De agendamodule van Microsoft Outlook 2003 heeft voor het opzetten van vergaderingen diverse handige mogelijkheden. Het beleggen van een vergadering begint in het Agendaonderdeel bij het uitklapmenu Acties, dat alle mogelijkheden biedt om deelnemers voor een vergadering uit te nodigen:

1. Door op Vergadering plannen te klikken opent zich een nieuw venster waarin u de e-mailadressen van de deelnemers kunt plaatsen en de tijd kunt opgeven waarop de vergadering plaats moet vinden.

2. Klik op de knop rechtsonder in dit venster. Een nieuw venster verschijnt om de uitnodigingen te versturen, eventueel voorzien van een attachment dat de werkelijke agenda bevat (zie afbeelding).

3. De ontvangers van de mail kunnen reageren op deze uitnodiging vanuit de toegestuurde mail.

Geef als organisator altijd alle wijzigingen door en zet de wijziging niet alleen in de eigen agenda. Bent u een genodigde, dan gelden ook een paar ‘regels':

Reageer als genodigde altijd direct op een uitnodiging voor een vergadering. De organisator weet dan waar hij aan toe is. Komt de tijd niet uit, reageer dan door een andere tijd voor te stellen.

Voeg als genodigde geen persoonlijke opmerkingen toe aan de geplande vergadering in Outlook. Als de organisator de uitnodiging bijwerkt, verdwijnen deze toevoegingen. Als u als deelnemer vindt dat iemand anders ook bij deze vergadering aanwezig zou moeten zijn, stuur dan een update van de uitnodiging rond. De organisator komt dan niet voor verrassingen te staan. Vergeet niet bij een afzegging om de vergadering uit uw agenda te verwijderen. Alleen verwijderen van de mail is daarvoor niet voldoende.