Meer informatie

De wizard Regels begeleidt u stapsgewijs door een systematisch proces voor het definiëren van regels. U kunt de wizard Regels bijvoorbeeld gebruiken voor de volgende bewerkingen:

• categorieën toewijzen aan inkomende of uitgaande berichten op basis van hun inhoud;
• een waarschuwing instellen, zoals een bericht of geluid, voor de ontvangst van belangrijke berichten;
• berichten op basis van de afzender verplaatsen naar een bepaalde map;
• berichten in een conversatie verwijderen;
• berichten van een bepaalde afzender markeren;
• de bezorging van berichten met een bepaalde tijd vertragen.

Regels van de Postvak IN-assistent converteren

Wanneer u de wizard Regels de eerste keer start, wordt gevraagd of u alle regels van de Postvak-IN-assistent wilt converteren naar regels van de wizard Regels. Klik op Ja en klik vervolgens op OK om alle regels van de Postvak-IN-assistent te converteren, uitgezonderd regels met voorwaarden op basis van een aangepast formulier. Deze regels zult u opnieuw moeten definiëren.


Als u veel regels hebt en u Microsoft Exchange Server 4.0 gebruikt, kunnen wellicht niet alle regels worden geconverteerd. De reden hiervoor is dat de wizard Regels de regels van de Postvak IN-assistent uitschakelt, maar niet verwijdert. De geconverteerde regels worden op de server opgeslagen. De combinatie van regels van de Postvak IN-assistent en van de wizard Regels kan tot gevolg hebben dat er onvoldoende ruimte beschikbaar is op de server.

Regels maken

U kunt op drie manieren een regel definiëren:

1. Definieer een nieuwe regel.
   1. Kies in het Postvak IN van Outlook de opdracht Wizard Regels in het menu Extra.
   2. Klik op Nieuw.
   3. Volg de aanwijzingen in de wizard Regels.
2. Kopieer en wijzig een bestaande regel.
   1. Kies in het Postvak IN van Outlook de opdracht Wizard Regels in het menu Extra.
   2. Klik in het vak Regels in de volgende volgorde toepassen op de regel die u wilt kopiëren en klik op Kopiëren.
   3. Klik op Wijzigen en volg de instructies in de wizard Regels om de voorwaarden waar nodig aan te passen.
3. Baseer een regel op een bericht.
   1. Open het bericht waarop u de regel wilt baseren.
   2. Klik in het menu Acties op Regel maken.
   3. De wizard Regels wordt geopend en verschillende gegevens uit het bericht zijn al ingevuld. Volg de aanwijzingen in de wizard Regels om de voorwaarden aan te passen.

Regels wijzigen

1. Kies in het Postvak IN van Outlook de opdracht Wizard Regels in het menu Extra.
2. Klik in het vak Regels in de volgende volgorde toepassen op de regel die u wilt wijzigen.
3. Klik op Wijzigen.
4. Volg de aanwijzingen in de wizard Regels.

Regels verwijderen

1. Kies in het Postvak IN van Outlook de opdracht Wizard Regels in het menu Extra.
2. Klik in het vak Regels in de volgende volgorde toepassen op de regel die u wilt verwijderen.
3. Klik op Verwijderen.

De toepassing van regels

Wanneer u een regel maakt, moet u aangeven of de regel moet worden toegepast voor berichten die binnenkomen in het Postvak IN of voor berichten die u verstuurt.

Regels worden toegepast in de volgorde waarin ze in de lijst 'Regels in de volgende volgorde toepassen' van de wizard Regels staan. U kunt regels verplaatsen in de lijst door een regel te selecteren en op Omhoog of Omlaag te klikken.

Regels uitvoeren op de Microsoft Exchange-server

Als u Microsoft Exchange Server gebruikt, worden de regels opgeslagen op uw computer en op de server. Als een regel kan worden uitgevoerd op de server, wordt de regel zelfs toegepast wanneer Outlook niet is gestart op uw computer. Als voor de regel echter handelingen op de client nodig zijn, zoals het verplaatsen van een bericht naar een map in het bestand met persoonlijke mappen, wordt de regel pas toegepast wanneer u Outlook start.

In eerste instantie wordt geprobeerd alle regels op de server uit te voeren. Regels waarvoor dat niet mogelijk is, herkent u aan de melding 'alleen client' achter hun naam. Als de lijst regels bevat die kunnen worden toegepast op de server en regels waarvoor dit niet mogelijk is, worden eerst de regels op de server toegepast en vervolgens die op de client.

OPMERKING: in Outlook worden geen gegevens bijgehouden van antwoorden voor vergaderverzoeken, taaktoewijzingen en stemantwoorden als deze berichten via een regel van het Postvak IN naar een andere map zijn verplaatst.

Nieuwe functie: Regels nu uitvoeren

De wizard Regels van Outlook 2000 is uitgebreid met de optie Regels nu uitvoeren. Deze optie maakt het mogelijk een regel op elk gewenst moment handmatig toe te passen op een map. Op deze manier kunt u berichten, contactpersonen, afspraken of taken die al aanwezig zijn in verschillende mappen, opschonen of ordenen.