Start » KB: E-mail » Outlook 2003 » Internetbeschikbaarheidsgegevens in Outlook 2003 gebruiken

Internetbeschikbaarheidsgegevens in Outlook 2003 gebruiken

Gepost op 10-01-2005 - KB: E-mail - 0 reacties

De informatie in dit artikel is van toepassing op:

Microsoft Office Outlook 2003
Microsoft Office Outlook 2003 met Business Contact Manager

Klik op 291621 voor een Microsoft Outlook 2002-versie van dit artikel.

Klik op 196484 voor een Microsoft Outlook 2000-versie van dit artikel.

Samenvatting

In dit artikel wordt beschreven hoe u de functie Internet Beschikbaarheidsinfo (Internet Free/Busy of IFB) in Microsoft Office Outlook 2003 kunt gebruiken. Met deze functie kunt u uw persoonlijke beschikbaarheidsinfo op een URL-bestandsserver publiceren. Met de functie voor Internet Beschikbaarheidsinfo kunt de beschikbaarheidsinfo van al uw contactpersonen weergeven en vergaderingen met andere gebruikers plannen.

Inleiding

Internet Beschikbaarheidsinfo is een functie in Microsoft Office Outlook 2003 waarmee u kunt zien of andere gebruikers vrij of bezet zijn, zodat u efficiënt vergaderingen kunt plannen. Gebruikers van Outlook 2003 kunnen hun beschikbaarheidsinfo desgewenst op een gebruikersspecifieke URL-bestandsserver publiceren. U kunt deze URL-bestandsserver met alle andere gebruikers delen of u kunt deze tot een specifieke groep gebruikers beperken.

De functie Internet Beschikbaarheidsinfo is gebaseerd op de iCal-standaard van de Internet Engineering Task Force (IETF). De functie gebruikt een deel van de iCal-standaard: iCalendar. Dit is een opkomende standaard voor de indeling en opslag van planningsgegevens. iCalendar definieert een structuur voor de gestandaardiseerde weergave van beschikbaarheidsinfo.

In dit artikel komen de volgende onderwerpen aan bod:

Beschikbaarheidsinfo op internet publiceren.
De beschikbaarheidsinfo van andere gebruikers op internet bekijken.
Een vergadering plannen met de functie Internet Beschikbaarheidsinfo.

Meer informatie

Beschikbaarheidsinfo op internet publiceren

Klik op Opties in het menu Extra.
Open het tabblad Voorkeuren en klik op Agenda-opties.
Klik op Opties voor beschikbaarheidsinfo.
Klik driemaal op OK om alle dialoogvensters te sluiten.

De beschikbaarheidsinfo van andere gebruikers op internet bekijken

U kunt de beschikbaarheidsinfo van al uw contactpersonen weergeven die deze informatie op internet publiceren. Als al uw contactpersonen deze informatie op dezelfde server voor beschikbaarheidsinfo opslaan, kunt u het zoekpad voor deze informatie voor alle gebruikers in één keer instellen. Als uw contactpersonen deze informatie ieder op een andere locatie opslaan, kunt u het zoekpad voor elke persoon afzonderlijk instellen. Ga als volgt te werk als u de beschikbaarheidsinfo van andere gebruikers op internet wilt bekijken.

Het algemene zoekpad voor de beschikbaarheidsinfo van alle contactpersonen instellen

Klik op Opties in het menu Extra.
Open het tabblad Voorkeuren en klik op Agenda-opties.
Klik op Opties voor beschikbaarheidsinfo.
Klik driemaal op OK om alle dialoogvensters te sluiten.

Het zoekpad voor de beschikbaarheidsinfo van een specifieke contactpersoon instellen

Klik op Contactpersonen in het navigatiedeelvenster en dubbelklik op een vermelding om een contactpersoon te openen.
Open het tabblad Details.
Typ in het gedeelte Internet Beschikbaarheidsinfo in het vak Adres het volledige pad van de locatie waarop u wilt zoeken naar de beschikbaarheidsinfo van deze contactpersoon. U kunt elke geldige URL-syntaxis gebruiken, zoals: http://..., file://\... of ftp://....

Een voorbeeld van een geldige syntaxis is:
ftp://Contactserver/Beschikbaar/Contactnaam.vfb
Beschikbaarheidsinfo via internet wordt weergegeven op het tabblad Planning van afspraken en vergaderingen.

Een vergadering plannen met de functie Internet Beschikbaarheidsinfo

Klik op Agenda in het navigatiedeelvenster en klik op Nieuw vergaderverzoek in het menu Acties.
Typ de namen van alle genodigden in de kolom Alle genodigden op het tabblad Planning.

Outlook controleert het URL-pad (dat u eerder hebt opgegeven in het gedeelte 'Het zoekpad voor de beschikbaarheidsinfo van een specifieke contactpersoon instellen' van dit artikel) voor de genodigden en voegt automatisch de beschikbaarheidsinfo in de planning in.

Standaard wordt elke 15 minuten de beschikbaarheidsinfo gepubliceerd en opgehaald. Als u de beschikbaarheidsinfo onmiddellijk wilt bijwerken, wijst u Verzenden/ontvangen aan in het menu Extra en klikt u op Beschikbaarheidsinfo.