Meer informatie

Een back-up maken van een bestand met persoonlijke mappen (PST-bestand)

Outlook slaat gegevens op in een PST-bestand dat wordt gemaakt wanneer u uw e-mailaccount instelt. Persoonlijke mappen is de standaardweergavenaam voor deze bestanden in de lijst met Outlook-mappen. Als u de standaardnaam gebruikt, wordt de mappenlijst weergegeven als 'Outlook Vandaag - Persoonlijke mappen'. U kunt deze weergavenamen aanpassen.

U maakt als volgt een back-up van het volledige PST-bestand:

1. Start Outlook. Klik met de rechtermuisknop op Outlook Vandaag in de lijst met mappen om te zoeken naar het PST-bestand met Outlook-items en klik op Eigenschappen voor mapnaam in het snelmenu. Hierbij staat mapnaam voor de weergavenaam van het huidige PST-bestand. Klik op Geavanceerd.
2. In het vak Pad wordt de locatie van het PST-bestand weergegeven. In Microsoft Windows is het standaardpad naar het PST-bestand als volgt:

   C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst

   
   Het pad dat wordt weergegeven in het vak Pad komt mogelijk niet overeen met het pad op uw computer. Het PST-bestand kan overal op de vaste schijf opgeslagen zijn. Als u andere PST-bestanden hebt gedefinieerd voor de opslag van Outlook-items en u hiervan een back-up wilt maken, gaat u op dezelfde manier te werk om het pad naar elk PST-bestand te vinden.
   
   
   Klik tweemaal op Annuleren om de dialoogvensters te sluiten.
3. Open het menu Bestand en klik op Afsluiten om Outlook af te sluiten.
4. Maak een kopie van het bestand uit stap 2. Voor meer informatie over het uitvoeren van deze taak in Windows, raadpleegt u de gedrukte documentatie van Windows of de online Help. Als u een back-upprogramma gebruikt, raadpleegt u de bijbehorende documentatie voor de methode waarmee u het PST-bestand kunt opnemen in de back-upset.

Met het dialoogvenster Persoonlijke mappen uit stap 2 kunt u andere bewerkingen uitvoeren op het PST-bestand. U kunt bijvoorbeeld de label van het PST-bestand aanpassen door de naam te bewerken. U kunt ook op Nu comprimeren klikken om het PST-bestand te verkleinen.

Als u een PST-bestand moet terugzetten vanaf verwisselbare media zoals een diskette, een cd-rom of een ander opslagmedium, moet u een kopie maken van het back-upexemplaar van het bestand dat u in de vorige stappen hebt gemaakt. Kopieer het back-upexemplaar van het PST-bestand van de verwisselbare media naar de vaste schijf met behulp van het pad uit stap 2.

Gegevens uit een PST-bestand exporteren

Voer de volgende stappen uit om een afzonderlijke Outlook-map, zoals de map Contactpersonen of Agenda, te exporteren:

1. Klik op Importeren en exporteren in het menu Bestand.
2. Klik op Exporteren naar bestand en klik op Volgende.
3. Klik op Bestand met persoonlijke mappen (.pst) bij Bestand maken van type en klik op Volgende.
4. Klik onder Selecteer de map waaruit u wilt exporteren op de map die u wilt exporteren. Schakel het selectievakje Inclusief onderliggende mappen in als dat van toepassing is en klik op Volgende.
5. Klik onder Geëxporteerd bestand opslaan als op Bladeren om de locatie te selecteren van het PST-bestand voor de ontvangst van de gegevens die u wilt exporteren. U kunt ook het pad en de bestandsnaam typen en vervolgens op Voltooien klikken.

Gegevens uit een PST-bestand importeren

Ga als volgt te werk om een PST-bestand te importeren in Outlook:

1. Klik op Importeren en exporteren in het menu Bestand.
2. Klik op Gegevens uit een ander programma of bestand importeren en klik op Volgende.
3. Klik op Bestand met persoonlijke mappen (.pst) bij Selecteer uit welk bestandstype u wilt importeren en klik op Volgende.
4. Klik onder Te importeren bestand op Bladeren om het PST-bestand te zoeken dat u wilt importeren en klik op Volgende. Als u het pad kent, typt u het in het vak.
5. Klik in Selecteer de map waaruit u wilt importeren op de map met de gegevens die u wilt importeren.
   
   Als de map submappen bevat waarvan u de gegevens ook wilt importeren, schakelt u Inclusief onderliggende mappen in. Als de momenteel geselecteerde map de doelmap is voor het importeren, klikt u op Items importeren in de huidige map. Klik anders op Items importeren in dezelfde map in. Via deze procedure maakt u overeenkomstige items in de doelmap die u selecteert.
6. Klik op Voltooien.

Het maken van een back-up van PST-bestanden automatiseren met het back-upprogramma voor persoonlijke mappen

Microsoft heeft een hulpprogramma uitgebracht voor het automatiseren van het maken van een back-up van het PST-bestand. U kunt dit hulpprogramma downloaden vanaf de volgende Microsoft-website:

Klik voor meer informatie over het back-upprogramma voor persoonlijke mappen op het volgende artikelnummer in de Microsoft Knowledge Base:

Een back-up maken van Outlook-instellingenbestanden

Als u aangepaste instellingen wilt repliceren op een andere computer met Outlook, is het aan te raden om de volgende bestanden op te nemen in de back-up:

• Outcmd.dat - In dit bestand worden werkbalk- en menu-instellingen opgeslagen.
• Profielnaam.fav - Dit is het bestand met Favorieten en met de instellingen voor de Outlook-balk.
• Profielnaam.htm - In dit bestand wordt de HTML-AutoHandtekening opgeslagen.
• Profielnaam.rtf - In dit bestand wordt de RTF-AutoHandtekening (Rich Text Format) opgeslagen.
• Profielnaam.txt - In dit bestand wordt de AutoHandtekening in tekstindeling opgeslagen.
  
  Opmerking Als u Microsoft Word gebruikt als e-maileditor, worden handtekeningen opgeslagen als Autotekst-fragmenten in het bestand Normal.dot. Het is aan te raden om tevens een back-up te maken van het bestand Normal.dot.

Mapontwerpeigenschappen zijn onder andere filters, beschrijvingen, formulieren en weergaven die zijn geïntegreerd in de mappen waarin ze zijn gemaakt. Als u items van het ene PST-bestand naar het andere exporteert, blijven ontwerpeigenschappen niet behouden. Zie het onderwerp 'Het ontwerp van een map kopiëren' in Microsoft Office Outlook Help als u een back-up wilt maken van deze gegevens.

Opmerking Het back-upprogramma voor persoonlijke mappen maakt geen back-up van deze bestanden.

Regels exporteren en importeren

U kunt een back-up maken van de regels van de wizard Regels door deze te exporteren voor later gebruik. Ga als volgt te werk om de regels te exporteren:

1. Kies Wizard Regels in het menu Extra.
2. Klik op Opties.
3. Klik op Exporteren en geef de bestandsnaam op voor de geëxporteerde regels. Het bestand heeft de bestandsnaamextensie .RWZ.

Ga als volgt te werk om eerder gedefinieerde regels te importeren:

1. Klik op de Outlook-balk op Postvak IN.
2. Kies Wizard Regels in het menu Extra.
3. Klik op Opties.
4. Klik op Regels importeren.
5. Typ in het vak Bestandsnaam het pad en de bestandsnaam van de bestaande regels. De regels worden standaard opgeslagen in een bestand met de bestandsnaamextensie .RWZ.
6. Klik op Openen.

Klik voor meer informatie over het importeren en exporteren van regels op het volgende artikelnummer in de Microsoft Knowledge Base:

PST-bestanden beheren

In deze sectie worden alternatieve methoden voor het maken van back-ups en het kopiëren beschreven.

Een PST-bestand kopiëren

U kunt een PST-bestand dat u gebruikt van de ene computer naar de andere kopiëren. Een PST-bestand kan in de loop van de tijd echter flink in omvang toenemen. Het PST-bestand kan daardoor te groot worden om naar een diskette te kopiëren. In dit scenario kunt u Windows Backup of een ander hulpprogramma voor het maken van back-ups, een cd-romstation of een dvd-romstation of een netwerkverbinding gebruiken.

Specifieke mappen, zoals de map Agenda, de map Contactpersonen en de map Taken, kopiëren

Als het PST-bestand erg groot wordt, komt dat meestal door de berichten die zijn opgeslagen in Postvak IN, in Verwijderde items en andere mappen voor postopslag. Voer de volgende stappen uit als u alleen de agenda, contactpersonen en taken wilt delen zonder de e-mailmappen te delen.

Opmerking Voer de stappen uit op beide computers waarop de gegevens in het PST-bestand worden gedeeld.

1. Definieer een tweede PST-bestand:
   1. Wijs Nieuw aan in het menu Bestand en klik op Bestand met persoonlijke mappen (.pst).
   2. Typ een unieke naam voor het nieuwe PST-bestand. Typ bijvoorbeeld Gedeeld.pst en klik op Maken.
   3. Typ een Weergavenaam, zoals Gedeelde mappen, voor het PST-bestand en klik op OK.
   4. Open het menu Bestand en klik op Afsluiten en afmelden om Outlook af te sluiten.
2. Kopieer de bestaande agenda- en taakitems en contactpersonen naar de nieuwe mappen:
   1. Open het menu Beeld en klik op Mappenlijst om de mappenlijst weer te geven.
      
      Opmerking Deze optie is mogelijk al ingeschakeld.
   2. Klik met de rechtermuisknop in de mappenlijst op de oude map Agenda en klik op Agenda kopiëren.
   3. Klik in het dialoogvenster Map kopiëren op het bestand met persoonlijke mappen dat u in stap 1c een naam hebt gegeven en klik op OK.
   4. Herhaal stap 2a en 2b voor de map Contactpersonen en de map Taken.
      
      In het nieuwe bestand Gedeelde mappen moeten nu een map Agenda, Contactpersonen en Taken zijn opgenomen.
      
      Belangrijk Controleer voordat u verdergaat of deze nieuwe mappen alle items bevatten van de oorspronkelijke mappen.
3. Verwijder de inhoud van de oude mappen Agenda, Contactpersonen en Taken.
   
   Hoewel u na het verwijderen van de inhoud van de oude map Agenda, Contactpersonen en Taken slechts één verzameling mappen hoeft te beheren, betekent dit ook dat u geen herinneringen of automatische updates ontvangt voor de items in genoemde mappen. Dit komt doordat de mappen zich niet op de standaardlocatie voor bezorging bevinden.
   
   De volgende stappen zijn optioneel. Overweeg deze zorgvuldig voordat u verdergaat.
   1. Klik op de oude map Agenda en klik op Actieve afspraken in het venster Huidige weergave.
   2. Open het menu Bewerken en klik op Alles selecteren.
   3. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde items en klik op Verwijderen.
   4. Klik op de oude map Contactpersonen.
   5. Open het menu Bewerken en klik op Alles selecteren.
   6. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde items en klik op Verwijderen.
   7. Klik op de oude map Taken.
   8. Open het menu Bewerken en klik op Alles selecteren.
   9. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde items en klik op Verwijderen.

Uw berichten worden gewoon afgeleverd in de oorspronkelijke set persoonlijke mappen, terwijl de agenda-items, contactpersonen en taken zich in de nieuwe set Gedeelde mappen bevinden. Deze nieuwe set Gedeelde mappen (Gedeeld.pst) is nu waarschijnlijk klein genoeg om naar een diskette te worden gekopieerd, zodat deze tussen de computers kan worden uitgewisseld.

Outlook-items delen met behulp van Netwerkmappen

Er is een beperkte oplossing voor delen beschikbaar in Outlook 98 of in Outlook 2000, via Netwerkmappen. Op de ontvangende computer moet Outlook worden uitgevoerd en hierop moet internet-e-mail worden gebruikt. Bij de oplossing met Netwerkmappen kunt u niet het gehele PST-bestand delen. Bovendien heeft Netwerkmappen een beperkte gegevenslimiet van 2 MB voor elke map. Hiermee kunt u echter contactpersonen, agenda-items en taken delen en synchroniseren tussen twee computers die Netwerkmappen gebruiken om gegevens te delen.
Klik voor meer informatie over het gebruik van Netwerkmappen op het volgende artikelnummer in de Microsoft Knowledge Base:
Opmerking De functie Netwerkmappen is niet beschikbaar in Outlook 2002 en Outlook 2003.