Hoe u uw bestanden in een bibliotheek(bibliotheek: een locatie op een SharePoint-site waar een verzameling bestanden wordt beheerd. In de bibliotheek kan informatie worden weergegeven over elk bestand, bijvoorbeeld door de gebruiker gedefinieerde eigenschappen.) ordent, is afhankelijk van de behoeften van uw groep en van de manier waarop u gegevens wilt opslaan en terugzoeken. Door een planning te maken kunt u makkelijker de beste structuur voor uw organisatie bepalen.

Manieren om bestanden te ordenen

Een kolom toevoegen aan een bibliotheek

Een weergave maken

Een map maken in een bibliotheek

Manieren om bestanden te ordenen

Er zijn diverse functies die het u makkelijk maken om met meerdere bestanden in dezelfde bibliotheek te werken. Voor uw organisatie kan het mogelijk echter praktischer zijn om met meerdere bibliotheken te werken.

Veel documenten opslaan in één bibliotheek

Mogelijk wilt u één grote bibliotheek hebben die voldoet aan meerdere behoeften, bijvoorbeeld als dezelfde groep meerdere projecten uitvoert of als meerdere groepen aan hetzelfde project deelnemen.

Eén bibliotheek is praktisch in de volgende gevallen:

• Uw groep moet overzichtsinformatie kunnen zien van bestanden of dezelfde set bestanden op verschillende manieren kunnen weergeven. Een manager wil bijvoorbeeld alle bestanden kunnen groeperen per afdeling of vervaldatum.
• Mensen willen op dezelfde locatie op een site zoeken naar de bestanden.
• U wilt dezelfde instellingen toepassen op bestanden, bijvoorbeeld het bijhouden van versies(versiebeheer: het proces waarbij telkens een genummerde kopie van een bestand of een item wordt gemaakt wanneer een herziene versie in de bibliotheek of lijst wordt opgeslagen.) van bestanden of het vereisen van goedkeuring.
• De groepen die met de bibliotheek werken delen dezelfde kenmerken, bijvoorbeeld dezelfde machtigingsniveaus.

  Opmerking Er kan een unieke machtiging worden toegepast op specifieke bestanden, maar als de machtigingsniveaus veel verschillen, is het vaak handiger om meerdere bibliotheken te gebruiken.

• U wilt de informatie over bestanden kunnen analyseren in een werkblad of samengevoegde updates over de bestanden ontvangen.

  Opmerking Met RSS-technologie kunt u waarschuwingen ontvangen als bestanden worden gewijzigd of kunt u alle wijzigingen in een bibliotheek bekijken. Via RSS-kanalen kunnen de leden van uw werkgroep een samengevoegde lijst bekijken van de bestanden die zijn gewijzigd.

U kunt onder andere de volgende methoden gebruiken om bestanden in dezelfde bibliotheek te bekijken en beheren:

• Kolommen toevoegen  U kunt kolommen(kolom: een specifieke selectie van gegevens in een lijst, bibliotheek of inhoudstype, zoals Titel of Vervaldatum. Kolommen worden verticaal weergegeven in de meeste weergaven en worden als velden in formulieren weergegeven.) toevoegen aan uw bibliotheek, zodat u de gegevens op verschillende manieren kunt weergeven of de belangrijkste gegevens voor uw groep naar voren kunt halen. Kolommen worden boven aan de bibliotheekpagina weergegeven in de vorm van koppen, bijvoorbeeld de naam van de afdeling of de vervaldatum. U kunt de kolomkoppen gebruiken om de bestanden in een bibliotheek te sorteren en filteren.
• Weergaven maken   U kunt weergaven(weergave: een set kolommen op een webpagina waarbij de items worden weergegeven in een lijst of een documentbibliotheek. De weergave kan gesorteerde of gefilterde items, een selectie van kolommen of een aangepaste indeling bevatten.) gebruiken als de leden van uw groep de gegevens vaak op een bepaalde manier willen bekijken. In weergaven worden kolommen gebruikt om de gegevens te sorteren, groeperen, filteren en weer te geven.
• Mappen maken  Mappen worden gebruikt om bestanden te groeperen. Met mappen kunnen gebruikers bestanden op een voor hen bekende manier zoeken en beheren. Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 bevat een structuurweergave waarmee gebruikers op dezelfde manier als op een vaste schijf door sites en mappen kunnen navigeren.
• Meerdere sjablonen instellen  Als meerdere inhoudstypen zijn ingeschakeld in een bibliotheek, kunt u binnen dezelfde bibliotheek verschillende typen standaardsjablonen maken, bijvoorbeeld verkoopcontracten, marketingpresentaties en budgetwerkbladen. Met inhoudstypen kunt u op een flexibele en consistente manier in meerdere bibliotheken tegelijk werken.

Meerdere bibliotheken maken

Meerdere bibliotheken zijn handig als de sets bestanden die u wilt opslaan en beheren, onderling nogal verschillen, of als verschillende groepen personen met de bestanden werken.

Meerdere bibliotheken zijn praktisch in de volgende gevallen:

• U wilt uiteenlopende bestandstypen opslaan en beheren waarvoor niet vaak overzichten worden opgevraagd of die niet vaak samen worden doorzocht.
• De groepen personen die de bestanden gebruiken, verschillen onderling en hebben sterk uiteenlopende machtigingsniveaus.
• U wilt verschillende instellingen toepassen op meerdere sets bestanden, bijvoorbeeld voor de versies of het verlenen van goedkeuringen.
• U hoeft de bestanden niet gezamenlijk te analyseren en u hebt geen samengevoegde updates over de bestanden nodig.
• U wilt verschillende opties instellen voor het maken van nieuwe bestanden of de volgorde van de opties wijzigen in het menu Nieuw van een bibliotheek.

U kunt onder andere de volgende methoden gebruiken om efficiënt te werken met meerdere bibliotheken:

• Sitesjablonen en -kolommen instellen   Als uw organisatie consistente instellingen wil hanteren in de verschillende bibliotheken, is het handig om sitesjablonen en -kolommen in te stellen. U kunt instellingen dan delen in meerdere bibliotheken, zodat u de instellingen niet telkens opnieuw hoeft te maken.
• Bestanden verzenden naar een andere locatie  Als u wilt dat een bestand beschikbaar is in meerdere bibliotheken, kunt u het in één bibliotheek opslaan en vervolgens een exemplaar verzenden naar andere bibliotheken. Wanneer u het oorspronkelijke document bijwerkt, kunt u kiezen of u eraan wilt worden herinnerd of het document ook op de andere locaties moet worden bijgewerkt.
• Bibliotheeksjablonen maken  Als u enkele uniforme instellingen wilt toepassen op bibliotheken of bepaalde kenmerken wilt hergebruiken voor verschillende bibliotheken, kunt u een bibliotheek opslaan als sjabloon. Bibliotheeksjablonen zijn als optie beschikbaar op een site door in het menu Siteacties te klikken op Maken.

Opmerking Als u nieuwe bestanden toevoegt aan een bibliotheek waarin bestanden voorkomen uit een eerder project, is het soms lastig te beslissen of u een nieuwe bibliotheek wilt maken of de bestanden wilt toevoegen aan de bestaande bibliotheek. Elk geval is anders, maar als u verwacht deze bestanden later nog eens in samenhang te moeten analyseren of beheren, moet u overwegen de bestanden toe te voegen aan de bestaande bibliotheek. U kunt kolommen, filters en weergaven gebruiken als u wilt dat alleen de meest recente bestanden worden weergegeven in de standaardweergave.

Een kolom toevoegen aan een bibliotheek

In bibliotheken wordt standaard de naam van een bestand bijgehouden, plus informatie over de status van een bestand, bijvoorbeeld of het is ingecheckt. U kunt aanvullende kolommen opgeven die uw groep kan gebruiken om bestanden te ordenen en bij te houden, bijvoorbeeld de naam van de afdeling of het projectnummer. Door kolommen toe te voegen hebt u meer profijt van de meerdere weergaven die voor de bibliotheek mogelijk zijn.

U hebt verschillende opties voor het kolomtype dat u maakt, bijvoorbeeld een enkele tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen, of zelfs de naam en foto van een persoon op de site.

Opmerking De volgende procedure begint vanaf de bibliotheekpagina voor de bibliotheek waaraan u de kolom wilt toevoegen. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de bijbehorende naam onder Snel starten. Als de naam van de bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op de naam van de bibliotheek.

1. Klik in het menu Instellingen op Kolom maken.
2. Typ in de sectie Naam en type de naam die u in het vak Kolomnaam wilt weergeven.
3. Selecteer onder Het type informatie in deze kolom is het type informatie dat u in de kolom wilt weergeven.
4. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen in het vak Beschrijving een beschrijving om mensen duidelijk te maken wat het doel is van de kolom en welke gegevens de kolom moet bevatten. Deze beschrijving is optioneel.
5. Afhankelijk van het type kolom dat u hebt geselecteerd, worden er mogelijk meer opties in de sectie Aanvullende kolominstellingen weergegeven. Selecteer de gewenste extra instellingen.
6. U kunt de kolom toevoegen aan de standaardweergave, die mensen op uw site automatisch te zien krijgen wanneer ze voor de eerste keer een lijst of bibliotheek openen, door op Toevoegen aan standaardweergave te klikken.
7. Klik op OK.

Een weergave maken

U kunt weergaven gebruiken om de bestanden te bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die het meest geschikt zijn voor een bepaald doel. U kunt bijvoorbeeld weergaven maken voor de meest recente bestanden, voor bestanden die van toepassing zijn op een specifieke afdeling of voor de bestanden die door een bepaalde persoon zijn gemaakt. Nadat u een weergave hebt gemaakt, is deze altijd beschikbaar wanneer u een bibliotheek bekijkt.

Wanneer u de bestanden in een bibliotheek bekijkt, kunt u ze tijdelijk sorteren of filteren door de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens op de pijl-omlaag naast de naam te klikken. Dit is handig als u de bestanden op een bepaalde manier wilt bekijken, maar u moet deze stappen telkens opnieuw uitvoeren als u de bibliotheek nogmaals op die manier wilt bekijken.

Als u verwacht de bestanden vaak op een specifieke manier te bekijken, kunt u hiervoor een weergave maken. U kunt deze weergave gebruiken telkens wanneer u met de bibliotheek werkt. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan het menu Beeld van de bibliotheek.

Er bestaan twee soorten weergaven in bibliotheken: persoonlijke en openbare. Iedereen kan een persoonlijke weergave maken en deze gebruiken om de bestanden op een bepaalde manier te bekijken of om alleen op bepaalde bestanden te filteren. Als u gemachtigd bent een site te ontwerpen, kunt u een openbare weergave maken die kan worden gebruikt door iedereen de bibliotheek bekijkt. U kunt een openbare weergave ook instellen als standaardweergave, zodat iedereen deze weergave van de bibliotheek automatisch te zien krijgt.

Wanneer u een site ontwerpt, kunt u deze koppelen aan verschillende weergaven of ontwerppagina's met webonderdelen(webonderdeel: een modulaire eenheid met gegevens bestaande uit een titelbalk, een kader en inhoud. Webonderdelen zijn de bouwstenen van een pagina met webonderdelen.) die gebruikmaken van de verschillende weergaven.

Als leden van uw groep de bibliotheken bekijken op een mobiel apparaat, kunt u mobiele weergaven maken met limieten (bijvoorbeeld van het aantal items per weergave) die optimaal geschikt zijn voor de bandbreedte en de beperkingen van de apparaten. Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het maken van weergaven.

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een standaardweergavetype kunt maken. De opties kunnen per weergavetype verschillen, maar de basisstappen voor het maken van een weergave komen sterk overeen.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik in het menu Instellingen op Weergave maken.
3. Klik onder Kies een weergave-indeling op het type weergave dat u wilt maken. In de meeste gevallen klikt u op Standaardweergave, maar u kunt voor specifieke situaties ook andere weergaven kiezen, zoals wanneer u een rapport wilt maken.
4. Typ in het vak Weergavenaam een naam voor de weergave, zoals Gesorteerd op achternaam.
5. Als u deze weergave als standaardweergave wilt gebruiken voor de bibliotheek, schakelt u het selectievakje Dit als standaardweergave instellen in. Dat kan alleen als deze weergave een openbare weergave is.
6. Geef in de sectie Doelgroep onder Doelgroep voor deze weergave op of u een persoonlijke weergave wilt maken die u alleen kunt bekijken, of een openbare weergave die anderen ook kunnen gebruiken.
7. In de sectie Kolommen kunt u kolommen weergeven of verbergen door de desbetreffende selectievakjes in of uit te schakelen. Voer naast de kolomnaam het nummer in voor de gewenste plaats in de volgorde van kolommen in de weergave.
8. Selecteer in de sectie Sorteren opties om aan te geven of u de bestanden wilt sorteren, en zo ja op welke manier. U kunt twee kolommen gebruiken voor het sorteren, bijvoorbeeld eerst per auteur en vervolgens per bestandsnaam voor elke auteur.
9. Selecteer in de sectie Filteren opties om aan te geven of u de bestanden wilt filteren, en zo ja op welke manier. In een gefilterde weergave wordt een kleinere selectie van de bestanden weergegeven, bijvoorbeeld alleen de bestanden die door een specifieke afdeling zijn gemaakt of alleen de bestanden met de status goedgekeurd.
10. In de sectie Groeperen op kunt u items met dezelfde waarde groeperen in een sectie die u kunt uitvouwen of samenvouwen, bijvoorbeeld een sectie voor documenten per auteur.
11. In de sectie Totalen kunt u het aantal items in een kolom tellen, zoals het totaal aantal problemen. In sommige gevallen kunt u aanvullende informatie samenvatten of afleiden, zoals het gemiddelde.
12. Selecteer in de sectie Stijl de gewenste stijl voor de weergave, zoals een lijst met arcering waarin de rijen om en om zijn gearceerd.
13. Als de bibliotheek mappen bevat, kunt u een weergave maken waarin de mappen niet worden weergegeven (een zogenaamde platte weergave). Klik in de sectie Mappen op Alle items zonder mappen weergeven als u alle bestanden op hetzelfde niveau wilt weergeven.
14. U kunt een beperking instellen voor het aantal bestanden dat kan worden weergegeven in de bibliotheek of voor het aantal bestanden dat kan worden weergegeven op dezelfde pagina. Deze instellingen zijn met name belangrijk als u een weergave maakt voor een mobiel apparaat. Selecteer de gewenste opties in de sectie Itemlimiet.
15. Als u de bibliotheek wilt weergeven op een mobiel apparaat, selecteert u de gewenste opties in de sectie Mobiel.
16. Klik op OK.

Een map maken in een bibliotheek

Als u verschillende documenttypen met uiteenlopende inhoud hebt binnen een bibliotheek, kunt u mappen maken om de inhoud te ordenen.

1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Klik op Nieuwe map in het menu Nieuw.

   Opmerking Mogelijk is bij het maken van de bibliotheek ingesteld dat er geen mappen kunnen worden gemaakt in de bibliotheek. In dat geval is de opdracht Nieuwe map niet beschikbaar.

3. Typ een naam voor de map en klik op OK.

TipAls u meerdere bibliotheken met mappen hebt en de leden van uw groep in de bibliotheek willen kunnen bladeren zoals ze gewend zijn op hun vaste schijf, is het handig om de structuurweergave in te schakelen voor uw groep. U kunt de structuurweergave gebruiken om mappen uit en samen te vouwen en om makkelijk te navigeren. Als u bent gemachtigd om sites te ontwerpen, kunt u de structuurweergave inschakelen via Navigatieopties op de pagina Site-instellingen.