Start » Hosted Exchange » Online vergaderen » Online effectief vergaderen

Online effectief vergaderen

Gepost op 16-12-2008 - Online samenwerken - 0 reacties

Vergaderen via internet kan u veel tijd en vooral geld besparen. Op basis van Microsoft technologie biedt Perrit interessante mogelijkheden voor online vergaderen. Één van de grootste voordelen is dat u niet hoeft te investeren in aparte software of hardware maar dat wij gebruik maken van basis technieken van Microsoft.

Online vergaderen is één, maar de mogelijkheid om gegevens tijdens de vergadering ook meteen te wijzingen maakt de hosted oplossingen van Perrit extra interessant.

Vergaderwerkruimtes
Wat is de agenda voor de vergadering van vandaag? Wat hebben we besloten over de planning tijdens de vergadering van vorige week? Waar zijn de meest recente documenten die we moeten doornemen? Misschien klinken deze vragen u bekend in de oren. Tot nu toe moest u in e-mailberichten, bijlagen en het bestandssysteem op zoek gaan naar het antwoord.

Maar er is nu een alternatief: een vergaderwerkruimte. Een vergaderwerkruimte is een centrale locatie waar mensen op een handige manier samen aan een project kunnen werken en waar beslissingen kunnen worden vastgelegd die tijdens een vergadering zijn genomen.

Een vergaderwerkruimte is een standaard omgeving binnen Hosted SharePoint. U kunt heel gemakkelijk zo'n omgeving aanmaken vanuit uw vergaderafspraak in Outlook. De vergadering waarvoor u de vergaderwerkruimte maakt, vindt niet plaats op de vergaderwerkruimtesite, maar wordt gehouden door middel van een bijeenkomst, via de telefoon of met behulp van een vergaderprogramma. U kunt de werkruimtesite echter wel weergeven en bijwerken tijdens de vergadering. Zo kunt u de agenda bekijken, de lijst met genodigden bijwerken om te zien wie er feitelijk aan de vergadering deelneemt, beslissingen vastleggen, taken bijhouden en documenten toevoegen. Op deze manier beschikt u over een volledig verslag van de vergadering voor toekomstig gebruik. Tijdens of na afloop van de vergadering kunt u de resultaten publiceren op de werkruimtesite. Hier wordt altijd de meest recente versie van een document weergegeven waaraan door het team wordt gewerkt. Het is dus niet nodig om grote bestanden per e-mail te verzenden telkens wanneer de inhoud van documenten wordt gewijzigd.