Meer informatie

Uw Microsoft Outlook-postbus wordt steeds groter naarmate er meer items worden gemaakt. Vergelijk dit met stapels papieren op uw bureau die alsmaar groter worden. Papieren kunt u doorbladeren en uitzoeken welke papieren belangrijk zijn maar nauwelijks worden gebruikt. Deze bergt u op in een archief. Minder belangrijke documenten gooit u weg, zoals kranten en tijdschriften, afhankelijk van hoe oud ze zijn.

Ditzelfde kunt u heel snel doen in Microsoft Office Outlook 2003. U kunt oudere items handmatig naar een opslagbestand brengen door op Archiveren in het menu Bestand te klikken of u kunt oudere bestanden automatisch laten archiveren. Items zijn oud als ze de leeftijd bereiken die u daarvoor hebt opgegeven. Met de functie AutoArchiveren kunt u oude items verplaatsen of verwijderen. In Outlook 2003 kunnen allerlei soorten items worden gearchiveerd, maar er wordt alleen gezocht naar bestanden in een e-mailmap. Dat kan bijvoorbeeld een Microsoft Excel-spreadsheet of Microsoft Word-document zijn die aan een e-mailbericht is gekoppeld. Een bestand dat niet in een e-mailmap is opgeslagen, kan niet worden gearchiveerd.

De functie AutoArchiveren is een proces van twee stappen. Eerst schakelt u de functie AutoArchiveren in. Vervolgens stelt u de eigenschappen voor de functie in voor elke map die u wilt archiveren.

Op mapniveau kunt u bepalen welke items moeten worden gearchiveerd en hoe vaak dit moet gebeuren. U kunt afzonderlijke mappen automatisch archiveren of u kunt een standaard-archiefinstelling opgeven voor alle mappen en vervolgens AutoArchiveren instellen voor afzonderlijke mappen waarvan u niet wilt dat deze de standaardinstellingen gebruiken. De functie AutoArchiveren start automatisch zodra u Outlook start. Outlook controleert de archiveringseigenschappen van elke map op datum en verplaatst oudere items naar het archiefbestand. Items die naar de map Verwijderde items worden verplaatst, worden verwijderd.

Standaard is voor verschillende Outlook-mappen de functie AutoArchiveren ingeschakeld. Hieronder volgt een lijst met de mappen waarvoor de functie AutoArchiveren is ingeschakeld met de bijbehorende geldigheidsperiode:

• De map Agenda (6 maanden)
• De map Taken (6 maanden)
• De map Logboek (6 maanden)
• De map Verzonden items (2 maanden)
• De map Verwijderde items (2 maanden)

Voor de mappen Postvak IN, Notities, Contactpersonen en Concepten is de functie AutoArchiveren niet standaard ingeschakeld. U kunt de functie AutoArchiveren niet gebruiken voor de map Contactpersonen. Deze map heeft ook geen eigenschap voor archiveren.

Het verschil tussen items archiveren en exporteren

Wanneer u items archiveert, kunt u deze alleen in een persoonlijke map (.PST) archiveren. Wanneer u items exporteert, kunt u dat doen naar talloze verschillende bestandstypen, inclusief PST-bestanden en tekstbestanden met scheidingstekens. De bestaande mapstructuur wordt in het nieuwe archiefbestand gehandhaafd. Als er een bovenliggende map is boven die map die u hebt gearchiveerd, wordt de bovenliggende map wel in het archiefbestand gemaakt, maar worden de items in de bovenliggende map niet gearchiveerd. Op deze manier hebt u dezelfde mapstructuur in het archiefbestand en in uw postbus. Mappen blijven na archivering aanwezig, ook als ze leeg zijn. U kunt slechts één bestandstype archiveren, te weten PST-bestanden.


Wanneer u items exporteert, worden de oorspronkelijke items naar het exportbestand gekopieerd, maar niet uit de huidige map verwijderd.

Wanneer u exporteert, worden de datums in de records gewijzigd. Dit is met name belangrijk wanneer bij e-mailitems de verzenddatum is vervangen door de exportdatum.

De functie AutoArchiveren inschakelen

1. Klik in het menu Extra op Opties en open het tabblad Overige.
2. Klik op AutoArchiveren.
3. Schakel het selectievakje AutoArchiveren Elke in en geef op hoe vaak het proces moet worden uitgevoerd. Typ een getal in het vak dagen.
4. Als u wilt worden gewaarschuwd voordat de items worden gearchiveerd, schakelt u het selectievakje Waarschuwen vöör AutoArchiveren in.
5. In het vak Oude items verplaatsen naar typt u een bestandsnaam voor de gearchiveerde items of klikt u op Bladeren om een keuze te maken uit een lijst.
6. Klik tweemaal op OK.

Vervolgens stelt u de eigenschappen voor AutoArchiveren voor elke map in.

De eigenschappen voor AutoArchiveren voor een map instellen

1. Klik in de lijst Mappenlijst met de rechtermuisknop op de map die u wilt archiveren en klik op Eigenschappen.
2. Open het tabblad AutoArchiveren.
3. Schakel het selectievakje Items wissen die ouder zijn dan in.
4. Als u wilt opgeven wanneer de items automatisch naar het archiefbestand moeten worden verplaatst, typt u een getal in het vak Maanden.
5. Als u een bestand wilt opgeven waarnaar de gearchiveerde items moeten worden verplaatst, klikt u op Oude items verplaatsen naar.
6. In het vak Oude items verplaatsen naar typt u een bestandsnaam voor de gearchiveerde items of klikt u op Bladeren om een keuze te maken uit een lijst. Klik op OK.

Meer informatie

Als u meer informatie wilt over het gebruik van AutoArchiveren, klikt u in het menu Help op Microsoft Outlook Help, typt u hoe moet ik archiveren in het vak Zoeken naar en klikt u op Zoekactie starten.