Start » Hosted Exchange » Outlook 2007 » 10 tips voor succesvol vergaderen

10 tips voor succesvol vergaderen

Gepost op 27-11-2008 - Hosted Exchange - 0 reacties

Vergaderen is een onderdeel van onze bedrijfscultuur. De ene vergadering loopt beter dan de andere. Een goed georganiseerde vergadering loopt vrijwel altijd gesmeerd en kost daardoor relatief weinig tijd, is productief en motiveert werknemers tot prestaties.

Wil een vergadering efficiënt opgezet worden, dan is een gedegen voorbereiding nodig. Zo moeten alle belanghebbenden op tijd hun agenda hebben, opdat er niemand wordt overgeslagen, er moet bekend zijn wie notuleert, wat er van de deelnemers wordt verwacht enzovoort.

De 10 tips De volgende tien tips kunnen het proces voor u stroomlijnen en zorgen voor een goede informatiestroom in uw organisatie.

1. De deelnemers aan de vergadering moeten van tevoren een agenda ontvangen, zodat zij zich kunnen voorbereiden op wat er besproken gaat worden.

2. De te bereiken doelen moeten bekend zijn. Het maakt een groot verschil of het punt op de agenda staat om er alleen over te brainstormen of dat er daadwerkelijk een besluit genomen moet worden. Een handige Word-sjabloon staat u ten dienste, maar hierover dadelijk meer.

3. Alle benodigde materialen moeten klaar liggen voor de vergadering. Is er audio of visueel materiaal nodig, liggen de hand-outs klaar, moeten de deelnemers hun laptop meenemen?

4. Koppel aan elk agendapunt een tijd en houd de beschikbare tijd tijdens de meeting bij per agendapunt. Zo hoeft de vergadering niet uit te lopen en komt de hele agenda aan bod. Ook het gevreesde ‘doorschuiven naar de volgende vergadering' wordt zo voorkomen.

5. Zorg dat u de deelnemers aan de vergadering - en hun ‘eigenaardigheden' - kent. Zo kunt u te verwachten problemen inschatten.

6. Zorg dat iemand verslag legt van de vergadering, maar bepaal van tevoren wat er vastgelegd wordt: wordt alles woordelijk genotuleerd of worden alleen afspraken en besluiten genoteerd.

7. Begin op tijd en stop op tijd.

8. Weid niet te veel uit, blijf to the point en werk zo de agenda af.

9. Wees flexibel en accepteer dat mensen verschillend zijn en verschillend kunnen reageren, maar...

10. ... begin nooit opnieuw voor degenen die te laat komen.