bestanden en klik vervolgens in het snelmenu op Kopiëren.
5. Klik op de knop Vorige totdat u weer terug bent in de bibliotheek.
6. Klik met de rechtermuisknop in een leeg gebied in het mapvenster en klik vervolgens op Plakken in het snelmenu.
7. Sluit Windows Verkenner.
8. Als de bestanden niet zichtbaar zijn in de bibliotheek, moet u de browser vernieuwen.

Opmerking

Opmerkingen

• Als u meerdere afbeeldingen naar een afbeeldingsbibliotheek wilt uploaden, wordt meestal een afbeeldingseditor geopend die compatibel is met Windows SharePoint Services, bijvoorbeeld Microsoft Office Picture Manager. Volg de instructies in de afbeeldingseditor om meerdere bestanden te selecteren en uploaden. Als u meerdere afbeeldingen wilt uploaden, wordt u soms door de afbeeldingseditor gevraagd of het bestand dat u wilt uploaden dezelfde naam heeft als een reeds bestaand bestand in de bibliotheek.
• Als u een bestand wilt uploaden naar een bibliotheek waarvoor bepaalde bestandseigenschappen moeten worden ingevuld en deze eigenschappen ontbreken, blijft het bestand uitgecheckt aan u. Zodra u de vereiste eigenschappen hebt ingevuld, kunt u het bestand inchecken.
• Als u een bestand uploadt naar een bibliotheek waar het uitchecken van bestanden vereist is, wordt het bestand eerst aan u uitgecheckt. U moet het bestand inchecken voordat anderen het kunnen bewerken.
• Als goedkeuring van de inhoud vereist is voor de bibliotheek, moet het bestand mogelijk eerst worden goedgekeurd voordat het zichtbaar wordt voor alle gebruikers die zijn gemachtigd om bestanden in de bibliotheek te bekijken.
• In een wikipaginabibliotheek kunt u wel nieuwe wikipagina's maken, maar geen bestaande bestanden uploaden.

TipU kunt bestanden ook slepen vanuit een ander Verkenner-venster (bijvoorbeeld Windows Verkenner of Mijn documenten) naar de SharePoint-site die in Windows Verkenner wordt weergegeven.

Bestanden aan een bibliotheek toevoegen door een e-mail te verzenden

Voordat u een e-mail naar een bibliotheek kunt verzenden, moet u eerst weten of het ontvangen van e-mail is ingesteld voor de bibliotheek en moet u het adres weten.

1. Ga op een van de volgende manieren te werk om het e-mailadres van de bibliotheek te verkrijgen:
• Kijk in het adresboek van het e-mailprogramma. Als u het e-mailadres daar niet kunt vinden, moet u het opvragen bij degene die verantwoordelijk is voor de instellingen van de bibliotheek. Vervolgens kunt u het adres toevoegen aan de lijst met contactpersonen van het e-mailprogramma zodat u het later gemakkelijk kunt terugvinden.
• Controleer de beschrijving van de bibliotheek zoals weergegeven onder de titel van de bibliotheek. Mogelijk heeft de site-eigenaar het e-mailadres toegevoegd aan de beschrijving van de bibliotheek.
• Controleer de e-mailinstellingen voor de bibliotheek (als het e-mailadres niet in de beschrijving van de bibliotheek wordt weergegeven en als u gemachtigd bent om de bibliotheekinstellingen te bekijken):
  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

     Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

  2. Klik in het menu Instellingen op de instellingen voor het type bibliotheek dat u opent.

     Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  3. Als de bibliotheek is ingesteld voor het ontvangen van e-mail, wordt het adres weergegeven onder Informatie weergeven naast E-mailadres.
• Gebruik het e-mailadres van uw SharePoint-groep om het bestand als bijlage te verzenden. Uw organisatie heeft mogelijk een eigen e-maillijst (een zogenaamde SharePoint-groep(SharePoint-groep: een groep gebruikers die op een SharePoint-site kan worden gemaakt om de machtigingen voor de site te beheren en een e-maildistributielijst te maken voor gebruikers van de site. Een groep kan worden gebruikt voor verschillende sites in een bepaalde siteverzameling.)) waarmee leden van de groep e-mailberichten naar elkaar kunnen verzenden. Het adres van de SharePoint-groep kan de adressen bevatten van de bibliotheken zodat bijlagen bij de berichten automatisch worden toegevoegd aan uw Windows SharePoint Services 3.0-site wanneer u berichten verzendt naar leden van de groep.
2. Voeg het bestand (zoals een document of werkblad) als bijlage toe aan een e-mailbericht in het e-mailprogramma.
3. Typ het adres van de bibliotheek in het vak Aan of CC. Als de bibliotheek al is opgenomen in uw SharePoint-groep, typt u het e-mailadres van de SharePoint-groep in plaats van het adres van de bibliotheek.
4. Verzend het bericht. In de meeste e-mailprogramma's klikt u hiervoor op Verzenden.
5. Als de bestanden niet zichtbaar zijn in de bibliotheek, moet u de browser vernieuwen.

   Het kan even duren voordat de bestanden worden weergegeven, afhankelijk van de instellingen van de e-mailserver.