Scanpost; Het uitbesteden van scanwerkzaamheden kunt u afnemen in 3 varianten
1. Vernietiging
De gescande post wordt professioneel vernietigd na 2 maanden opslag. Niet scanbare post wordt iedere 2 weken retour gestuurd.
2. Retour
Iedere 2 weken ontvangt u uw gescande en niet scanbare post fysiek retour.
3. Archief
Uw gescande post wordt 7 jaren veilig gearchiveerd, niet scanbare post wordt iedere 2 weken fysiek retourgestuurd.
De toekomst is eenvoud...
Met Scanpost van Perrit uw inkomende post gescand, naar wens gesorteerd, verwerkt en direct digitaal aangeleverd op de juiste plek. Zo neemt uw post-verwerking minder tijd en ruimte in beslag en kunt u de post altijd en overal benaderen, ook via mobiel! Uw inkomende fysieke post wordt digitaal aangeleverd in bijvoorbeeld uw e-mailbox.
Alle binnenkomende post wordt gescand met uitzondering van Reclame en de niet scanbare poststukken zoals tijdschriften en vakbladen. De gescande poststukken zullen iedere dag voor 12:00 uur digitaal aan u beschikbaar worden gesteld. De niet scanbare fysieke poststukken zullen iedere twee weken fysiek aan u retour gestuurd worden.
Vele integratie mogelijkheden
Op basis van de Scanpost dienst is het eenvoudig mogelijk om complexe integraties op het gebied van document management, contractmanagement, e-billing en e-invoicing te realiseren. Koppelingen zijn onder andere mogelijk met SharePoint, Dynamics NAV 2009, Dynamics AX 2009, en vele andere pakketten.
Snelheid
De post die in uw fysieke postbus wordt bezorgd staat de volgende ochtend digitaal in uw postbus. Hierdoor kunt u direct starten met het beantwoorden en afhandelen van de post, u hoeft dus niet meer te wachten totdat de post fysiek uit de postbus is gehaald en gesorteerd is door de postkamer. Antwoordnummers zijn zelfs een dag eerder bezorgd dan normaal!
Altijd en overal
De digitale post is altijd en overal op te vragen. U hoeft dus niet op kantoor te zijn om uw post in te kunnen lezen. Via een internetverbinding kan de post ingelezen worden. Na het invullen van de inloggegevens en wachtwoord kunt u de post openen en actie ondernemen. Ook via mobiele telefoon, zodat u in de trein, auto of op straat uw post kunt inlezen!
Kostenbesparing
Het ontvangen van de post met Scanpost heeft veel voordelen ten opzichte van de fysieke post. Denk aan de arbeids- en tijdsbesparing die nodig is voor het ophalen, sorteren en verspreiden van de post. De archivering gebeurt natuurlijk volgens de wet- en regelgeving. Scanpost zorgt ervoor dat u efficiënter kunt werken met daarbij een behoorlijke kostenbesparing. Wij nemen u graag de post uit handen zodat u zich bezig kunt houden met de Core Business van uw organisatie!
Geen extra investeringen
Bij Scanpost is het niet nodig om extra investeringen te doen. Geen aanschaf van extra hardware en/ of software. Trainingen en cursussen zijn niet nodig, omdat bij alle Scanpost varianten u de werkzaamheden volledig verplaatst buiten uw organisatie.
Wilt u bestellen via een formulier?
Download het aanvraagformulier en fax deze ingevuld naar
074 - 750 12 21:
Scanpost abonnementen
Afhankelijk van het maandelijkse gescande postvolume zijn de prijzen:
Aantal poststukken per maand:
|
0-500
|
501-1.000
|
1.001+
|
Scanpost prijs per poststuk
|
€ 1,20
|
€ 0,78
|
€ 0,56
|
Eenmalige opstartkostenVernietiging: geen eenmalige aansluitkosten
Retour: 50 euro eenmalige aansluitkosten
Archief: 75 euro eenmalige aansluitkosten
Spoed opvragingenSpoed opvraging (1ste poststuk) € 15.00 per poststuk
Spoed opvraging (2de en volgende poststukken) € 3.00 per poststuk
Minimum factuurbedrag: € 50,- per maand.
Kijk ook naar de extra mogelijkheden die Perrit kan bieden op het gebied van PerPage Document Solutions. De eenmalige implementatiekosten zijn alleen van toepassing wanneer een maatwerkkoppeling gerealiseerd moet worden en is bruikbaar voor meerdere verschillende PerPage Document Solutions diensten, zoals Factuur Processing, eFacturatie en Factuur Workflow.
Het minimaal factuurbedrag per maand is eenmalig van toepassing over alle diensten die u afneemt uit het productportfolio PerPage Document Solutions.
Wilt u bestellen via een formulier?
Download het aanvraagformulier en fax deze ingevuld naar
074 - 750 12 21:
Hoe werkt Scanpost
Uitgangspunten:
Ongeadresseerde reclame en reclame blaadjes (bijv. makro) worden niet gescand en direct vernietigd. Overige post, inclusief geadresseerde reclame (direct mail) wordt in principe gescand.
Post wordt verdeeld in drie stromen: scanbare stukken, niet scanbare poststukken en uitzonderingen:
1. Scanbare poststukken
Scanbare stukken zijn ALLE poststukken die op het postadres binnenkomen waarbij alleen een nietje of paperclip verwijderd dient te worden. Deze adressen dienen wel te matchen met het adres waarop de dienst is aangevraagd. Bijvoorbeeld:
A. Dorpstraat 2 scannen zal inhouden dat Dorpstraat 2a niet verwerkt mag worden!
B. Zakelijke documenten worden zoveel mogelijk gescand (offertes, contracten etc.) ook wanneer een ringband of hoesje verwijderd moet worden.
2. Niet scanbare poststukken
Niet scanbare poststukken zijn alle poststukken welke kapot gemaakt moet worden, zoals brochures, tijdschriften en vakbladen, voordat deze door de scanner verwerkt kunnen worden. Daarnaast bestaan er nog enkele niet scanbare documenten waarbij de klant wel per email wordt ingelicht dat deze binnenkort retourgestuurd worden. Bijvoorbeeld:
1. Waarde documenten (bv parkeervergunningen)
2. bank- of tankpasjes,
3. Uitzonderingen
Dit zijn poststukken die zowel gescand moeten worden als altijd retour gestuurd moeten worden alsof het niet-scanbare poststukken zijn (onafhankelijk van het type abonnement):
1. Persoonlijke berichten/ kaarten (gelukswens, rouw- en ansichtkaarten).
2. Gecombineerde poststukken (bijv. een brief met foto’s of brochure). Hier wordt zoveel mogelijk gescand (brochure bijv. alleen voorpagina) en daarnaast worden beide poststukken retourgestuurd.
Aangetekende post is niet geschik voor scanpost!
Wilt u aangetekende poststukken wel laten scannen, neem dan vrijblijvend contact met ons op en we bespreken de mogelijkheden graag met u.
Wilt u bestellen via een formulier?
Download het aanvraagformulier en fax deze ingevuld naar
074 - 750 12 21:
,
,
Doorzenden van uw post
Om gebruik te maken van de dienstverlening Scanpost moet de post binnenkomen op het postadres waar de scanwerkzaamheden worden uitgevoerd in Heino;
Adres:
postbus 45,
8140 AA.
Heino
Dit kan op verschillende manieren geschieden;
1. U stuurt zelf uw te scannen poststukken door naar het scanadres in Heino.
2. U sluit bij TNT Post een verhuis- of doorzendservice af voor het automatisch doorsturen van uw post naar de locatie in Heino.
Wanneer u kiest voor een automatische doorzending van TNT Post adviseren wij u de particuliere doorzendservice, www.verhuisservice.nl (pop-up).
De reden hiervan is de extra optie die geboden wordt dat TNT Post uw postverzenders kan inlichten om het adres permanent aan te passen naar Heino.
Hierdoor worden menselijke fouten tot een minimum beperkt en is, wanneer alle leveranciers de adresgegevens hebben aangepast, de dienst verhuis- of doorzendservice van TNT Post niet meer nodig.
voorbeeld van de in te vullen gegevens voor het doorzending post.
voorbeeld van de in te vullen gegevens voor het doorzending post voor bedrijfsverzamelgebouw.
U kunt zelf bepalen hoelang deze doorzendservice moet doorlopen, voor afloop van deze service ontvangt u altijd een brief van TNT Post waarmee u kan besluiten om de dienst te verlengen.
Wilt u bestellen via een formulier?
Download het aanvraagformulier en fax deze ingevuld naar
074 - 750 12 21:
,
Fair use policy
1. Scanpost wordt pas gefactureerd vanaf dat het eerste poststuk ontvangen is.
Met andere woorden; als er geen post ontvangen is de eerste maand, wordt de eerste maand ook geen rekening gestuurd. Als er bijv. een andere maand geen post wordt ontvangen, wordt gewoon gefactureerd (deze kwijtschelding geldt dus alleen de eerste maand).
2. Wanneer de dienst na de 15de van de maand is afgesloten zal een half maandbedrag in rekening worden gebracht de eerste maand.
Wilt u bestellen via een formulier?
Download het aanvraagformulier en fax deze ingevuld naar
074 - 750 12 21:
,