U kunt een bestand in een bibliotheek(bibliotheek: een locatie op een SharePoint-site waar een verzameling bestanden wordt beheerd. In de bibliotheek kan informatie worden weergegeven over elk bestand, bijvoorbeeld door de gebruiker gedefinieerde eigenschappen.) op verschillende manieren openen en bewerken. Welke manier u kiest, is afhankelijk van wat u met het bestand wilt doen.

Wanneer u in bepaalde programma's die compatibel zijn met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 (zoals Microsoft Office Word 2007) op een bestand klikt, kunt u kiezen of u het bestand wilt bekijken als alleen-lezen of het bestand wilt openen om het te bewerken. Door deze optie kunt u het bestand openen op de manier die het handigst is voor wat u wilt gaat doen.

Opmerking Vanuit een bibliotheek in Windows SharePoint Services 3.0 kunt u de meest gangbare bestandstypen, zoals documenten en werkbladen, bekijken en bewerken. Als uw systeem een bepaald bestandstype niet herkent (bijvoorbeeld omdat er op het systeem geen programma is gekoppeld aan het bestandstype), kunt u het bestand downloaden of lokaal opslaan en het vervolgens openen in een programma dat het bestandstype wel herkent.

Een bestand openen als alleen-lezen

Een bestand uitchecken

Een bestand bewerken

Offline werken met een bestand uit een documentbibliotheek

Een bestand openen als alleen-lezen

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik op de naam van het bestand dat u wilt openen en ga vervolgens op een van de volgende manieren te werk:
   • Als u een bestand opent dat is gemaakt in een programma dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals Office Word 2007, ziet u soms een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd hoe u het bestand wilt openen. Als dit dialoogvenster wordt weergegeven, selecteert u de optie om het bestand te openen als alleen-lezen.
   • Als u een oudere versie van een programma gebruikt of een programma dat niet compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, wordt het bestand automatisch geopend als alleen-lezen wanneer u erop klikt.

     Als u het bestand wilt bewerken, moet u het niet openen door erop te klikken. In plaats daarvan wijst u naar de naam zodat er een pijl-omlaag wordt weergegeven. Klik op de pijl-omlaag en klik in het volgende menu op Bewerken in toepassing.

   • In een afbeeldingsbibliotheek worden de eigenschappen van de afbeelding weergegeven wanneer u op het bestand klikt. U kunt een voorbeeld van de afbeelding bekijken in de sectie Voorbeeld of de afbeelding bekijken als alleen-lezen in een browservenster door op het voorbeeld of de naam van de afbeelding te klikken.

Opmerking Als u een bestand dat alleen-lezen is bekijkt en wijzigingen maakt die u wilt bewaren, kunt u het bestand vaak niet direct onder dezelfde naam opslaan in de bibliotheek. Door het bestand een andere naam te geven en vervolgens op te slaan in de bibliotheek kunt u uw werk toch bewaren. U kunt het bestand ook opslaan op de vaste schijf en het later uploaden. In dat geval kunt u het bestand uploaden als versie van het bestaande bestand (indien versies worden bijgehouden), zodat het deel gaat uitmaken van de versiegeschiedenis van het bestand.

TipSommige programma's die compatibel zijn met Windows SharePoint Services 3.0 hebben een optie voor het bewerken van een bestand dat alleen-lezen is. In bepaalde gevallen wordt deze optie weergegeven op een werkbalk boven aan het bestand. Deze optie kan handig zijn als u een bestand aanvankelijk alleen opent om te lezen en u achteraf besluit om het toch te bewerken.

Een bestand uitchecken

Als u ervoor wilt zorgen dat anderen een bestand niet kunnen wijzigen terwijl u het bewerkt, kunt u het bestand eerst uitchecken(uitchecken: een bestand vergrendelen om het te bewerken, zodat anderen het bestand niet per ongeluk kunnen overschrijven of wijzigen. Alleen de gebruiker die het document uitcheckt, kan het document bewerken.). Andere gebruikers zien uw wijzigingen pas nadat u het bestand opnieuw hebt ingecheckt(inchecken: de vergrendeling van een bestand opheffen, zodat andere gebruikers het bijgewerkte bestand kunnen weergeven of uitchecken.).

In sommige organisaties is het uitchecken van een bestand verplicht voordat het kan worden bewerkt. Hiermee wordt voorkomen dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen, zodat er geen conflicten en verwarring kunnen ontstaan over het bewerken. In bibliotheken waar uitchecken verplicht is, wordt het bestand automatisch uitgecheckt zodra u het bewerkt, indien u het niet zelf al had uitgecheckt.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Wijs de naam van het bestand aan om een pijl-omlaag weer te geven.

   In een afbeeldingsbibliotheek klikt u eerst op het bestand en vervolgens op Uitchecken in de eigenschappen die worden weergegeven.

3. Klik op de pijl-omlaag en klik in het volgende menu op Uitchecken.

   Wanneer een bestand (met uitzondering van een afbeelding) wordt uitgecheckt, verandert het pictogram voor dat bestand in de bibliotheek . Wanneer een afbeelding wordt uitgecheckt, verandert de knop op de pagina met eigenschappen in Inchecken.

4. Als u het bestand bewerkt met een programma dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, wordt soms een bericht weergegeven waarin u wordt gevraagd of u het bestand wilt gebruiken als lokaal concept. Laat het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken ingeschakeld als u met een exemplaar van het bestand op de vaste schijf wilt werken. Als u wilt dat het concept op de server wordt opgeslagen zolang het aan u is uitgecheckt, schakelt u het selectievakje uit.

Opmerkingen

• Als u later het bestand weer incheckt, kunt u ervoor kiezen om de aangebrachte wijzigingen niet op te slaan. Alle wijzigingen die u hebt aangebracht sinds u het bestand hebt uitgecheckt, gaan dan verloren. De oorspronkelijke versie van het uitgecheckte bestand wordt hersteld en er wordt geen versiegeschiedenis bijgehouden voor wijzigingen die niet zijn opgeslagen.
• U kunt het bestand inchecken zodat anderen uw wijzigingen kunnen zien en het bestand tegelijkertijd uitgecheckt laten zolang u eraan werkt. Als u dat wilt doen, moet u het selectievakje Het document uitgecheckt houden nadat deze versie is ingecheckt inschakelen wanneer u het bestand weer incheckt.

Een bestand bewerken

Afhankelijk van de instellingen van de bibliotheek moet u een bestand soms eerst uitchecken voordat u het kunt bewerken. Hiermee wordt voorkomen dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen aan het bestand. Als iemand anders het bestand al heeft uitgecheckt, kunt u het niet bewerken.

Als u een bestand niet uitcheckt voordat u het bewerkt, kan iemand anders het bestand tegelijk met u bewerken. In dat geval is het mogelijk dat de een de wijzigingen van de ander overschrijft.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:
• Als u een bestand opent dat is gemaakt in een programma dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals Office Word 2007, klikt u op het bestand. Als u een dialoogvenster ziet waarin u wordt gevraagd hoe u het bestand wilt openen, selecteert u de optie om het bestand te bewerken.
• Als u het bestand bewerkt in een eerdere versie van een programma of in een programma dat niet compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, wijst u de naam van het bestand aan zodat er een pijl-omlaag wordt weergegeven. Klik op de pijl-omlaag en klik op Bewerken in programma in het menu dat verschijnt.
• In een afbeeldingsbibliotheek schakelt u de selectievakjes in voor de afbeelding of afbeeldingen die u wilt bewerken. Klik in het menu Acties op Bewerken.
3. Afhankelijk van de instellingen voor de bibliotheek en het programma dat u gebruikt om het bestand te bewerken, wordt er soms een bericht weergegeven wanneer u het bestand opent. In dit bericht wordt u bijvoorbeeld gevraagd of u zeker weet of het bestand veilig kan worden geopend, of wordt u gemeld dat het bestand wordt uitgecheckt wanneer het uitchecken van bestanden verplicht is in de bibliotheek. Klik op OK of bevestig het bericht om verder te gaan.
4. Bewerk het bestand, sla het op en sluit vervolgens het programma.
5. Als het bestand is uitgecheckt en het programma dat u gebruikt compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, wordt u gevraagd om het bestand in te checken wanneer u het sluit. Als u het bestand nu niet wilt inchecken, kunt u dat later doen via de vervolgkeuzelijst van het bestand in de bibliotheek.

Opmerkingen

• Als u het bestand bewerkt zonder het eerst uit te checken, worden uw wijzigingen weergegeven wanneer u het weer opslaat in de bibliotheek. Als het bestand wel is uitgecheckt, worden uw wijzigingen weergegeven wanneer u het bestand incheckt.
• Mogelijk wordt u gevraagd om meer informatie over het bestand wanneer u dit wilt opslaan. Dit is afhankelijk van de instellingen van de bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld worden gevraagd om een inhoudstype te kiezen voor het bestand of om meer details op te geven.

Offline werken met een bestand uit een documentbibliotheek

Als u het bestand bewerkt vanuit een documentbibliotheek met een programma dat compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, zoals Office Word 2007, kunt u het bestand uitchecken en ermee werken op de vaste schijf. Afhankelijk van de server gaat het werken met bestanden op de vaste schijf soms sneller dan op de server.

Als u geen verbinding hebt met de server, kunt u het bestand niet uitchecken. U kunt daarentegen wel aan het bestand werken in een serverconceptmap op de computer, zelfs als u geen verbinding hebt met de server. Zo kunt u bijvoorbeeld een bestand uitchecken vanuit de Windows SharePoint Services-site en er vervolgens aan werken op een draagbare computer. Ongeacht waar u met het bestand werkt, wordt het exemplaar op de server bijgewerkt zodra u het bestand weer incheckt.

Deze optie is alleen beschikbaar voor documentbibliotheken.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Wijs een bestandsnaam in de bibliotheek aan zodat er een pijl-omlaag wordt weergegeven.
3. Klik op de pijl-omlaag en klik op Uitchecken.
4. Schakel in het dialoogvenster het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken in.

   Opmerking Als u een bestand uitcheckt dat is gemaakt in een programma dat niet compatibel is met Windows SharePoint Services 3.0, wordt het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken niet weergegeven en is het niet mogelijk om offline aan het bestand te werken.

5. Bewerk het bestand en check het weer in als u klaar bent.

Opmerking In sommige programma's die compatibel zijn met Windows SharePoint Services 3.0 kunt u de locatie wijzigen van de lokale conceptmap die de bestanden bevat zolang ze aan u zijn uitgecheckt. Zie de Help bij het programma voor meer informatie.

TipU kunt ook een verbinding maken tussen de bibliotheek en bepaalde e-mailprogramma's die compatibel zijn met Windows SharePoint Services 3.0 (zoals Microsoft Office Outlook 2007) om de bestanden offline te lezen, bewerken en zoeken. Zie de Help bij het e-mailprogramma voor meer informatie.