Meer informatie

In dit artikel kunt u lezen hoe u in Outlook e-mailberichten kunt versturen, lezen en beantwoorden, ongeacht of u op een zelfstandige computer of op een netwerk werkt. Daarna leert u manieren om berichten zo efficiënt mogelijk te ordenen.

Uitgevoerde taken en behandelde concepten

Deze reeks artikelen behandelt de volgende taken en concepten:

• Berichten off line opstellen en naar het Postvak UIT verzenden om deze later te bezorgen
• Zowel interne als internet-e-mails in één Postvak IN ontvangen
• Het geselecteerde bericht bekijken of lezen in een eigen venster
• Mappen aanmaken om berichten te ordenen zodat deze gemakkelijk zijn terug te vinden
• Bestanden als bijlage aan e-mailberichten toevoegen om ze te versturen naar een of meerdere ontvangers
• Antwoorden op en doorsturen van berichten met een klik op de knop

E-mail is niet langer zomaar een manier van bedrijfscommunicatie. De technieken die u leert in dit hoofdstuk kunnen op allerlei soorten correspondentie worden toegepast, of u nu schrijft naar een collega, een leraar of een vriend.

Met het onderdeel Contactpersonen van Outlook kunt u de gegevens van personen ordenen zonder dat u echt met hen communiceert. Communiceren met collega's is echter een belangrijk onderdeel van het dagelijkse werk en in de afgelopen jaren is elektronische post (of e-mail) voor velen de belangrijkste vorm van communiceren geworden. Sommigen hebben interne e-mail (voor het hele bedrijf), anderen hebben internet-e-mail en weer anderen hebben het allebei. Ongeacht het type e-mail dat u hebt, kunnen de e-mails allemaal worden verwerkt in het e-mailonderdeel van Outlook. In dit artikel wordt besproken hoe we met dit onderdeel e-mailberichten kunnen maken, verzenden, ontvangen en beheren.


Er is niets moeilijks aan het begrip e-mail. Het is een eenvoudige manier om berichten te verzenden zonder dat daarvoor het postkantoor wordt gebruikt. Het mooie aan e-mail is dat er geen papier wordt gebruikt, dat het snel is en dat het niets kost (tenminste niet meer dan u al betaalt voor toegang tot internet). Soms is het zelfs beter dan telefoneren, want u kunt meteen belangrijke zaken behandelen en loopt niet het risico aan het lijntje te worden gehouden. Een ander voordeel is dat u bestanden, programma's en andere bijlagen kunt toevoegen aan het bericht en dat u zonder extra moeite hetzelfde bericht naar meerdere personen kunt versturen. Het is dan ook niet verrassend dat mensen met grote schrijfproblemen sterke voorstanders worden van deze vorm van communicatie.

Internet-e-mail configureren Als u voor een grote organisatie werkt of als u via een schoolcomputer toegang tot internet hebt, is e-mail waarschijnlijk al op uw computer geconfigureerd. Als u echter op een zelfstandige computer werkt, kunt u pas internet-e-mail in Outlook ontvangen of verzenden als dat is geconfigureerd. Eerst hebt u de domeinnamen van de inkomende en uitgaande e-mailservers van uw internetprovider nodig. Vervolgens start u de wizard Internet-verbinding door in het menu StartInstellingen en Configuratiescherm te kiezen. Dubbelklik op het pictogram Internet-opties en klik op het tabblad Verbindingen in het dialoogvenster Eigenschappen voor Internet. Klik op de knop Instellingen om de wizard te starten. Als u de dialoogvensters doorloopt, moet u gegevens als uw e-mailadres, accountnaam en wachtwoord invoeren. Als u hulp nodig hebt bij de configuratie, kunt u contact opnemen met uw internetprovider. Als u al een inbelnetwerkverbinding met uw internetprovider hebt, dient u mogelijk de service voor internet-e-mail toe te voegen aan uw Outlook-profiel. Ga naar Services in het menu Extra en vul alle tabbladen van het dialoogvenster in om deze service te installeren.


Soms verwarren mensen interne e-mail met internet-e-mail. Dat is begrijpelijk want ze hebben veel gemeen. Het wil echter niet zeggen dat als u interne e-mail hebt, u ook internet-e-mail hebt of omgekeerd. Voor het verzenden van een e-mail naar een collega via de interne e-mail moeten zowel uw computer als die van uw collega zijn aangesloten op het netwerk van de organisatie. Voor het verzenden van e-mails naar een klant in een ander land via internet moeten zowel uw computer als die van uw klant op internet zijn aangesloten. De internettoegang kan onzichtbaar via een server op het netwerk worden gerealiseerd waardoor het verschil tussen interne en internet-e-mail nog kleiner wordt. De internettoegang is beter zichtbaar wanneer u via een modem verbinding maakt met een internetprovider. In beide gevallen kunt u Outlook gebruiken. (Zie de tip op de tegenoverliggende pagina voor meer informatie over internet-e-mail.) U kunt Outlook configureren zodat u met vele populaire e-mailprogramma's kunt werken, maar om volledig gebruik te kunnen maken van enkele mogelijkheden in Outlook dient u te werken op een netwerk waarop Microsoft Exchange Server is geïnstalleerd.

Postvak IN gebruiken

Het Postvak IN wordt standaard in de werkruimte weergegeven als u Outlook opstart. Het Postvak IN is de belangrijkste e-mailmap van Outlook. Dit is de map die u het vaakst gebruikt als u met e-mail werkt. (Pictogrammen voor de andere e-mailmappen (Concepten, Postvak UIT en Verzonden items) zijn beschikbaar in de groep Persoonlijk van de Outlook-balk.) Laten we meteen beginnen met het verzenden en ontvangen van berichten:


Start Outlook door te dubbelklikken op het Outlook-pictogram op het bureaublad. Er kunnen twee dingen gebeuren:

• Als Outlook zo is ingesteld dat u automatisch wordt aangemeld bij een e-mailserver, wordt er verbinding gemaakt met de server en wordt er gecontroleerd of er nieuwe berichten zijn.
  
  De map Concepten
  
  
  Als u een belangrijk (of een heel lang) e-mailbericht maakt, kan het zijn dat u wat moet uitzoeken of dat u gewoon even wilt pauzeren. U kunt in het menu Bestand op Opslaan klikken om het onvoltooide bericht in de map Concepten op te slaan. Als u het bericht wilt afmaken, dubbelklikt u in de map Concepten op het bericht om het venster met het bericht weer te openen. U kunt het bericht afmaken en verzenden.
• Als niet is ingesteld dat u automatisch wordt aangemeld bij een e-mailserver, maakt Outlook geen verbinding met de server. (Deze methode heet overigens off line werken.) Maar geen paniek. U kunt toch gewoon doorgaan. We zullen op pagina 69 laten zien hoe u handmatig verbinding kunt maken.
  
  
  Het pictogram Postvak IN

Als u in een ander onderdeel van Outlook hebt gewerkt, kunt u de inhoud van het Postvak IN weergeven in de werkruimte door te klikken op het pictogram Postvak IN in de groep Outlook van de Outlook-balk.