Met de opdracht Verzenden naar kunt u een bestand kopiëren naar een andere bibliotheek en vervolgens de verschillende kopieën van het bronbestand beheren. Zie Een verzendlocatie aangeven voor een bibliotheek voor meer informatie over het opgeven van een aangepaste locatie voor Verzenden naar voor een bibliotheek.

Hoe werkt de opdracht Verzenden naar

Een bestand kopiëren naar een vooraf gedefinieerde bestemming

Een bestand kopiëren naar een opgegeven bestemming

Kopieën van een bestand bijwerken

De instellingen voor een kopie wijzigen zodat wordt gevraagd om updates

Een kopie verwijderen

De koppeling tussen een kopie en het bronbestand opheffen

Hoe werkt de opdracht Verzenden naar?

De opdracht Verzenden naar wordt weergegeven in het snelmenu van elk bestand in de bibliotheek. Sitebeheerders of lijstbeheerders kunnen voor een bibliotheek een aangepaste bestemming voor deze opdracht opgeven die verschijnt in het snelmenu van personen die de bibliotheek gebruiken. U kunt de opdracht Verzenden naar ook gebruiken om een bestand te kopiëren naar een opgegeven bestemming.

Als u de opdracht Verzenden naar gebruikt, kunt u bestanden kopiëren vanuit de bibliotheek waarin ze zijn gemaakt naar een andere bibliotheek. Wanneer een bestand op deze manier is gekopieerd, blijft de kopie een relatie houden met het bronbestand en kunt u ervoor kiezen deze kopie bij te werken met de eventuele wijzigingen die in het bronbestand worden gemaakt. Indien de kopie en het bronbestand gemeenschappelijke kolommen of velden hebben, worden deze kolommen of velden ook bijgewerkt in het bronbestand wanneer de kopie wordt bijgewerkt.

Met de opdracht Verzenden naar kunnen personen in een organisatie op eenvoudige wijze informatie delen met andere teams of informatie publiceren op een centrale locatie. Een marketingteam kan bijvoorbeeld werkconcepten van marktonderzoekspublicaties opslaan in een documentbibliotheek op de team site van de afdeling. Wanneer de onderzoeksdocumenten zijn voltooid, kan het team met behulp van de opdracht Verzenden naar deze documenten naar een andere documentbibliotheek kopiëren die toegankelijk is voor marketingspecialisten op dat gebied en andere teams binnen het bedrijf. Wanneer een lid van het marketingteam de opdracht Verzenden naar gebruikt om een document naar deze bestemming te kopiëren, kan deze aangeven of telkens wanneer het brondocument wordt ingecheckt moet worden gevraagd of bestaande kopieën moeten worden bijgewerkt. Als deze mogelijkheid is ingeschakeld, kan een lid van het marketingteam vervolgens aangeven of eventuele bestaande kopieën moeten worden bijgewerkt op het moment dat het bronbestand wordt bijgewerkt.

Met de opdracht Verzenden naar kunnen bestanden in de verschillende bibliotheken en sites van een organisatie eenvoudiger worden beheerd. Wanneer bestanden worden gekopieerd met behulp van de opdracht Verzenden naar wordt de relatie tussen het bronbestand en alle kopieën bijgehouden op de server. Gebruikers kunnen alle kopieën van een item centraal weergeven en beheren via de pagina Kopieën beheren. Op deze pagina kunnen gebruikers niet alleen zien welke kopieën naar updates vragen, maar ook update-instellingen voor kopieën wijzigen, kopieën bijwerken of nieuwe kopieën maken.

Opmerkingen

• De opdracht Verzenden naar kan standaard worden gebruikt om bestanden te kopiëren naar bibliotheken binnen een siteverzameling. Als u bestanden kopieert vanaf een clientcomputer waarop zowel een programma dat compatibel is met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 (bijvoorbeeld Microsoft Office Word 2007) als een browser wordt uitgevoerd die ondersteuning biedt voor Microsoft ActiveX-besturingselementen (bijvoorbeeld Microsoft Internet Explorer), kunt u met de opdracht Verzenden naar niet alleen bestanden kopiëren tussen bibliotheken in een siteverzameling, maar ook tussen verschillende webtoepassingen. Als u bestanden kopieert vanaf een clientcomputer waarop een browser is geïnstalleerd die geen ondersteuning biedt voor ActiveX-besturingselementen, kunt u alleen bestanden kopiëren naar bibliotheken binnen siteverzamelingen die dezelfde domeinnaam hebben (naam van site op het hoogste niveau) als de bronbibliotheek.
• Als u bestanden wilt kopiëren naar een site waarop formulierverificatie is ingeschakeld of naar een beveiligde site (bijvoorbeeld een site met een URL die begint met https://), moet u de kopieerbestemming toevoegen aan de lijst met vertrouwde sites in uw browser.

Een bestand kopiëren naar een vooraf gedefinieerde bestemming

Als er al een bestemming voor Verzenden naar is opgegeven voor uw bibliotheek, kunt u met de opdracht Verzenden naar bestanden van deze bibliotheek naar een andere bibliotheek kopiëren.

1. Als de bibliotheek met het te kopiëren bestand nog niet is geopend, klikt u op de balk Snel starten op de naam van deze bibliotheek.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Wijs de naam aan van het bestand dat u wilt kopiëren, klik op de pijl die verschijnt, wijs Verzenden naar aan en klik vervolgens op de naam van de bestemming waarnaar u het document of item wilt kopiëren.

   Opmerking Als u de naam van een bestemming voor Verzenden naar niet ziet, kan dit betekenen dat er geen bestemming voor Verzenden naar is opgegeven voor deze bibliotheek of dat u niet het machtigingniveau Bijdragen voor de bestemmingsbibliotheek hebt.

3. Als u de naam van de kopie van het bestand wilt wijzigen, typt u een nieuwe naam in de sectie Bestemming, onder Bestandsnaam voor de kopie.
4. Voer in de sectie Bijwerken een van de volgende handelingen uit:
   • Als u wilt worden gevraagd of u kopieën wilt bijwerken wanneer nieuwe versies van het bronbestand worden ingecheckt vanuit de browser, klikt u op Ja.

     Als u deze optie selecteert, wordt de gemaakte kopie gemarkeerd als een kopie waarbij naar updates wordt gevraagd. De kopie wordt telkens bijgewerkt wanneer u ervoor kiest om bestaande kopieën van een bronbestand bij te werken.

     Opmerking Als u bestanden incheckt vanuit een programma dat compatibel is met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, zoals Microsoft Office Word 2007, wordt u in het clientprogramma niet gevraagd of u kopieën wilt bijwerken.

   • Als u wilt worden gewaarschuwd wanneer het bronbestand wordt bijgewerkt, schakelt u het selectievakje Een waarschuwing instellen voor het document in.

     Opmerking U ontvangt geen waarschuwingen per e-mail wanneer het bronbestand wordt bijgewerkt, tenzij e-mail is ingeschakeld op de server. Neem contact op met de serverbeheerder als u niet zeker weet of e-mail op de server is ingeschakeld.

5. Klik op OK.

Een bestand kopiëren naar een opgegeven bestemming

U kunt de opdracht Verzenden naar ook gebruiken om een bestand te kopiëren naar een opgegeven bibliotheek. U moet het machtigingsniveau Bijdragen hebben voor de bibliotheek waarnaar u het document wilt kopiëren.

1. Noteer de URL voor de SharePoint-bibliotheek waarnaar u het bestand wilt kopiëren
2. Als de bibliotheek met het te kopiëren bestand nog niet is geopend, klikt u op de balk Snel starten op de naam van deze bibliotheek.

Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

3. Wijs de naam aan van het bestand dat u wilt kopiëren, klik op de pijl die verschijnt, wijs Verzenden naar aan en klik op Andere locatie.

4. Typ in de sectie Bestemming, onder Doeldocumentbibliohteek of -map, de URL voor de SharePoint-bibliotheek waarnaar u het document wilt kopiëren. Als u bijvoorbeeld wilt kopiëren naar een bepaalde documentbibliotheek of naar een map binnen een documentbibliotheek, typt u: http://servernaam/sitenaam/bibliotheeknaam of http://servernaam/sitenaam/bibliotheeknaam/mapnaam.

   BelangrijkKopieer en plak de URL voor de SharePoint-doelbibliotheek niet direct vanuit de browser in dit tekstvak, want deze versie van de URL bevat extra tekens waardoor u een bestand niet goed kunt kopiëren naar de doelbibliotheek.

5. Als u de naam van de kopie van het document wilt wijzigen, typt u een nieuwe naam onder Bestandsnaam voor de kopie.
6. Voer in de sectie Bijwerken een van de volgende handelingen uit:
   • Als u wilt worden gevraagd of u kopieën wilt bijwerken wanneer nieuwe versies van het bronbestand worden ingecheckt vanuit de browser, klikt u op Ja.

     Als u deze optie selecteert, wordt de gemaakte kopie gemarkeerd als een kopie waarbij naar updates wordt gevraagd. De kopie wordt telkens bijgewerkt wanneer u ervoor kiest om bestaande kopieën van een bronbestand bij te werken.

     Opmerking Als u bestanden incheckt vanuit een programma dat compatibel is met Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, zoals Microsoft Office Word 2007, wordt u in het clientprogramma niet gevraagd of u kopieën wilt bijwerken.

   • Als u wilt worden gewaarschuwd wanneer het bronbestand wordt bijgewerkt, schakelt u het selectievakje Een waarschuwing instellen voor het document in.

     Opmerking U ontvangt geen waarschuwingen per e-mail wanneer het bronbestand wordt bijgewerkt, tenzij e-mail is ingeschakeld op de server. Neem contact op met de serverbeheerder als u niet zeker weet of e-mail op de server is ingeschakeld.

7. Klik op OK.

Kopieën van een bestand bijwerken

U kunt op twee manieren kopieën van een item bijwerken:

• Vanuit een bronbestand kunt u de opdracht Verzenden naar kiezen om bestaande kopieën van een item bij te werken.
• Vanuit een kopie van een item kunt u naar de pagina Kopieën beheren gaan, alle bestaande kopieën bekijken en selecteren welke kopieën u wilt bijwerken.

Kopieën bijwerken vanuit het bronbestand

1. Als de bibliotheek met het bestand waarvan u de kopieën wilt bijwerken nog niet is geopend, klikt u op de balk Snel starten op de naam van deze bibliotheek.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Wijs de naam van het bestand aan, klik op de pijl die verschijnt, wijs Verzenden naar aan en klik vervolgens op Bestaande kopieën.

   Opmerking De opdracht Bestaande kopieën wordt alleen weergegeven als u bij de eerste keer dat u met de opdracht Verzenden naar dit bronbestand naar een andere locatie hebt verzonden, ervoor hebt gekozen te worden gevraagd om updates.

3. Schakel in de sectie Bestemmingen, onder Kopieën de selectievakjes in van de kopieën die u wilt bijwerken en klik vervolgens op OK.

Kopieën bijwerken vanuit de pagina Kopieën beheren

Als een bestand is gekopieerd naar een of meer verschillende bibliotheken, kunt u alle verschillende kopieën bijwerken vanuit één locatie op de pagina Kopieën beheren, die toegankelijk is vanuit elke kopie van een item.

1. Als een bibliotheek met de bij te werken kopie nog niet is geopend, klikt u op de balk Snel starten op de naam van deze bibliotheek.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Wijs de naam van de kopie aan die u wilt bijwerken, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op Naar bronitem gaan.
3. Klik op Kopieën beheren.
4. Als u alle kopieën wilt bijwerken waarvoor al om bijwerken wordt gevraagd, klikt u op Kopieën bijwerken.
5. Selecteer in de sectie Bestemmingen, onder Aantal, de kopieën die u wilt bijwerken en klik vervolgens op OK.

   Opmerking Als u kopieën wilt bijwerken die op de pagina Kopieën beheren worden weergegeven onder Kopieën die niet vragen om updates, moet u eerst de bijwerkinstellingen voor deze kopieën wijzigen. Zie De instellingen voor een kopie wijzigen zodat wordt gevraagd om updates voor meer informatie over hoe u dit kunt doen.

De instellingen voor een kopie wijzigen zodat wordt gevraagd om updates

Als u een kopie van een bestand hebt gemaakt met de opdracht Verzenden naar en u er niet voor hebt gekozen te worden gevraagd om updates, kan deze kopie geen updates ontvangen van het bronbestand. U kunt deze instelling wijzigen en de kopie zo beschikbaar maken voor updates.

1. Als de bibliotheek met de bij te werken kopie nog niet is geopend, klikt u op de balk Snel starten op de naam van deze bibliotheek.

   Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

2. Wijs de naam van de kopie aan die u wilt bijwerken, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op Naar bronitem gaan.
3. Klik op Kopieën beheren.
4. Klik op Bewerken naast het item en klik vervolgens op Ja onder De auteur vragen updates te verzenden wanneer het document wordt ingecheckt in de sectie Bijwerken.
5. Klik op OK.

Een kopie verwijderen

Als u een item dat een kopie is van een ander item volledig wilt verwijderen, moet u eerst controleren of dit item is verwijderd uit de lijst met bij te werken items van het bronbestand. Als dit niet het geval is, kan het item opnieuw worden gemaakt als iemand ervoor kiest de bestaande kopieën van het bronbestand bij te werken. U wordt ook aangeraden de koppeling tussen de kopie en het bronbestand op te heffen. Nadat u de koppeling tussen het bronbestand en de kopie volledig hebt opgeheven, kunt u de kopie verwijderen.

1. De koppeling tussen het bronbestand en de kopie opheffen

   Werkwijze

   Koppel het bronbestand volledig los van de kopie door de volgende twee bewerkingen uit te voeren:

   • Koppel een kopie los van de bron zodat de kopie geen verbinding meer heeft met een bronbestand. Als u dit doet, blijft het bronbestand verbonden met de kopie en kan de kopie nog steeds worden bijgewerkt als iemand de bestaande kopieën van het bronbestand wil bijwerken.
   • Koppel vanuit het bronbestand een kopie los zodat de kopie niet langer wordt bijgewerkt door het bronbestand.

   1. Ga naar de bibliotheek met de kopie die u wilt loskoppelen van een bronbestand, wijs de naam van de kopie aan, klik op de weergegeven pijl en klik op Ga naar bronitem.
   2. Klik op Kopieën beheren.
   3. Klik op Bewerken naast de kopie die u wilt loskoppelen van het bronbestand.
   4. Klik op Koppeling verwijderen en klik op OK.

      Met deze bewerking wordt de kopie verwijderd uit de lijst met kopieën die vanuit het bronbestand kunnen worden bijgewerkt.

   5. Ga terug naar de bibliotheek met de kopie die u wilt loskoppelen van het bronbestand.
   6. Wijs de naam aan van de kopie die u wilt loskoppelen, klik op de weergegeven pijl en klik op Eigenschappen weergegeven.
   7. Klik boven aan de pagina op Loskoppelen en klik op OK.

      Met deze bewerking wordt de kopie losgekoppeld van het bovenliggende bronbestand.

2. Wijs in de bibliotheek de naam van de te verwijderen kopie aan, klik op de pijl die verschijnt, klik op Verwijderen en klik vervolgens op OK.

De koppeling tussen een kopie en het bronbestand opheffen

• Koppel een kopie los van de bron zodat de kopie geen verbinding meer heeft met een bronbestand. Als u dit doet, blijft het bronbestand verbonden met de kopie en kan de kopie nog steeds worden bijgewerkt als iemand de bestaande kopieën van het bronbestand wil bijwerken.
• Koppel vanuit het bronbestand een kopie los zodat de kopie niet langer wordt bijgewerkt door het bronbestand.

1. Ga naar de bibliotheek met de kopie die u wilt loskoppelen van een bronbestand, wijs de naam van de kopie aan, klik op de weergegeven pijl en klik op Ga naar bronitem.
2. Klik op Kopieën beheren.
3. Klik op Bewerken naast de kopie die u wilt loskoppelen van het bronbestand.
4. Klik op Koppeling verwijderen en klik op OK.

   Met deze bewerking wordt de kopie verwijderd uit de lijst met kopieën die vanuit het bronbestand kunnen worden bijgewerkt.

5. Ga terug naar de bibliotheek met de kopie die u wilt loskoppelen van het bronbestand.
6. Wijs de naam aan van de kopie die u wilt loskoppelen, klik op de weergegeven pijl en klik op Eigenschappen weergegeven.
7. Klik boven aan de pagina op Loskoppelen en klik op OK.

   Met deze bewerking wordt de kopie losgekoppeld van het bovenliggende bronbestand.