Als u de melding krijgt dat uw mailbox vol dreigt te raken kunt u verschillende dingen doen. Zo kunt u overbodige mail verwijderen (let wel: ook de map 'verwijderde items' telt mee voor uw quotum) of uw opslagruimte vergroten. Daarnaast kunt u ook bepaalde items lokaal plaatsen zodat deze wel in uw Outlook te raadplegen zijn, maar niet op de server bewaard worden.

In Outlook 2007 maakt u als volgt persoonlijke mappen aan:

1. Kies Bestand >> Nieuw >> Outlook-gegevensbestand
2. Selecteer het standaard opslagtype en klik op OK
3. Geef een bestandsnaam op als Persoonlijke mappen en klik op OK. Outlook 2007 voegt aan de bestandsnaam de extensie .pst toe
4. U ziet in de lijst met alle mappen een item Persoonlijke mappen. Maak in het Postvak IN of Postvak UIT de mappen die u nodig hebt.
5. Selecteer en versleep berichten die u wilt verplaatsen naar een aangemaakte persoonlijke map. U kunt ook regels gebruiken om berichten op basis van criteria te laten verplaatsen.